Munca remote continuă! La ce provocări trebuie să se aștepte managerii și care sunt cele mai bune soluții

Photo by DESIGNECOLOGIST on Unsplash

Mulți angajați vor petrece ultimele luni din an lucrând tot din biroul de acasă. Mai toate companiile care au recurs la work from home susțin că, în general, productivitatea a rămas cel puțin la nivelul de dinainte de pandemie. În plus, nu mai sunt întârzieri din cauza transportului sau a pauzelor prelungite, iar angajații se simt motivați să contribuie la efortul colectiv de supraviețuire a companiei. Cu toate acestea, angajații se plângeau în luna mai, conform unui studiu realizat de o platformă de recrutare, de izolare socială, de dificultatea de a-și menține programul de lucru obișnuit, dar și de faptul că sunt distrași de alte acțiuni și de responsabilitățile familiale. Între timp, lunile care au trecut, doar au potențat aceste aspecte. Puși în fața faptului că munca remote va continua, mulți manageri trebuie să aibă o strategie pentru a-și menține echipa unită și la capacitate maximă.

În aceste condiții noi de muncă, mulți angajați au început să pună accent pe dezvoltarea personală, alții, însă, sunt la capătul puterilor și nu mai pot gestiona cum trebuie cariera și viața de familie. În acest context, managerii trebuie să învețe cum să își ajute angajații, pentru că așa ajută și compania. Iar studiile arată că munca de acasă, în izolare, pe termen lung, poate genera un nivel crescut de stres personal și însingurare cu impact negativ în împlicare și performanță.

 

Am discutat despre factorii care provoacă dificultăți în munca de acasă, dar și ce ar trebui să facă managerii pentru a-și susține echipa în aceste luni cu Casandra Ilie, psiholog, psihoterapeut sub supervizare și consultant în leadership.

Redăm integral punctul ei de vedere, construit pe baza întrebărilor adresate de jurnalistul Cariere.

Lipsa contactului față în față

Oamenii au această nevoie fundamentală de a interacționa, de a se conecta între ei și de a construi relații interumane. Calitatea relațiilor în care un angajat este implicat la serviciu reprezintă unul dintre cei mai importanți factori de satisfacție la locul de muncă și influențează în mod direct performanța. Suspendarea acestor relații în plan fizic și singurătatea are în general efectul opus, adică deteriorarea stării personale de bine și a performanței profesionale. Personalitățile extroverte resimt cel mai puternic impactul izolarii fizice, chiar pe termen scurt. Introverții funcționează mai bine independent decât în grupuri, pentru ei munca de acasă este mai acceptabilă din acest punct de vedere. Pe termen lung însă, lipsa interacțiunii sociale are impact negativ asupra ambelor tipuri de personalități, deoarece se pierde sentimentul de apartenență la un grup social.

Primul lucru pe care îl are de făcut un manager este să exploreze cu fiecare membru al echipei în ce fel este impactat în plan emoțional de munca de acasă, pentru a putea acționa în mod personalizat, în funcție de nevoia fiecăruia. Din acest unghi, rolul managerului este acela de a crea oportunități de interacțiune și relaționare care să compenseze absența contactului fizic. O practică benefică este aceea a întâlnirilor zilnice recurente (daily check-ins), fie prin întâlniri unu la unu, fie de grup, fie de ambele feluri, în funcție de dimensiunea și specificul echipei. Este de preferat ca acestea să ia forma unei rutine, adică să fie predictibile, (pentru că predictibilitatea oferă un sentiment de siguranță) și să ofere spațiu angajaților pentru a se exprima, a pune întrebări, a se simți auziți și sprijiniți.

Este de asemenea important ca managerul să stabilească, împreună cu echipa, o structură si reguli clare de comunicare pentru diversele topicuri de business: ce canale de comunicare se folosesc, în ce intervale orare, ce audiență este necesară pentru diversele întâlniri și comunicări zilnice, săptămânale, lunare, etc. Întâlnirile video sunt importante pentru diminuarea sentimentului de singurătate, pentru discuții mai sensibile, pentru menținerea spiritului de echipă, pentru că au un caracter mai personal. O condiție importantă la aceste întâlniri este ca toată lumea să aibă camera pornită, altfel comunicarea poate fi îngreunată și participanții își pot pierde motivația de a se implica pentru că nu simt că există reciprocitate în gestul de a fi prezenți în discuție.

Întâlnirile de brainstorming sau cele în care e nevoie de dezbateri pentru luarea unor decizii într-un grup mai mare sunt mai puțin productive în online, pentru acestea ar putea fi luată în calcul întâlnirea față în față, cu respectarea normelor legale.

Foarte importante sunt și întâlnirile de socializare, fără conținut de business, în care oamenii să aibă conversații informale.

