CoronaCriza – Rezistență prin oameni! Cum să-ți menții echipa conectată și angrenată la obiectivele și misiunea companiei

De la declanșarea crizei Covid-19, pentru continuarea activității, tot mai multe companii au ales ca variantă de lucru munca de acasă sau de la distanță. Pentru unele, noua abordare a fost o premieră, înaintea declanșării pandemiei ele neavând o cultură organizațională în acest sens. Au fost însă și companii în care „remote work” era deja un mod de lucru la care angajații puteau apela, într-un cadru foarte bine conturat, cu respectarea reglementărilor în vigoare și a celor stabilite prin procedurile interne.

Cu 20 de ani de experiență în servicii de salarizare și soluții software în domeniul resurselor umane, Smartree, oferea deja angajatilor posibilitatea lucrului de acasă pentru un anumit număr de zile pe lună. Deci, pentru ei, adaptarea la noile condiții de lucru nu a reprezentat o noutate. Marea provocare a fost însă că, dintr-o dată, toată echipa a trebuit să lucreze de acasă.

”Compania era pregătită by default din punct de vedere tehnic prin modelul de arhitectură și infrastructură hardware și software pe care aplicația MyStaff le are și prin sistemele de comunicații deja existente în companie. În mod obișnuit, de câțiva ani, lucrăm integral în cloud, ceea ce ne-a asigurat agilitatea de a opera de oriunde și ne-a permis ca de la o zi la alta să ne schimbăm modul de lucru în mod remote fără impact în serviciile oferite clienților. Există totuși o diferența între posibilitatea de a lucra de acasă pentru un anumit număr de zile pe lună și o situație permanentizată pentru toți angajații în același timp. Acest lucru a atras după sine o serie de provocări, printre care cele mai solicitante au fost comunicarea permanentă cu angajații, modalitatea de urmărire și share-uire a task-urilor pe echipe. Dar cea mai importantă, identificată de noi, a fost modalitatea de a menține toți colegii conectați și angrenați la obiectivele și misiunea companiei, fără relaționarea față în față”, a explicat Alexandra Peligrad, Chief Executive Officer Smartree.

Din punctul ei de vedere, în general domeniul serviciilor de resurse umane avea o oarecare experiență în telemuncă, însă nimeni nu-și făcuse scenarii pentru o asemenea situație de criză, mai ales că și contextul economic era unul foarte bun, economia era pe creștere, iar anul 2019 a avut rezultate economice foarte bune la nivel internațional. Categoric, apreciază ea, în domeniul serviciilor HR nu putem spune că s-au înregistrat tragediile similare industriei HoReCa, dar a fost un domeniu afectat indirect prin valul de opriri a activității fabricilor și transporturilor, ca urmare a măsurilor impuse de Guvern, dar și a recomandărilor autorităților medicale. Astfel, efectele negative au ajuns rapid și în domeniul resurselor umane, dar multe companii și-au ajustat din mers procesele interne. De exemplu, recrutările s-au făcut în mediul online, documentele legate de personal au fost realizate tot cu ajutorul comunicării online, pentru a limita cât de mult posibil interacțiunea cu angajații clienților. Desigur că și-au reanalizat și procesele interne și au redus costurile ca urmare a reducerii nivelului de activitate.

Preocuparea principală a companiei, încă de la începutul crizei, a fost însă aceea de a se asigura că serviciile oferite clienților se vor desfășura fără întreruperi și vor fi prestate la aceeași calitate, mai ales că sunt servicii critice, precum cele de salarizare și administrare de personal, sau punere la dispoziție de personal temporar. Deși în paralel au fost eliminate întâlnirile directe cu partenerii existenți, dar și potențiali, specialiștii au comunicat în permanență cu ei prin mediile virtuale. ”De la procesele de recrutare sau discuții comerciale, prezentări de oferte pentru serviciile de HR solicitate de clienți, demo-uri de aplicație, prezentarea proceselor implicate în serviciile oferite de Smartree, inclusiv noi implementări ale soluției noastre software, s-au desfășurat toate cu succes în mod remote prin intermediul noilor tool-uri tehnologice avute atât de noi, cât și de partenerii noștri sau potențialii noștri parteneri”, a precizat Alexandra Peligrad.

