Feedback negativ vs feedback constructiv: Cum ar trebui managerii să gestioneze situaţiile delicate legate de evaluarea angajaţilor

Dacă ne uităm în DEX la sensul termenului „feedback”, vom observa un cuvânt-cheie:

„(Cib., psih.) Retroacțiune (1) care se manifestă la nivelul a diferite sisteme (biologice, tehnice etc.) în scopul menținerii stabilității și echilibrului lor față de influențe exterioare; retroacțiune inversă, conexiune inversă, cauzalitate inelară, lanț cauzal închis”.

Cu toate că, in limbajul uzual, am împrumutat sensul termenului din engleză, referitor la evaluarea performenţelor la locul de muncă, esenţa ramâne aceeaşi: echilibrul e baza.

Astfel, atunci când stai faţă în faţă cu şeful şi treceţi în revistă munca din ultima perioadă, discuţia ar trebui să fie una constructivă, nu distructivă. Problema este că se întâmplă destul de des ca managerii să nu ştie cum să pună problema ori ca angajaţii să fie mai afectaţi decât ar trebui de lucrurile spuse în timpul evaluării.

Un studiu realizat de Adobe în SUA arată că 22% dintre cele peste 1.500 de persoane intervievate au declarat că au plâns după ce au primit un feedback negativ, în timp ce 20% au demisionat imediat după ce au avut evaluarea.

Am arătat într-un articol precedent de ce ar trebui ca angajatorii să ofere feedback pe loc sau după terminarea unui task, iar acum ne concentrăm pe modul în care ar trebui să prezinte angajaţilor lucrurile care nu sunt foarte bune.

Împachetare

Evaluarea performanţei ar trebui să aibă ca scop o calibrare a modului în care pot fi atinse obiectivele şi să ofere o imagine asupra definirii programului individual de dezvoltare a competenţelor.

Leonard Rizoiu, Managing Partner la LeoHR, a atras atenţia că feedback-ul „trebuie acordat acţiunii şi nu individului şi trebuie îmbracat într-un amabalaj care să îl facă cât se poate de constructiv".

Feedback constructiv

Da, ideal ar fi ca feedback-ul să fie întotdeauna constructiv, nu negativ. Chiar şi în cazul în care angajatul nu a atins ţintele stabilite şi performanţa lui a fost sub aşteptări, se poate găsi o modalitate prin care managerul să îi transmită acest lucru cât mai eficient şi coerent, astfel încât angajatul să înţeleagă care sunt aşteptările reale privind responsabilităţile lui.

„Important este ca fiecare manager sa inteleaga rolul acestui proces, sa cunoasca foarte bine oamenii aflati in subordine si sa adapteze aceste discutii la profilul fiecarui subordonat. Un proces de evaluare trebuie sa consolideze relatia dintre angajat si supervizorul direct, sa identifice nevoile de training, dar si acei angajati care performeaza si prezinta potential de promovare”, ne-a explicat Raluca Peneș, HR Coordinator la compania Smartree.

Cum poate fi dat un feedback care nu e foarte pozitiv

Sunt mai multe modalităţi de a furniza un feedback care nu e pozitiv. În primul rând, managerul trebuie să se asigure că este corect, argumentat şi explicat clar angajatului. În al doilea rând, cu excepţia situaţiilor foarte grave, trebuie oferit în particular doar persoanei implicate. În al treilea rând, trebuie să fie un feedback, constructiv, orientat spre indreptarea unei situatii nedorite şi spre imbunatatirea performanţei.

Magnoliu Stan, consultant senior Smart HR, ne-a precizat că cea mai utilizată şi eficientă tehnică de a acorda un feedback negativ este “tehnica sandwich”, care presupune:

• abordarea angajatului intr-o manieră pozitivă (care deschide discuţia, caştigă încrederea şi atrage atenţia)
• furnizarea feedback-ului corect, clar şi constructiv
• finalizarea intr-o manieră pozitivă, optimistă (“Sunt convins / -ă ca vei reuşi”) care motivează şi responsabilizează.

Managerul ar trebui să fie cât mai obiectiv posibil

Un alt aspect important este ca managerul să îşi facă o imagine cât mai obiectivă despre munca angajatului şi să nu ţină partea nimănui. Laura-Maria Cojocaru, psihoterapeut şi trainer NLF, punctează câteva lucruri:

– Feedback-ul să fie centrat pe ceea ce este bine, pe reusită, pentru a le menţine motivaţia.

– Angajaţii să poată alege una din mai multe variante de evaluare propuse de manager, să poată alege perioada de timp la care vor fi facute evaluările şi de asemenea, să poată alege ce anume în mod concret va fi evaluat. Pot fi încurajaţi să propună chiar ei aceste aspecte ale evaluării şi ar scuti astfel managerul de timpul alocat pregătirii evaluării, iar angajaţii se vor simti stapâni pe ei, cu putere de decizie şi işi vor asuma astfel responsabilitatea pentru munca lor şi performanţa obţinută.

– Angajaţii să poată propune o formulă prin care şi managerul să fie evaluat de către ei privind abilităţiile de conducere, organizare, relaţionale.

– Feedback-ul reciproc să fie centrat pe formulări verbale de genul: “este foarte bine ce şi cum ai făcut până aici (cu exemple concrete, preferabil) şi aş aprecia dacă am adauga şi “X lucru” (pentru lucrurile care simţim că ar fi bine să fie schimbate, îmbunătăţite, aduse ca noutate în task-uri sau atitudine).