Richard Branson: Ti-am dat un e-mail

Citindu-mi ultimele mailuri, am fost uimit sa constat cati cititori vor sa stie ce pot face antreprenorii pentru a-si gestiona mai bine timpul pentru a reusi sa termine tot ce au de facut intr-o zi.

Cand o afacere se bucura de succes, se maturizeaza si se extinde, birocratia incepe sa puna stapanire pe membrii echipei de management care se trezesc coplesiti de numărul mare de intalniri si volumul mare de corespondenta. In acest stadiu, antreprenorul se confrunta cu provocarea de a gasi o modalitate prin care poate gestiona eficient aceasta noua structura – o perioada de tranzitie care a dus la inchiderea multor intreprinderi.

Dar haideti sa vorbim mai intai despre modalitatile de a-ti gestiona propriul timp, care ar fi primul pas in a gestiona complexitatea unei afaceri. Primesc 300-400 de mesaje pe zi, asa incat managementul timpului este o problema reala pentru mine.

Stiu ca cei mai multi manageri seniori sterg pur si simplu e-mailurile de la oamenii pe care nu ii cunosc personal, sustinand ca de cele mai multe acele mesaje nu fac decat sa le distraga atentia. Pentru ei, nu merita efortul de a scana cu privirea e-mailurile pentru a le gasi pe cele care contin informatii utile. Dar aceasta alegere mi se pare nepoliticoasa si destul de paguboasa.

Pentru ca imi amintesc foarte bine momentele de inceput ale businessului cand mie insumi mi-ar fi fost necesare niste sfaturi, incerc sa raspund cititorilor la cat mai multe e-mailuri. Ma uit peste lista de mailuri in fiecare dimineata si le dictez raspunsuri rapide asistentilor mei meu, pe unele le forwardez colegilor si, de obicei, aleg cateva la care sa raspund eu insumi mai in detaliu. Aceasta este modalitatea cea mai eficienta de a face fata mailului meu si procedand astfel raman la curent cu tendintele care ar putea afecta afacerile Virgin sau cu problemele care au nevoie de interventia mea.

La fel si voi trebuie sa va stapaniti Blackberry-ul si sa nu-l lasati sa va controleze el pe voi! Am vazut multi directori care isi verifica smartphone-urile in timpul intalnirilor de afaceri si in timpul lor liber. Acest obicei scade gradul de concentrare si are un impact negativ asupra procesului decizional. Folositi-l mai bine in rafale: verificati-va e-mailurile o data la cateva ore si apoi lasati telefonul deoparte, astfel incat sa va puteti concentra la ce faceti.

Cand va ganditi cum puteti face sa gestionati mai bine timpul vostru si pe al angajatilor vostri, ideea este sa-i lasati sa isi pastreze nivelul de concentrare. Am devenit mai constient de acest lucru in ultimii ani, cand am invitat grupuri de antreprenori la locuinta mea de pe insula Necker, unde niste experti discuta pe teme legate de schimbarile climatice, saracie, pace globala. Imi petrec si eu ceva timp cu ei vorbindu-le despre experientele mele, in speranta ca le pot impartasi cateva lectii ce le-ar putea fi de folos invitatilor mei, multi dintre ei aflati in situatia de a gestiona tranzitia de la un start up catre o societate stabila.

Sfatul pe care antreprenorii il gasesc cel mai folositor in acest stadiu este cel referitor la a lasa spatiu de manevra angajatilor. Eu le sugerez in multe cazuri, sa se mute cu biroul cat mai departe de firma. Sa numeasca pe cineva responsabil cu mersul zilnic al afacerii si in felul acesta vor avea suficient timp sa priveasca imaginea in ansamblu si sa ia decizii cu privire la viitorul companiei. Daca nu renuntati la volumul de munca, voi si echipele voastre va veti lupta din ce in ce mai tare pentru a putea gestiona setul de responsabilitati extrem de complexe care tin de administrarea businessului, in incercarea de a stabili o strategie si de evaluare a cailor posibile de extindere.

Trebuie sa va asigurati ca ati angajat oameni grozavi in care puteti avea incredere pentru a conduce. Cei pe care ii investiti cu aceasta responsabilitate nu vor face lucrurile exact cum le-ati face voi si ar putea sa mai faca si greseli. Trebuie sa rezistati neaparat tentatiei de a prelua controlul. Aceasta este singura modalitate de a le insufla oamenilor care lucreaza pentru voi un sentiment de responsabilitate si sa determinati membrii echipei de management sa se ocupe de afacere ca si cum ar fi a lor.

In doua dintre editorialele precedente am scris despre avantajele pe care le au companiile mici. Acesta este un punct forte in materie de comunicare al grupului Virgin. Companiile din grup se confrunta cu mai putina birocratie iar angajatii stiu cine, ce are de facut.

Puteti sadi o buna comunicare interna in ADN-ul companiei voastre asigurandu-va ca intotdeauna dati dovada de deschidere in discutii, folositi un limbaj clar, lipsit de echivoc, ascultati pe oricine are ceva de spus, indiferent ca este receptionista sau directorul general. Asigurati-va ca le incurajati oamenilor curiozitatea. Daca in trecut v-au facut o sugestie carora voi i-ati dat curs, angajatii vor pune intrebari si vor fi insistenti, ceea ii va ajuta sa rezolve orice problema cu care se confrunta.

Acest lucru va va elibera si va va permite sa va concentrati pe vederea de ansamblu a businessului. Va va permite sa interveniti atunci cand se iveste o problema care solicita interventia dumneavoastra expresa, pentru a ajuta managementul superior sa iasa dintr-o criza si sa le impartasiti din experienta dumneavoastra atunci cand directorii sunt pe cale de a semna un contract. Si mai ales, va puteti ocupa de e-mailuri pe care le primiti in fiecare saptamana, de la alti oameni care au nevoie de sfaturi despre cum se lanseaza o afacere de succes.

Traducerea si adaptarea: Daniela Oancea