Semnale pozitive din piață, timide ce-i drept…

Și totuși, privind spre viitor, sentimentele sunt amestecate. Echipa conștientizează că, trăind într-o economie interdependentă, mai devreme sau mai târziu, într-o mai mică sau mai mare măsură, șocurile resimțite în anumite segmente de activitate se vor propaga și asupra business-ului Smartree. Dintr-un anumit punct de vedere însă, ei se pot considera norocoși, pentru că specificul activității permite desfășurarea a 90% din activitate de acasă. Evident, ca și în multe alte companii, și în cazul lor s-a recurs la restrângerea activității, însă e vorba de un procent redus, impus de scăderea volumului de activitate pe anumite linii de business. ”Chiar dacă există în continuare companii care angajează, ele provin strict din acele domenii care au nevoie acută de personal în această perioadă, în principal retailerii online și curieratul, prin urmare si proiectele noastre pe zona de recrutare in celelalte domenii s-au diminuat, chiar și în cazul partenerilor cu care avem colaborări constante. Acest lucru este valabil și pentru angajații temporari pe care îi gestionăm în numele companiilor partenere și aici vorbim de un impact resimțit la nivelul întregii piețe. În ceea ce privește serviciile de salarizare și administrare de personal, ne așteptăm la o reducere a volumului de activitate mai ales în lunile următoare când este posibil ca o parte dintre angajații care acum se află în șomaj tehnic sa fie diponibilizați, în situația în care guvernanții nu vor reglementa niște măsuri serioase de susținere și ajutor acordat companiilor până la aducerea activităților la nivelul de la începutul lunii martie în România”, a confirmat directorul executiv. Pe de altă parte însă, a adăugat ea, în perioada aceasta, compania a introdus în portofoliu noi servicii, cum ar fi cele de pregătire și depunere a dosarelor către autorități pentru recuperarea indemnizației de șomaj tehnic și a celei aferente zilelor libere pentru supraveghere copii. De asemenea, spre companie au început să vină și semnale pozitive din piață, timide ce-i drept, la un nivel mult mai mic comparativ cu anii anteriori, sub forma unor cereri de colaborare pentru serviciile din portofoliu, cum ar fi cele de consultanță legislativă, administrare de personal sau externalizare pentru o parte a proceselor HR. Acest lucru bucură echipa și confirmă încă o dată faptul că outsourcing-ul unei părți non-core a business-ului, mai ales într-un moment de criză, poate fi cheia în optimizarea de costuri și poate chiar în supraviețuirea pe piață a unor companii. ”De asemenea, este și o validare a statutului nostru pe piață, acela al unui furnizor de servicii HR stabil, cu o vastă expertiză în domeniu și un know-how pe care dorim să le transferăm în permanență către partenerii noștri”, consideră directorul Smartree.

”Ne pregătim de intrarea în criză economică”

În ultima vreme se vorbește foarte mult despre România post-criză. Alexandra Peligrad susține însă că, la acest moment, nu putem discuta despre post-criză, deocamdată ne pregătim de intrarea în criză economică.

Pentru o perioadă de timp, care poate dura până la 1-2 ani, piața forței de muncă din România va resimți efectele negative ale pandemiei. Companiile mici și medii, de tip antreprenoriat, sunt cele mai vulnerabile la șocurile economice și multe dintre ele probabil se vor afla în situația de a se închide, consideră ea. Companiile mari vor fi obligate să treacă la optimizarea costurilor și la reevaluarea proiectelor aflate în desfășurare dar puse pe hold la începutul lunii martie, cel puțin în următoarea perioadă. Lucrurile acestea vor duce și la disponibilizarea unui anumit număr de angajați. Mediul de business, apreciază ea, încă nu știe care vor fi măsurile concrete de ajutor oferit de stat, dar toate analizele întocmite de companiile de consultanță de prestigiu indică intrarea într-o recesiune economică de proporții. Comisia Europeană previzionează pentru România rate de șomaj între 6%-7%, dar s-ar putea să înregistrăm un nivel mult mai mare dacă pe plan internațional recesiunea economică va fi profundă, dat fiind faptul că România are o economie majoritară de consum și în care marii angajatori sunt multinaționalele și companiile străine. Dacă acestea își restrâng activitatea de aici pe fondul recesiunii internatioanale, nivelul de șomaj va fi mult mai ridicat.

