6 tipuri de întâlniri cu echipa de care aveți nevoie. Cum să ai ședinte productive și eficiente

Dacă ați trecut vreodată printr-o ședință de echipă prea lungă/plictisitoare/fără sens, știți că astfel de întâlniri pot fi o pierdere totală de timp, nicidecum o adunare productivă a minților. Potrivit unui sondaj realizat recent de Harvard Business Review, 71% dintre manageri au declarat că ședințele sunt neproductive și ineficiente.

Însă, specialiștii afirmă cu tărie că, ședințele sunt o parte esențială a unui business. Există multe tipuri de întâlniri – fie că este vorba de o sesiune de brainstorming sau de o actualizare a stării – poate fi o provocare să descoperi care sunt de fapt productive și care nu.

David Chaudron, psiholog organizațional și partener de conducere al companiei de consultanță Organizated Change, și Erin Baker, psiholog, coach de conducere și fost lider corporativ pentru mărci precum Facebook vă dezvăluie care sunt cele mai bune și eficiente ședințe și vă oferă câteva sfaturi despre cum să vă asigurați că timpul petrecut în întâlniri vă face mai eficient, nu mai neproductiv.

Iată câteva tipuri de întâlniri de care aveți nevoie pentru a maximiza productivitatea angajaților și pentru a face mai multe împreună.

Tipuri de întâlniri cu echipa de care toată lumea are nevoie

Să începem cu ședințele care îți vor oferi cel mai bun profit – întâlnirile de echipă de care ai nevoie de fapt pentru a finaliza lucrurile.

Întâlniri de “îmbarcare”

Când angajezi pe cineva nou, acea persoană are multe de învățat dacă vrea să devină un jucător important în echipa ta, iar întâlnirile de onboarding sunt un loc solid pentru a facilita acest antrenament.

„Când un angajat vine la bord, el are multe de învățat despre companie și rolul lui în aceasta”, spune Baker. „Întâlnirile de onboarding pot fi grozave pentru a ajuta oamenii să înțeleagă structura organizației, ce proiecte urmează, modul în care rolul și munca lor se vor potrivi în imaginea generală și pentru a stabili așteptări pentru acea persoana, pentru a știi ce ar trebui să facă în primele săptămâni și luni de când a primit postul”.

Nu numai că reuniunile de onboarding îi ajută pe noii membri ai echipei să învețe cum se încadrează în imaginea de ansamblu, ci îi ajută la începerea relației atât cu managerii lor, cât și cu compania.

„Întâlnirile de onboarding îi semnalează noului angajat că organizației îi pasă de el și este investit în a se asigura că au o tranziție fără probleme la locul de muncă”, spune Baker. „Este, de asemenea, un loc grozav pentru un manager de a împărtăși lucruri, ceea ce va face relația lor eficientă pe termen lung.”

Întâlnirile de onboarding care contează

Integrarea noilor dvs. angajați este o necesitate, dar sunt șanse să aveți nevoie de mai multe întâlniri pentru a-i pune la curent cu tot ceea ce este necesar. Iată câteva întâlniri de echipă pe care ar trebui să le planificați pentru noii membri ai organizației pe care o conduceți, pentru a vă asigura că au tot ce le trebuie pentru a reuși în noul lor rol:

One to one. În prima zi de muncă a noilor dvs. angajați, programați întâlniri unu-la-unu cu toți membrii echipei cheie cu care vor lucra, inclusiv cu manageri direcți, lideri de echipă și experți interni în domeniu.

Pentru a cunoaște echipa. În primele zile, este, de asemenea, important să programați o întâlnire pentru noii angajați pentru a-și cunoaște noua lor echipă. În timp ce orice format de întâlnire va funcționa, un mediu mai casual, cum ar fi un prânz în echipă, poate face noii membri să se simtă bineveniți.

Instruirea noilor angajați. Programați un timp special pentru a vă instrui noii membri ai echipei cu privire la orice instrumente, sisteme sau software pe care vor trebui să le cunoască pentru a-și face bine treaba.

Resurse umane. Este important să îi puneți la punct pe noii angajați cât mai curând posibil cu latura logistică a afacerii dvs., inclusiv resursele umane, operațiunile și facilitățile.

Eficiența întâlnirilor de brainstorming

Afacerile funcționează și se dezvoltă armonios cu ajutorul ideilor noi. Dacă doriți ca “râul” de idei să curgă, întâlnirile de brainstorming sunt cu adevărat o necesitate.

