Patru sfaturi practice de Time Management pentru work from home

Simt că nu am făcut nimic important azi!

A trecut săptămâna și eu parcă n-am făcut nimic!

S-a făcut deja ora 19?! Când a trecut ziua asta?!

Astfel de replici sunt din ce în ce mai frecvente. Lumea a devenit un mare carusel al noțiunii de dead-line. Mereu mai este ceva de făcut și mereu rămâne ceva nerezolvat. Pare că lumea s-a mutat într-un spațiu claustrofob în care fiecare metru pătrat reprezintă (la propriu) fie o școală sau grădiniță, fie un birou al unei corporații multinaționale. Și cu toate că ne-am „mutat acasă” și în mod practic am epurat timpul consumat în trafic, timpul este parcă mai puțin ca niciodată.

Ideea de Time Management este abstractă – timpul nu poate fi organizat în sine. Ceea ce putem face în schimb, este să ne organizăm activitatea și (mai ales în această epocă) spațiul. În urma a nenumărate discuții având ca subiect organizarea și managementul activității în timp de pandemie, am desprins câteva idei practice – bune de aplicat imediat.

Decide ce este cu adevărat important și acționează în acea direcție.

Fiecare acțiune pe care o întreprindem se poate încadra în una din următoarele variante:

1 Important

2 Urgent și Important

3 Neimportant și Urgent

4 Neimportant și Neurgent.

Împărțiți activitățile și încadrați-le în categoriile de mai sus. După această împărțire – care cere ceva timp – alocați resurse în primul rând lucrurilor din categoria 1 Important. Tentația este aproape întotdeauna de a ne concentra pe activitățile din categoria 2 Urgent și Important. Nu spun că activitățile urgente și importante ar trebui ignorate, dar în managementul activității este recomandat ca cele mai multe resurse să fie distribuite în primul rând spre lucrurile importante. Încă o specificație: observați vă rog că fiecare activitate care a devenit urgentă și importantă a fost la un moment dat doar importantă. Faptul că nu i-am acordat timp la momentul oportun a dus la apariția urgenței. Și da, atunci când un lucru devine urgent și important devine implicit și stresant. Așadar, pentru a nu ajunge acolo, decideți ce este important și ocupați-vă de acestea în timp util. Unul dintre motivele pentru care avem senzația că nu am făcut mare lucru la finele unei zile obositoare și aglomerate este legat de faptul că nu lucrăm la acele direcții care sunt cu adevărat importante.

Planifică Planificarea.

„Dacă lipsește ținta, viața e o rătăcire” – Seneca.

Una dintre cele mai frecvente „greșeli” în procesul de organizare a activității este cea legată de planificare. Există, din păcate, o tendință de a ne organiza conform principiului văzând și făcând. Ideea este că lipsa unui plan ne pune, cel mai adesea, în situația de a nu putea evalua concret rezultatele obținute. Neavând un plan la care să ne raportăm, este foarte greu de extras acele comportamente care ar trebui perpetuate. Mai mult, este foarte important să determinăm ce anume este necesar a fi eliminat din activitatea curentă. Acest lucru nu se poate face dacă nu avem un plan la care să ne raportăm și care să determine acțiunile benefice sau cele indezirabile.

Cel mai adesea oamenii nu au timp pentru a planifica – timpul este foarte scurt. Însă unul dintre lucrurile care fac parte din categoria 1 Important este cel care spune că ar trebui să acordăm un timp special dedicat planificării în sine. În felul acesta vom avea un plan și implicit vom putea observa orientarea noastră spre ținta aleasă. Planificarea planificării este unul dintre cele mai bune instrumente pentru a evita rătăcirea despre care vorbește Seneca.

Stabilește reguli și determină spații care să reprezinte repere de activitate.

De exemplu dacă se stabilește că biroul de lucru se găsește în balcon și intervalul de muncă este 09:00 -17:00, atunci nimeni, în afara celui ce lucrează, nu are voie să pătrundă în spațiul „biroului” în orele de muncă. La fel, dacă se stabilește că „școala” funcționează în bucătărie în intervalul 09:00 -12:00, atunci nimeni, în afară de elev, nu are voie să intre în bucătărie în intervalul orelor de studiu. Bineînțeles, se va păstra ideea de spațiu comun, în afara orelor de lucru sau de școală.

Oferă-ți timp de odihnă în afara lumii electronice – 1993!

Odată cu munca de acasă și cu trecerea în registru online a majorității activităților, a trebuit să petrecem mai mult timp decât de obicei în fața ecranelor de lucru. Această expunere este foarte obositoare. Fără să ne dăm seama petrecem în fața monitoarelor timp îndelungat. Este nevoie de relaxare și de timp de odihnă. Regula este pe cât de simplă pe atât de eficientă. În anul 1993 nu existau în România telefoane mobile.

Timp de 15 minute o dată la două ore de lucru, îndepărtează-te de orice sursă de comunicare electronică. Putem privi pe fereastră, putem sta cu ochii închiși sau pur și simplu putem să facem un pic de mișcare în jurul casei. Aceste 15 minute petrecute ca și cum am fi în anul 1993 vă vor da răgazul energetic de care e nevoie. Bineînțeles că, în cazul în care este posibil, puteți să vă luați pauze mai lungi – important este să vă îndepărtați pentru un timp de lumea electronică.

Alin Comșa este trainer și lector la Fundația Calea Victoriei unde susține Atelierul online de Time management: Cum îmi stabilesc obiectivele?