De ce managerii nu se mai consultă cu echipele lor când iau decizii

Se întâmplă destul de des, din păcate, ca managerul, fiind foarte concentrat pe planificare, organizare și control, să piardă din vedere unul dintre elementele cele mai importante ale reușitei în orice domeniu – comunicarea eficientă. De multe ori, managerul este foarte interesat să se acționeze precum a decis el, fără intervenția nimănui. Paradoxal, tocmai din acest motiv, apar fracturi comunicaționale.

Din cauză că ne dorim rezultate foarte repede, ne dorim atingerea obiectivelor ieri, pierdem din vedere adevăratele elemente ale progresului – împărtășirea, deschiderea, discuția constructivă. Desigur, am trece aceste elemente în apanajul comportamentului de leadership. Se întâmplă destul de des, de exemplu, să discut cu managerii despre nevoile de training ale echipelor lor. Mi se spun câteva elemente pe care, în mod firesc, mă pliez în scrierea materialului de curs. Nu de puține ori, la întâlnirea efectivă cu echipa de lucru descopăr că nevoile cele mai importante nu au fost punctate în discuția purtată cu factorii de decizie. De ce? Din simplul motiv că uneori managerii sunt siguri că ceea ce ei văd, măsoară, stabilesc, este corect. Fără să se mai consulte cu echipele lor, aceștia iau decizii care nu sunt ancorate în realitate. Bineînțeles că vin întrebările firești. De ce uneori conducătorii nu se consultă cu echipele pe care le conduc? Care-i motivul pentru care un manager nu ar dori să discute cu liderii echipei sale, înainte de a lua o o decizie care are impact asupra întregii organizații?

Sunt multe răspunsuri, cert este că discuțiile dintre cei care iau decizii și executanți sunt din ce în ce mai rare. Iar acest neajuns se întâmplă nu doar în descoperirea necesităților de training, ci și în multe alte direcții: target, strategie, resurse umane etc. – toate, cu impact direct în cultura organizațională. Mi-aduc aminte de una dintre remarcile unui lider de echipă dintr-o corporație IT: „La noi în instituție este ca în vreme de război: minoritatea decide majoritatea.” Dar să nu divagăm. Am rămas dator cu răspunsurile la întrebările de mai sus. De ce managerii nu se mai consultă cu echipele lor în luarea deciziilor? Fără a considera că ating toate motivele pentru care apar neajunsuri comunicaționale între manageri și angajați, voi enumera câteva dintre cele importante probleme care duc la acest rezultat contraproductiv.

1. Lipsa de timp

Trăim într-o lume care se deplasează cu o viteză din ce în ce mai mare. Managerii sunt nevoiți să ia decizii foarte repede. Nu mai este timp pentru diagnoze, analize, comparații. Managementul timpului a început să devină o soluție utopică și opacă pentru unii dintre noi. Multe persoane mă întreabă dacă există vreo metodă prin care cele 24 de ore dintr-o zi să devină 25. Ideea este că acest concept numit Time Management funcționează câtă vreme nu este uitat un alt concept, numit Life Management. Pentru a nu mai fi nevoiți să ia decizii în cadranul 1 al diagramei lui Eisenhower – acțiuni urgente și importante – managerul trebuie să înțeleagă foarte clar care sunt acțiunile cadranului 2 – respectiv acțiuni importante și neurgente. În cursurile pe care le țin, la acest cadran 2 se consumă cel mai mult timp, din simplul motiv că oamenii nu știu care sunt lucrurile importante pe care le au de făcut. Sunt atât de concentrați pe ce este urgent și important, încât au uitat care sunt lucrurile importante – cu adevărat importante.

Mai sunt încă doua cadrane, respectiv cadranul 3 – acțiuni urgente și neimportante și cadranul 4 – acțiuni neurgente și neimportante. Pentru a avea mai mult timp pe care să-l dedice comunicării, managerul va înțelege că este nevoie, în primul rând, să se concentreze pe cadranul 2 și să planifice acțiunile importante. Un lucru e sigur: atâta vreme cât nu te focusezi pe acțiunile importante la timp, acestea vor deveni importante și urgente. Deci vor aduce stres. Toată lumea știe ce înseamnă un to do list și mai toată lumea își face una sau mai multe liste de tip to do. Însă foarte puțini își fac un not to do list. Este foarte important să știi ce este de evitat – aduce timp. Indiferent ce soluție preferi, nu uita să aloci timp pentru lucrurile importante – așa vei câștiga timp.