„Întâlnirile de brainstorming sunt concepute pentru a genera o mulțime de idei într-o perioadă scurtă de timp – și sunt esențiale dacă încercați să rezolvați o problemă sau să atingeți un obiectiv”, spune Chaudron.

Cheia reușitei întâlnirilor de brainstorming? Păstrarea atenției pe idei, nu pe rezultat. Chaudron este de părere că întâlnirile de brainstorming ar trebui să întâmpine ideile „fără a fi nevoie să le judece chiar atunci. Află ce funcționează și ce nu funcționează după ce faci brainstorming. Este important să aveți o întâlnire separată doar pentru brainstorming în sine”.

Întâlniri în care să anunțați noile proiecte

Dacă lansați un nou proiect, aveți nevoie ca echipa dvs. să știe despre asta. O întâlnire dedicată acestui aspect cu echipa este exact ce trebuie. Aceste tipuri de ședință sunt eficiente din mai multe motive, explică Chaudron. „Oamenii trebuie să știe care vor fi obiectivele pe termen lung ale proiectului, astfel încât să se poată alinia corect. Ei chiar trebuie să cunoască rolul pe care îl au în noul proiect, trebuie să obțineți acceptul lor. Asumarea este deosebit de importantă, astfel încât aceștia pot fi entuziasmați de ceea ce se întâmplă”.

Feedback și întâlniri retrospective

Este important să aveți o întâlnire în care să vă anunțați intenția atunci când începeți un proiect, dar dacă doriți ca echipa dvs. să învețe cu adevărat din experiența lor, este la fel de important, dacă nu mai mult, să aveți o întâlnire retrospectivă a echipei atunci când proiectul se încheie.

„Niciun proiect nu merge niciodată perfect”, spune Baker. „Întâlnirile retrospective sunt o oportunitate excelentă pentru ca oamenii să se adune și să discute despre ce a mers bine, ce nu a mers atât de bine și ce se va schimba pentru următorul proiect.”

Întâlniri bugetare și financiare

Pot exista o mulțime de probleme de comunicare în jurul banilor, motiv pentru care este important să faceți din reuniunile echipei financiare o parte regulată din ședințele dvs.

„De obicei, acolo unde sunt finanțele există și adevărata tensiune”, crede Chaudron. „Ați convenit deja asupra a ceea ce trebuie făcut – acum trebuie să vă dați seama cine va plăti pentru asta și când”.
Pentru ca ședințele bugetare și financiare să fie eficiente, este important să le arătați tuturor următoarele aspecte:

– Câți bani veți cheltui,
– Pe ce se cheltuiesc banii
– La ce fel de rentabilitate te poți aștepta la investiția ta/

A avea pe toată lumea pe aceeași “pagină” financiară va minimiza conflictele în viitor, va menține cheltuielile sub control și va ajuta la menținerea surprizelor la minimum.

Tipuri de întâlniri de care echipa ta cu siguranță nu are nevoie

OK, acum că știi ce întâlniri vor produce rezultate, haideți să vorbim despre ședințele care ar putea face opusul – și să vă facă să vă învârtiți roțile fără să ajungeți nicăieri.

Întâlniri de actualizare a stării

Pentru ca echipele să reușească, este important ca toată lumea să fie la curent cu ceea ce toți ceilalți (și echipa în ansamblu) lucrează. Datorită tehnologiei, totuși, nu există niciun motiv pentru a-i aduna pe toți în aceeași încăpere, în același timp pentru a vorbi despre asta.

Actualizările de stare sunt întâlniri ineficiente ale echipei, spune Baker. „Aceste lucruri se pot anunța printr-un e-mail”

Deoarece actualizările de stare pot oferi informații cheie despre locul în care se află proiectele, spre ce se îndreaptă acestea și despre orice potențiale problem care trebuie abordate, ele reprezintă o parte importantă a fluxului de lucru al oricărei echipe, dar în loc să cheltuiască timpul și energia pentru a-i aduna pe toți, partajați actualizările în funcție de fiecare persoană, este mult mai eficient să configurați un canal digital pentru check-in-uri periodice.

Întâlniri fără ordine de zi

„De multe ori oamenii vor programa întâlniri, dar nu sunt clari cu ce vor să obțină din asta”, spune Baker. Programarea unei întâlniri fără o agendă clară sau așteptări este o modalitate sigură de a pierde timpul tău și al celorlalți.

