Managementul timpului. Greșeli (nevinovate)
Suntem manageri și micro-managementul ne ocupă (cam) toată ziua. Din nefericire.
Zilele trec una după alta, ești epuizat(ă) și totuși când tragi linie nici nu îți amintești concret ce ai făcut. Pentru că, din nou, nu ai reușit să lucrezi la task-urile importante, cele care presupun creativitate, care te motivează și pentru care ai ales, în primul rând, job-ul/rolul respectiv.
Pe de altă parte, din fericire, se poate și altfel.
Dacă și tu cauți soluții să elimini presiunea pe care sarcinile mici și neînsemnate o exercită asupra vieții tale, ai ajuns la articolul potrivit.
De cine depinde cum îmi aloc timpul?
Timpul nostru (cele 24 de ore) se împarte în trei categorii:
- Timpul pe care nu îl putem controla. Nu avem, de multe ori, nimic de spus cu privire la ora de început și durata ședințelor programate la nivel de companie, nu depinde de noi ora la care au nevoie să ajungă la școală copiii noștri (ne trezim să le pregătim micul dejun, îi ducem la școală/grădiniță), nu putem controla traficul (cât faci din punctul A în punctul B) și care ne consumă foarte mult timp în aglomerația urbană. Sunt în afara controlului nostru urgențele medicale, ale noastre și ale membrilor familiei.
- Timpul pe care îl putem influența. Poți influența orele și/sau zilele în care stabilești întâlniri cu clienți/furnizori/parteneri, inclusiv cu prietenii sau familia în viața personală. Pentru mine și tipul meu de activitate, de exemplu, funcționează să am două zile pe săptămână în care am toate întâlnirile programate (câte 3-4-5 pe zi), în celelalte trei mă ocup de alte activități care nu necesită deplasări. Atunci când am combinat activitățile (întâlniri și alte task-uri) nu am avut eficiență nici la unele, nici la altele. Spuneam mai sus că nu poți influența cât faci, în trafic, din punctul A în punctul B, cu toate acestea, am un exemplu excelent de la un fost cursant care și-a închiriat propria casă, s-a mutat cu familia cu chirie aproape de locul unde are sediul firma lui, iar traficul (același trafic din București) nu îi mai consumă timp.
- Timpul pe care îl putem controla. O bună parte din timp este exclusiv la dispoziția ta. Depinde de tine la ce oră te trezești dimineața, cât timp petreci în social media, cât de mult te lași afectat de ce conflicte, știri negative (în cea mai mare parte prezentate la televizor și în presă), cum te relaxezi și îți încarci bateriile, la ce oră te duci la culcare seara. Aici sunt bine camuflați, în viața noastră, hoții de timp. De modul în care controlezi acest timp, cum utilizezi autodisciplina depinde calitatea vieții tale.
Greșeli (nevinovate) în modul de a trăi
Din experiența mea, ca observator al vieții mele trecute dar și a celorlalți (în calitate de manager), am remarcat câteva erori pe care, din inerție, fără voință, le facem.
- În primul, rând ne aglomerăm programul cu foarte multe activități, cât se poate de diverse, fără să renunțăm la nimic. Doar în filmele hollywoodiene muritorii de rând ar putea să facă față, pe termen mediu și lung la cât de încărcat este programul în cea mai mare parte a săptămânilor noastre.
- Amânăm la nivel de artă, amânăm mereu și mereu lucrurile cu adevărat importante, amânăm să facem mișcare, să mergem la acea ecografie de rutină, să mâncăm sănătos… Dacă ar fi sport olimpic, probabil am ajunge campioni fără să ne prezentăm la probă (probabil am mai amâna un an și acest lucru).
- Am cam uitat să fim, ne concentrăm pe a avea. Uităm chiar și să respirăm (respirăm superficial în sensul biologic al cuvântului). Este cale lungă de la accepta că orientarea spre oameni aduce rezultate înzecite, însutite, înmiite (cu răbdare) față de orientarea spre rezultate (din acest motiv sunt preferate acțiunile în forță, manipulările, KPI care distrug oameni și companii).