2. Lipsa de încredere

Un alt motiv pentru care apar neînțelegeri între manageri și angajați este legat de lipsa de încredere. Managerul nu crede că subalternul său este în stare să facă performanță. Sunt directori care simt că dacă nu pun ei mâna / dacă nu acționează ei personal, nu se întâmplă nimic important. Este acel management de tip control freak. Totul trebuie să treacă pe la el. Indiferent de cât de mică este decizia, indiferent de cât de lipsită de importanță este acțiunea, managerul lipsit de încredere simte nevoia să se implice în tot și în toate. Acesta este motivul pentru care, uneori, liderii nu mai explică obiectivul pe care echipa îl are de îndeplinit. Ei vin doar și, fără să explice care este obiectivul general, cer angajaților să îndeplinească diferite acțiuni care par fără noimă pentru echipă. Firesc, se crează o mare posibilitate ca mesajul să nu fie înțeles tocmai pentru că nu este explicat obiectivul. Un astfel de comportament generează frustrări în rândul angajaților, transmite un mesaj care îndepărtează echipa, care creează o prăpastie între conducător și subalterni. Este nevoie ca liderul să arate deschidere și încredere. Se numește motivare. Dă șanse oamenilor tăi să-și dovedească abilitățile, să greșească și să învețe. Dacă cei din echipa ta vor crește, tu ca manager vei crește. Acest lucru se poate întâmpla cu condiția încredererii dăruite.

3. Limbaje diferite

Managerul explică, arată, instruiește. Ba chiar face și prezentări în ppt. După care consideră că e de ajuns; feedback-ul nu mai este important. Simplul fapt că te adresezi în direcția cuiva nu înseamnă că te-ai făcut înțeles. De multe ori, managerii uită să coboare sau să ridice nivelul informațional la capacitatea de înțelegere a oamenilor cu care vorbesc. Și mai interesant este să vezi un manager care, din dorința de a epata, pierde audiența. Mesajele de impact sunt în general scurte, clare și concise. Se folosesc cuvinte simple care nu lasă loc de interpretare. Cerința aici este KISS – keep it short and simple. Feedback-ul este covârșitor ca importanță. De multe ori, managerul nu e înțeles pentru simplul fapt că că nu crede că e important să întrebe dacă a fost înțeles.

4. Managementul amânării

Sunt manageri care, din lipsa curajului de asumare, au inventat o nouă formă de management – cel al amânării. Mai întreabă-mă mâine, mai discutăm altă dată, vorbim săptămâna viitoare. Sunt manageri care au observat că, dacă folosesc sintagme de genul celor de mai sus, sunt mai liniștiți și câștigă timp. Adevărul este că, în fond, pierd timp și crează rupturi comunicaționale. Echipa va învăța că, ori de câte ori vine cu o propunere, managerul va amâna. În timp, fiecare membru al echipei va ști că orice propunere va sta la manager în așteptare, până când nu mai este important dacă se pune sau nu în aplicare. Acest management al amânării duce mai mereu la managementul surzeniei. Ușor, ușor, managerul va fi perceput ca un om care nu aude. Pentru a evita o astfel de situație, ca manager, caută să iei decizii. S-ar putea să greșești. Dar nu e atât de grav, câtă vreme ai învățat ce să nu mai faci. Nu uita, cea mai puțin productivă decizie este să nu iei nici o decizie.

5. Cel mai important

Ultimul dintre motivele pe care le enumăr, între cele care duc la o comunicare ineficientă, este unul de ordin moral. Se întâmplă ca unii dintre conducători să-și dorească atât de mult să fie importanți, încât nu suportă nici un fel de concurență. Vor ca ei să fie nu cei mai importanți, ci singurii importanți în instituție. Am început acest articol vorbind despre diferența dintre un lider și un manager. Voi sublinia încă o dată această diferență, punctând faptul că un lider va căuta mereu să crească alți lideri. Dar pentru asta este nevoie să încurajeze oamenii din jurul său, să-i lase să primească laurii reușitelor. Uneori, managerul pur și simplu nu mai comunică, pentru că este ocupat să pună opreliști fiecărui proiect care ar putea scoate în evidență orice angajat sau coleg. Astfel, managerul devine un fel de Cerber care nu lasă să treacă nimic mai departe. Se păzește pentru ca imaginea să nu-i fie afectată, să nu iasă nimeni în evidență. Este obositor și greu. Mai mult decât atât, produce mari neajunsuri atât la nivel personal, cât și la nivel de întreprindere. Ce e de făcut? Dacă ești manager și ai o astfel de preocupare, gîndește-te că rezultatul total este al echipei și că acea echipă este condusă de tine. Nu are rost să îți dorești să ai totul. E ca în viață – când vrei totul, de obicei pierzi totul. Doar atât mai spun – am văzut manageri care voiau să fie singurii importanți – au sfârșit invariabil prin a fi singuri și neimportanți.