”Ceea ce știm de pe acum este că anumite sectoare de activitate vor rămâne în continuare închise și după ridicarea stării de urgență sau în cel mai bun caz vor funcționa la capacitate mult redusă față de cea anterioară crizei medicale, precum industria turismului sau HoReCa. Un alt tip de industrie profund afectată prin prisma scăderii cererii la nivel global este cea a produselor petroliere. Sunt industrii în care lucrează un număr mare de oameni atât la nivelul României, cât și internațional, și care pot genera un număr ridicat de șomeri”.

Schimbări pe piața muncii se resimt încă de acum, mai spune Alexandra Peligrad: pe alocuri va scădea deficitul foarte mare înregistrat în ultimii ani pentru joburi de tip blue collar precum forța de muncă în construcții, lucrători comerciali în magazinele de retail sau manipulanți marfă depozite, șoferi etc. De asemenea, locurile de muncă remote probabil vor fi cele mai căutate, în topul preferințelor angajaților, cel puțin până la momentul în care acest nou virus va fi controlat din punct de vedere medical. De asemenea, s-ar putea să vedem și o reducere considerabilă a pachetului de beneficii pe care companiile le ofereau angajaților înaintea crizei în „goana” după angajați, și chiar și o reducere substanțială a nivelelor salariale indiferent de pozițiile ocupate.

Provocări vor fi însă pe toate planurile, de la regândirea modelului de business, planurile de adaptare pe termen scurt, dar și investițiile pe termen lung, iar amploarea impactului va depinde de evoluția pandemiei, de capacitatea noastră de a relansa activitatea economică în condiții de siguranță și de a ne reveni ulterior în directă legătură cu impactul macroeconomic internațional și volatilitatea contextului general.

Cum ar fi dacă am lucra toți de acasă?

Revenind la work from home, orice schimbare majoră în modul de lucru, pe baza unor întrebări de genul „cum ar fi dacă am lucra toți de acasă” sau „oare am putea să lucrăm toți de acasă” producea reticențe în majoritatea companiilor. Deoarece, afirmă directorul Smartree, era un mod necunoscut care necesită un timp de adaptare, planificare, consum de energie și evident o perioadă de testare pe care companiile nu erau dispuse să și le asume, neconsiderand important pentru rezultate o astfel de schimbare. În plus, au fost companii mari, internaționale, care au testat pe o perioada de unul – doi ani la scară largă printre angajați acest mod de lucru, dar în timp au renunțat la el din motive mai mult sau mai puțin făcute publice, lucru ce a creat reticențe la scară generalizată.

Ceea ce s-a întâmplat în această pandemie a fost că noi toți am fost obligați să lucrăm de acasă și atunci întrebarea a fost „cum facem să lucrăm de acasă” și, ca atare, companiile au fost nevoite în mod forțat să accelereze modificarea proceselor interne și să se adapteze foarte repede la noul mod de lucru ca să-și poată continua activitatea. Discutăm desigur de acele companii unde a fost posibil acest mod de lucru, ținând cont de domeniul de activitate.

Va schimba criza aceste concepții? La începutul crizei sanitare am avut nevoie de un efort destul de susținut pentru a ne acomoda cu noul tip de comunicare între echipe, afirmă Alexandra Peligrad, pentru că era vorba despre o schimbare în obiceiurile noastre zilnice de la birou. Probabil că această experiență va conduce la flexibilizarea foarte mare a modului de lucru de acum înainte: la birou sau remote, atâta timp cât rezultatele sunt cele așteptate. Rămâne de văzut.

