VIDEO: Fast Forward. Cum s-au adaptat organizațiile la transformarea digitală
Pandemia Covid 19 este cel mai important experiment profesional cu care omenirea s-a confruntat. Totodată, a fost principalul catalizator pentru transformarea digitală a multor companii.
Cum ne adaptăm la dinamica schimbării digitale și cât de profundă este această schimbare în mentalitatea oamenilor, dar și în structura proceselor, a fost tema principală a webcast-ului FAST FORWARD, organizat miercuri, 6 mai, de Revistele HR Manager și CARIERE împreună cu HUMANISTIC, o comunitate de traineri, coachi și experți de business, care se concentrează pe #futureskills și Self Leadership.
Cât de puternică a fost această schimbare organizațională spre digitalizare? Am pornit într-adevăr pe un drum cu un singur sens: tot înainte? Care sunt urmările acestui impact în modul cum ne vom conduce organizațiile? Sunt principalele întrebări la care am primit răspunsuri de la invitații noștri: Richard de Graaf, Head of Human Resources ING Bank România; Iulia Buciuman, Managing Partner, HUMANISTIC, Consultant senior in Engagement; Luminita Florea, People & Culture Director, Philip Morris Romania; Ioana Sileam, HR General Manager RTR și Design, regional HRBP Eurasia Inginerie produs, Renault Technologies Romania; și Raul Dumitrașcu, Learning & Development Manager, PricewaterhouseCoopers Romania, coordonatorul strategiei de L&D pentru toate liniile de business, inclusiv componenta internă de „Digital Upskilling” pentru România & Moldova.
Moderatorul întâlnirii a fost Mihai Zânt, Business Coach și Managing Partner Humanistic, cu o experiență de peste 10 ani în conducerea echipelor și comunităților, membru în boardul AVE (Asociația pentru Valori în Educație).
Theory U sau cum poți să înveți din orice
În contextul dinamic actual, angajatorii au fost nevoiți să facă față unor provocări noi, să își adapteze afacerile la noile standarde legale și operaționale și să ia cele mai bune măsuri, inclusiv din punct de vedere al resurselor umane. Companiile a trebuit să se adapteze și să își accelereze planurile de transformare digitală sau să-și facă unele ”de criză” cât mai rapid. Pe lângă instrumente și procese, transformarea digitală, acum forțată de împrejurări, vine împreună cu o transformare de cultură organizațională și cu una personală pentru fiecare dintre noi.
Despre aceste schimbări au vorbit, în prima parte a întâlnirii, Iulia Buciuman și Richard de Graaf.
Prezentarea Iuliei Buciuman a avut ca suport o teorie de change management, un frame work care a revoluționat pe parcursul ultimlor 10 ani modul în care organizațiile, ONG-urile sau mișcările civice și sociale privesc schimbarea. Theory U, căci despre ea este vorba, se concentrează pe ideea că poți să înveți din orice. Așa că Iulia, prin modul în care a condus discuția, a încercat să afle cât de reală este schimbarea prin care trecem acum sau dacă e doar o etapă. Până la urmă, două luni de work from home sunt doar două luni, a subliniat ea, față de zeci de ani în spate, în care noi am fost birou.
Prezentarea a avut două obiective. Primul, crearea unui cadru general despre ce înseamnă această teorie și cum s-ar putea aplica ea în organizații, iar al doilea s-a concentrat pe una dintre abilitățile considerate importante în Theory U – ascultarea. Iar pentru a pune în valore această abilitate, Iulia și-a încheiat momentul cu un clip video, un concert al lui Placido Domingo, de la Roma, comparând funcționarea unei organizații cu ceea ce se întâmplă într-o orchestră.
Discuțiile ulterioare s-au concentrat pe relația dintre cei doi ”lideri”, respectiv liderul propriu zis, dirijorul, și vedeta, interpretul. Evoluția relației dintre ei, dar și a dirijorului cu orchestra pe parcursul momentului artistic, au fost date drept exemplu de leadership, Iulia evidențiind cât de important este ca un lider să conducă echipa ascultând și fiind în permanență atent la tot ce se întâmplă, astfel încât să știe exact cînd trebuie să ofere spațiu echipei, când vedetei, dar, mai ales, când să lase bageta jos și să predea vedetei conducerea spre momentul de glorie. ”Un lider care conduce prin ascultate anticipează evenimentele și acționează înainte de producerea lor”, a concluzionat Iulia.