- Suntem prinși în capcană, ne este frică să facem schimbări radicale în profesie, în modul cum ne facem glasul auzit în cadrul companiei, în societate.
Evident că nimeni nu își dorește să se scufunde în micro-management, în activități de rutină, în conflicte inutile, nimeni nu vrea să își dea planul pentru cap pentru urgențele care apar una după alta. Și totuși, de multe ori cam așa se desfășoară activitatea noastră profesională (iar în viața personală avem cam aceleași tipare comportamentale). Suntem îngropați în birocrație, în rapoarte și prezentări, ședințele durează o infinitate. Sunt zile în care de abia reușim să preluăm taskuri noi fără să le abordăm sau finalizăm pe cele vechi. Acest model de supraîncărcare este moștenit, bine împământenit în conștiința noastră, preluat de la primii șefi pe care i-am avut. Pentru mine a fost șocant să aflu, la un moment dat, că subordonații noștri au aceleași frustrări în relația cu managerul ca cele pe care le-am avut și noi în relația cu primul nostru șef/cel care a contat cel mai mult la începutul carierei.
Micro-managementul – un fel de blestem început în era post comunistă
Performanțele noastre ca și manageri sunt determinate de toate cele de mai sus.
Iar micro-mangementul este un fel de blestem (neplăcut de recunoscut și acceptat, dar firesc) al unei generații de manageri/antreprenori la început de era post comunistă.
Când zeci de ani, oamenii au fost învățați să trăiască la nivel micro, pe cât posibil fără legături cu alți oameni, cu alte sisteme și mai ales alte societăți avansate din punct de vedere al culturii organizaționale, când li s-a spus ce să facă și a fost încercată și parțial reușită uniformizarea (la nivel de jos) a vieții, ce alte rezultate ar fi putut să apară?
Cum spui NU micro-managementului
Chiar dacă micro-managementul este o consecință, mi-aș dori să nu o perpetuăm pe mai departe ca și scuză.
Din acest motiv îți propun câte soluții practice și concrete pentru a ieși din era micro-managementului.
- Definește-ți viziunea (profesională plecând de la cine ești tu), păstrează la îndemână și citește (măcar de câteva ori pe săptămână) bilețelul, pagina de agendă unde ai notat unde vrei să ajungi și care este țelul tău suprem.
- Programează-ți doar timpul (numărul de ore) pe care le poți controla și parțial influența. Dacă îți vei stabili activități importante în intervalul orar asupra căruia nu ai control și influență, evident că vei eșua.
- Fixează ( cu ”pironi”) în programul tău, în intervalul orar pe care îl poți controla activitățile importante, cu adevărat importante pentru atingerea obiectivelor, pentru îndeplinirea viziunii tale. Pentru a te asigura că lucrezi conform planului tău, pune telefonul pe mute, închide e-mailurile, social media și alertele de orice fel, stai departe de orice fel de distrageri. Cel mai probabil după o oră – două vei lua telefonul în mână sau vei deschide e-mailurile și vei constata că unele cerințe ale colegilor, partenerilor s-au rezolvat între timp de la sine și mai ales, vei realiza că pământul s-a mișcat în continuare fără ca tu să faci ceva în acest sens.
- Lasă timp pentru relaxare în programul tău, relaxare în adevăratul sens al cuvântului (următorul articol va fi despre metodele de contracarare a stresului din viața noastră).
- Învață să delegi, să îți asumi responsabilitatea pentru dezvoltarea echipei din care faci parte, a oamenilor din jur. Aici nu vorbesc despre vină, în fiecare moment din viața noastră acționăm în funcție de nivelul de conștientizare pe care îl avem. Facem tot ceea ce putem și pentru a avea o influență pozitivă asupra celorlalți este vital să dezvoltăm abilitățile de lideri. Doar așa delegarea are sens și rezultate, doar așa funcționează.
Lipsa timpului din cauza unei organizări defectuoase a activităților profesionale, așa cum este moștenită, produce foarte mult stres. Acest stres poate fi redus semnificativ din viața noastră. Ne-am învățat să trăim cu acesta și probabil este vremea să ne luăm la revedere, să îl lăsăm să facă parte din trecut. Din acest motiv te invit să depășești epoca micro-managementului.