Au trecut doar două luni, ceea ce ni s-a demonstrat în perioada aceasta a fost că tehnic se poate lucra și de acasă, se pot ține ședințe și în mediul virtual, se pot urmări task-urile și online. Dar perioada este foarte scurtă pentru a trage concluzii valide referitoare la cât de eficient este un astfel de mod de lucru atât din punct de vedere al rezultatelor echipelor și ale companiei, cât și din punct de vedere al păstrării culturii organizaționale și al sentimentului de apartenență la echipă, care, de fapt, sunt piatră de temelie pentru obținerea rezultatelor.

”Cu siguranță, companiile acum pot fi mult mai deschise la a găsi modalități de a introduce acest mod de lucru în procedurile interne, deoarece au experimentat că este funcțional tehnic, dar încă nu știm și dacă din punct de vedere al eficienței este un model potrivit la scară largă în cadrul companiilor”, a subliniat directorul Smartree.

Procesele de recrutare, a adăugat ea, s-au adaptat și ele noului context și sunt realizate prin intermediul aplicațiilor online, evitându-se astfel întâlnirile face-to-face. Este o abordare din ce în ce mai utilizată în ultimii ani, unanim acceptată atât de recrutori cât și de candidați, dar care însă vine cu o serie de limitări, mai ales în ceea ce privește opinia informală pe care ți-o poți forma în privința unui candidat, mai ales în ceea ce privește atitudinea, deschiderea, dar și compatibilitatea acestuia cu cultura organizațională a companiei.

Principalele abilități de leadership și management. Rezistență prin oameni

”Cred că în perioada care va urma, plină de incertitudini din toate punctele de vedere, principala abilitate de leadership și management va fi de identificare rapidă a schimbărilor care se vor impune, de gestionare a acestora într-un timp scurt pentru minimizarea impactului evenimentelor negative asupra companiei și implicit asupra majorității angajaților. Apoi va rămâne în continuare abilitatea de a comunica obiectiv și într-un mod clar cu echipa, și cred că foarte important va fi păstrarea unui nivel ridicat de pozitivism care să insufle curaj echipei pentru depășirea perioadei de criză în care ne aflăm deja sau care urmează să apară”, susține Alexandra Peligrad.

În plus, organizațiile nu au mai avut vreodată un prilej atât de bun pentru a-și testa cele mai importante valori ale angajaților precum: loialitatea, implicarea, asumarea, angajamentul, recunoașterea și, mai mult decât toate acestea, încrederea. Încrederea din interiorul echipei, dar și a acestora în lideri. Și invers.

”Organizațiile prin managerii lor știau într-o proporție destul de mare care este gradul de loialitate, implicare, angajament, asumare al angajaților. Mă refer la organizațiile focusate pe rezultatele echipelor și calitatea acestor rezultate. Cei care munceau cu implicare și asumare pentru ceea ce făceau prin prisma obținerii rezultatului și evoluției așteptate de la ei au continuat să muncească cu aceeași dedicare. În ceea ce privește încrederea reciprocă între angajați și liderii lor, aici cred că lucrurile au fost puțin diferite. Dacă înainte angajații companiilor discutau față în față cu liderii lor, poate chiar și cu liderul principal al companiei, ceea ce crea o stare de siguranță și încredere prin existența apropierii fizice, prin spiritul de echipă care se crea inclusiv prin discuțiile infomale din pauze sau cele din timpul prânzului luat împreună, în contextul actual, toate aceste lucruri lipsesc. Din acest motiv comunicarea frecventă a liderilor și managerilor cu angajații a devenit esențială în această perioadă, dar este vorba despre o comunicare concisă, la obiect, transparentă, cu privire la situația de fapt și pe cât posibil optimistă, atât cât permite situația generală a companiei pentru că exagerările atât pozitive cât și negative creează un context artificial care duce la pierderea credibilității, și de aici pierderea loialității, a angajamentului și implicării angajaților”, a încheiat Alexandra Peligrad.