Mentalitatea Agile
Richard de Graaf a preluat rolul de Head of Human Resources ING Bank România în septembrie 2019. Anterior, Richard a fost Head of HR în ING Bank Italia pentru o perioadă de 4 ani.
În acest rol, Richard a reușit să contribuie cu succes la creșterea nivelului de angajament al echipei locale și să atragă noi capabilități și resurse cheie din piață.
În prezentarea sa, Richard de Graaf a vorbit despre provocările prin care a trecut organizația odată cu declararea pandemiei și cum a pus accent pe importanța comunicării în momente de criză, esențială pentru a menține angajații informati și engaged. A mai povestit, de asemenea, și cum a fost implementată la nivelul organizației metodologia Agile, dar și de ce Agile este un mindset, care produce schimbări importante la nivelul culturii de leadership. ”A fost minunat să pot împărtăși experiența ING Bank în ceea ce privește schimbările care au avut loc pe fast forward în această perioadă și cum am ajuns de la o medie de 14% la peste 95% pondere de work from home în doar câteva zile, fără a afecta activitatea băncii, cu atât mai mult cu cât am lansat și noi servicii și funcționalități. Acest lucru a fost posibil, în primul rând, datorită angajaților noștri care au adoptat mindset-ul Agile, își asumă în fiecare zi responsabilități și fac lucrurile să se întâmple pentru clienții noștri, precum și datorită orientării digitale a modelului de business al băncii. Și pentru că am văzut că funcționează, am hotărât să mărim procentul de lucru de acasă, până la 40%, când revenim la vremuri mai bune. De asemenea, am derulat diverse programe pentru a crește motivația angajaților noștri, de la playlist-ul Spotify creat de aceștia și mixat de un DJ la radio, cu scop caritabil, webinarii pe diverse teme și pagini de jurnal în izolare, până la sesiuni de sport și nutriție și concursuri distractive”, și-a încheiat prezentarea Richard de Graaf.
Despre tranziție, lideri, rutine și reinventarea viitorului
După prezentări, s-a trecut la cea de a doua etapă a webcast-ului, panelul, moment în care reprezentanților Humanistic și ING li s-au alăturat și ceilalți trei invitați. După scurta lor prezentare, moderatorul a dat liber dialogului, participanții fiind invitați să se implice la discuții prin intermediul chat-ului, la secțiunea Q&A.
Ca răspuns la întrebările lui Mihai Zânt sau primite de la participanți, cei trei au vorbit despre impactul pe care coronacriza l-a avut în organizațiile lor, despre rapiditatea cu care au reușit să treacă la work from home, despre noile contexte și managementul la distanță, despre principalele calități ale liderilor dintr-o organizație digitală, rutine, planuri, scenarii, dar, mai ales, despre următorul pas, reîntoarcerea la birou și reinventarea pentru viitor.
Toate cele trei companii reprezentate în webcast sunt organizații mari, cu efective cuprinse între 900 și 15.000 de angajați, repartizați în mai multe puncte de lucru, în București și în țară, PwC chiar și în Chișinău. Numitorul comun, toate trei au fost cu un pas în fața crizei, astfel încât pregătirile pentru remote au început înainte de declarea carantinei. Și tot ca un numitor comun, toți cei trei invitați au enumerat la capitolul surpinderi-surprize, viteza și capacitatea cu care ehipele lor s-au adaptat noilor condiții de lucru, chiar dacă unii aveau anterior o cultură în remote, iar alții nu.
Toți au trecut prin stadiul deciziilor rapide și schimbărilor majore, dar acum, după aproape două luni de criză, pot afirma că această perioadă și aceste provocări au crescut nivelul încrederii în echipe, oamenii sunt acum mai puternici la nivel personal, dar și cultura organizațională este mai puternică. De asemenea, atenția deosebită acordată siguranței și securității angajaților (fizică, financiară și emoțională) a fost un obiectiv important pentru toți invitații din panel.