Lipsa separării concrete între spațiul privat și cel profesional

Faptul că living-urile, dormitoarele sau bucătăriile găzduiesc acum și activitatea profesională și că familia este și ea prezentă complică mult lucrurile pentru persoana care încearcă să muncească. Se spune că acolo unde este atenția ta, este energie ta. Dacă atenția, respectiv energia, se împarte în atâtea direcții, lucrurile nu au cum să funcționeze, ba mai mult decât atât apare riscul de epuizare psihică. De aceea este important să facem o demarcație clară între spațiul de muncă din casă și spațiul privat și să nu le amestecăm pe cele două. Sprijinul familiei este foarte important, nevoile tuturor membrilor trebuie acomodate prin reguli clare. Iar asta nu este simplu pentru că multe familii nu au experiență în a stabili astfel de reguli.

Managerii pot ajuta semnificativ aici prin înțelegerea provocărilor prin care trece fiecare angajat și flexibilitatea manifestată cu privire la programul de lucru și modalitatea de organizare a pauzelor. Focusul trebuie mutat de la procedură la rezultat (output). Dacă un angajat reușește să obțină rezultatele așteptate având un program diferit de cel standard, este minunat. Rigiditatea managementului nu face decât să accentueze nivelul de stres al angajaților.

Există și situații în care, oricât s-ar strădui, angajații nu au cum să lucreze de acasă. Pentru aceștia, este important ca managerii să faciliteze munca la birou. O idee care se practică este întocmirea unei “schedule” separate de prezența fizică la birou, în care angajații își pot rezerva intervalele în care vor fi prezenți pe etaj, în limita unui număr de locuri care să respecte distanțarea fizică.

Epuizarea și stresul din cauza muncii peste program și a multitasking-ului

Pe principiul “less is more”, productivitatea trebuie balansată cu un echilibru adecvat între muncă și viața personală, pentru evitarea burnout-ului.

Faptul că rutina călătoriei casă-birou-casă a dispărut face ca de multe ori angajații să uite că ziua de muncă are opt ore și să lucreze suplimentar. Angajații renunță uneori la pauzele lor și nu se ridică de pe scaun cu orele. Toate acestea sunt nocive pe termen lung pentru că duc la acumularea stresului, a oboselii, a iritabilității. Este important să avem o rutină zilnică de începere și terminare a programului de lucru si să stam departe de mailuri după program. Managerii pot susține echipa prin introducerea unor reguli de tipul “fără ședințe în pauza de prânz”.

O minte odihnită este o minte care funcționează bine, este creativă și orientată către soluții. Este responsabilitatea fiecăruia dintre noi să avem grijă de sănătatea noastră fizică, emoțională și mentală. Iar un manager care are în vedere acest lucru pentru angajații săi este un manager în care oamenii dezvoltă încredere.

Managerii îngrijorați tind să își supravegheze și mai mult angajații

Unii manageri sunt îngrijorați de pierderea vizibilității directe asupra activității angajaților și reacționează prin a face micromanagement. Acesta este însă frustrant pentru angajați pentru că este asociat cu lipsa de încredere din partea managerului și cu pierdere de timp, ceea ce generează oboseală și demotivare.

Consider că această criza este o oportunitate excelentă ca managerii să renunțe la paradigma conform căreia oamenii muncesc doar dacă sunt supravegheați și să o înlocuiască cu paradigma încrederii: încrederea oferită echipei că aceasta va face ce trebuie. Pentru că într-o cultură colaborativă și suportivă și sub leadershipul unui manager relaxat și încrezător, oamenii vor face ceea ce trebuie. Iar managerii pot contribui nu prin micromanagement, ci prin a oferi claritate angajaților cu privire la obiective și la felul în care munca lor contribuie la succesul echipei sau al organizației.

Relațiile persoanele influențează calitatea muncii

Toate dificultățile despre care am vorbit anterior, la care se adaugă și provocări legate de prea mult timp petrecut în familie sau în relația de cuplu pot duce la stări apasătoare, conflicte relaționale și probleme emoționale pentru angajați.

Este important ca managerii să recunoască acest stres, să asculte temerile și îngrijorările angajaților și să manifeste empatie față de aceștia. Este tot rolul liderului să ofere încurajare, încredere și curaj echipei sale.

O metodă benefică prin care organizațiile pot veni în sprijinul angajaților sunt parteneriatele încheiate cu asociații care oferă consiliere psihologică.

Cea mai importantă recomandare pe care o am pentru manageri este însă aceasta: deși poate părea deja un clișeu, principiul de bază rămâne “pune-ți mai întâi tu masca de oxygen și abia apoi ajută-i și pe cei din jur”. Managerii au nevoie să aibă grijă mai întâi de propria stare de bine, în toate planurile (fizic, mental, emoțional, relațional) pentru a fi bine cu ei înșiși și a avea apoi de unde să ofere echipelor lor energie, inspirație, empatie, încredere și curaj.