Dacă doriți să aveți o întâlnire de echipă eficientă, trebuie să știți exact ce veți acoperi în timpul întâlnirii și ce doriți să obțineți din ea când aceasta se încheie. În mod ideal, rezultatele întâlnirii ar trebui să fie tangibile și măsurabile. De exemplu, dacă agenda unei întâlniri este de a discuta idei posibile pentru lansarea unui nou produs, rezultatele (sau, cu alte cuvinte, ceea ce doriți să obțineți din întâlnire) ar putea fi:

– O listă cu primele 10 idei de produse potențiale;

– O listă de sarcini de cercetare pentru fiecare dintre acele idei de produse (și cine din echipă este responsabil pentru fiecare); și

– Termenele limită pentru sarcinile de cercetare

Și acest lucru este valabil pentru toate întâlnirile. Să fii clar cu privire la agenda și așteptările tale este la fel de important atunci când te îndrepți într-o sesiune de brainstorming de 50 de persoane sau când ai o întâlnire individuală cu managerul sau CEO-ul tău.

Unele întâlniri “one to one”

Când majoritatea oamenilor se gândesc la întâlnirile de echipă, își imaginează o grămadă de oameni așezați în jurul unei mese, într-o sală de conferințe. În timp ce întâlnirile față în față își mai au locul într-o rotație productivă a întâlnirilor, adevărul este că multe întâlniri nu trebuie să aibă loc în persoană.

În loc să utilizați în mod implicit întâlnirile unu la unu, căutați oportunități de a face online aceste întâlnirile. Nu numai că întâlnirile virtuale necesită de obicei mai puțin timp și energie pentru a fi organizate, dar le fac și mai accesibile și mai incluzive pentru membrii echipei care nu pot fi prezenti fizic, cum ar fi angajații de la distanță sau membrii echipei care lucrează din alte birouri.

Ședința virtuală permite, de asemenea, să fie înregistrată întreaga întâlnire a echipei, ceea ce poate fi util într-o serie de situații, cum ar fi dacă un membru cheie al echipei nu poate participa la întâlnirea în timp real sau dacă întâlnirea include aspect importante pe care veți dori să le împărtășiți noilor membri ai echipei în viitor.

Întâlniri mult prea lungi

“În organizațiile de la noi, ședințele sunt mult prea dese și foarte lungi. Am participat și la întâlniri de trei-patru ore. Îți pierzi concentrarea, uiți de unde s-a pornit și care era scopul acestei întâlniri. Ședințele trebuie să fie scurte, 45 – 60 de minute. Și să nu existe foarte multe obiective pentru o singură întâlnire. De preferat, să se focuseze pe două subiecte”, este de părere Raul Banu, owner al unui agenții imobiliare.

Tipurile potrivite de întâlniri economisesc timp

Întâlnirile în echipă pot fi o pierdere de timp, dar atâta timp cât rămâi la ședințele de care ai nevoie cu adevărat, poți reduce la minimum pierderea de timp și, ca rezultat, poți profita mai mult de la întâlnirile tale, scriu cei de la slack.com. Pentru a vă asigura că întâlnirea dvs. cade sub umbrela productivă, cel mai bine este să:

Stabiliți o agendă clară pentru întâlnire și asigurați-vă că toată lumea este la bord. Care sunt punctele cheie de discuție? Ce ai de gând să discuti? Există vreo muncă de pregătire pe care trebuie să o facă echipa în prealabil? A ști dinainte ce vei aborda în întâlnire te poate ajuta să te asiguri că toată lumea este pregătită și că îți folosești timpul în mod eficient și nu deviezi pe drum.

Cunoașteți rezultatul dorit. Cauți să aduni idei? Trebuie să obțineți un buget aprobat? Fiți clar cu ceea ce doriți să obțineți din întâlnire și apoi asigurați-vă că nu părăsiți întâlnirea fără să fi îndeplinit acele așteptări.

Găsiți mediul potrivit pentru întâlnirea dvs. Stabiliți dacă întâlnirea trebuie să aibă loc în persoană sau dacă puteți gestiona toată (sau cea mai mare parte) din ședință virtual.

La scurt timp după întâlnire, distribuiți un rezumat ordonat care prezintă în mod clar următorii pași și cine este responsabil pentru aceștia, cu detalii despre ce trebuie să facă, când trebuie să o facă și cum contribuie fiecare la proiectul general.

Sperăm ca aceste sfaturi să vă ajute să aveți ședințe mai eficiente și să vă inspire mai multă productivitate în munca de zi cu zi.

Photo by Jason Goodman on Unsplash