Comunicare
”Sentimentul pe care l-am avut mare parte dintre noi în momentul în care a început povestea aceasta cu covid a fost nesiguranța. Și a fost important pentru noi să gestionăm această nesiguranță și să trimitem mesaje ca suntem ok, ca vom trece cu bine. M-a surprins reziliența, noi nu aveam o cultură work from home, dar acum ne gândim serios la ea ca o perspectivă de viitor, nu neapărat 100% ca acum, nu neapărat permanent, dar cred că ne va asigura un avantaj pe viitor. Am pus accent pe comunicare, fiecare manager a avut cumva sarcina ca o dată pe săptămână să aibă o interacțiune cu echipa, în plus față de sesiunile one to one. Fiecare a avut libertatea de a alege forma și momentul. Așa că unii au ales cafea la prânz, alții să joace seara Counter-Strike, alții pur și simplu să facă schimb de rețete culinare și idei de shopping online sau breakfast cu copiii. Orice, pentru că echipele sunt foarte diferite și fiecare lider a avut libertatea să aleagă o cale, important fiind doar să fim împreună” – Luminița Florea.
Micromanagement
”A fost o cascadare a comunicării, a fost și foarte mult video, oamenii aveau nevoie să se vadă unii pe alții, să-și arate mediul de lucru. Avem chiar o inițiativă: biroul meu de acasă și-i încurajăm să facă o experiență fun din toată povestea asta. Liderul ideal? Aș zice că perioada aceasta este sfârșitul micromanagementului și că oricâte traininguri s-au făcut în toate organizațiile pe diverse teme, acesta este marele prag al delegării și adevărata măsură a responsabilizării angajaților. Și managerii au înțeles că echipa se conduce doar prin obiective clare , măsurabile, nu prin micromanagement. A crescut mult încrederea în oameni. Eu cred că atunci când spui lider, imediat după egal spui încredere în oameni” – Ioana Sileam.
Răbdare
”Am lăsat managerilor libertatea să-și creeze reguli, pentru că avem o diversitate mare de echipe și atunci a trebuit fiecare să-și creeze propriile rutine cu echipa. Al doilea aspect a fost cum să rămânem sociabili. Nu mai avem întâlniri la tonomatul de cafea, nici pe hol, nici pe balcon și atunci, ce facem să rămânem conectați? Am fost foarte atenți să fim aproape de toți oamenii noștri, să le luăm pulsul – aceasta este cheia întregii tranziții. Cu cât știi mai bine contextul în care omul din echipa ta se află (poate are copil și trebuie să-l hrănească la o anumită oră, sau nu poate face call cât doarme copilul, deci o sumedenie de contexte), cu atât poți să-ți gestionezi echipa și să creezi reguli și rutine în funcție de fiecare context. Dar să creezi și niște dinamici pe care echipa să le cunoască și să le respecte. Ce a mai fost important… ca managerii să țină cont că tranziția la noi rutine se face în timp și să aibă răbdare. Cred că menționăm de prea puține ori acest cuvânt. Răbdare! Să avem răbdare ca oamenii să se obișnuiască cu rutina în timp, să avem răbadare noi cu noi, totul pentru ca impactul emoțional să fie cât mai mic” – Raul Dumitrașcu.
Concluzii
În concluzie, a spus moderatorul Mihai Zânt, ”Dacă ar fi să punem lucrurile fast forword, acum privim la un zid de care se va lovi, probabil, micromanagementul. Este un moment al creșterii încrederii în oameni și o liberalizare în care fiecare își poate fi propriul lider. Dacă ne uităm la viitor, continuăm digitalizarea cu mai multă agilitate, pare că nu s-a terminat procesul. Rămânem cu work from home ca un beneficiu mare, chiar dacă unii se vor bucura și își vor dori să meargă la birou. Și cea mai importantă concluzie, cred că în perioada aceasta toți am devenit mai deschiși ca oameni și am căutat soluții despre cum să fim impreună, să ne susținem și să împărtășim bune practici”.
În continuare, vă invităm să urmăriți înregistrarea integrală a evenimentului: