Ce trebuie sa stii atunci cand delegi cuiva sarcinile tale

Potrivirea dintre activitate si persoana

Doua lucruri care fac ca procesul sa fie eficace si care trebuie luate in calcul sunt capacitatea persoanei de a prelua acea activitate, din punctul de vedere al pregatirii, si gradul de interes pe care il starneste acea activitate. Optim este ca acestea sa fie intr-o relatie echilibrata. Daca nivelul de pregatire este foarte ridicat iar sarcina nu este suficient de provocatoare, aceasta s-ar putea sa nu fie perceputa ca o oportunitate de dezvoltare ci mai degraba ca o activitate in plus, plictisitoare si care sa nu faca mai mult decat sa-i incarce programul celui care o primeste. Daca nivelul de pregatire este scazut dar interesul este ridicat pentru a prelua acea activitate, poate duce la frustrare ca o consecinta a incapacitatii de a o realiza, ca in povestea cu vulpea si strugurii. In ambele situatii, mai devreme sau mai tarziu, va aparea dezinteresul, in mod manifest sau disimulat.

Acordul celui care preia

Am intalnit manageri care trec direct la fapte. Stabilesc o intalnire cu cel pe care l-au ales si ii comunica ce va avea de facut de-acum inainte. Dialogul suna cam asa:

– Saptamana viitoare eu voi lipsi. E un raport pe care trebuie sa-l trimit sefului meu. As vrea sa te ocupi tu de asta. Iti explic eu ce si cum trebuie facut, Ok?

Multora le suna destul de cunoscut, fiind modul in care au primit sau au “delegat” la randul lor. Intr-o astfel de situatie scopul este centrat pe cel care transmite sarcina si nu pe cel care o preia, cu toate ca i se cere acordul, insa beneficiile pentru acesta nu sunt evidente, ci poate deductibile.

Ar putea insa suna si asa:

– Uite de ce ti-am propus sa ne intalnim. Stiu ca iti doresti la un moment dat o promovare. Sunt unele lucruri care ar fi bine sa te gaseasca pregatit, spre exemplu relatii cu anumite persoane sau sa stii sa faci deja unele lucruri. Te-ar interesa sa te obisnuiesti cu unele dintre ele?

– Evident!

– Unul dintre ele este un raport pe care eu ca si ceilati manageri de zona il trimitem sefului nostru. E o ocazie buna sa lucrezi direct cu el. Ce zici?

Cu toate ca este vorba despre exact aceeasi activitate, in aceasta situatie scopul este centrat pe cel care primeste, diferenta dintre cele doua fiind starea pe care o creeaza, in primul caz sentimentul de povara, in al doilea de oportunitate.

Sprijin pentru subaltern

Managerul il va asista, atat cat este nevoie, pe cel care preia sarcina pana cand se asigura ca nu mai este nevoie sa intervina.

In cazul in care realizarea activitatii implica si alte persoane, managerul le va informa din vreme de schimbarile care vor aparea pentru a nu-l pune pe subaltern in situatii delicate.

Daca gradul de risc al activitatii nu este foarte ridicat managerul poate discuta despre cum s-au desfasurat lucrurile dupa ce activitatea a fost facuta. Daca este o activitate cu grad mare de risc atunci discutia ar putea fi purtata inainte de a trece la treaba pentru a intelege modul in care viitoarea vedeta intentioneaza sa o execute, cu scopul de a anticipa eventualele erori.

In scris

Indiferent cat de complicata sau de simpla este activitatea, managerul trebuie sa-i ofere in scris celui caruia i-o transfera care este rezultatul asteptat, termenele si standardele de calitate pentru a evita dialogurile de tip: – Asa mi-ai zis!, – Ba nu ti-am zis asa! Asa ai inteles tu!

Delegarea este un proces educational de aceea procesul da rezultate mai bune atunci cand managerul isi intelege rolul de formator si nu il confunda cu unul de comandant de osti.

Ciprian Teleman este Senior Consultant, TMI Romania.