Gasca si ouale de aur (II)
In mod traditional, managementul timpului a avut mereu de-a face cu eficienta: programari, scheme de economisire a timpului, mai multe lucruri facute mai repede. Ceasul este simbolul sau. Ne conduce spre eficienta.
Imaginati-va un grup de muncitori care sparg de zor asfaltul unei strazi. Seful este in spatele lor, se uita la ceas si ii indeamna sa lucreze mai repede. Se misca foarte bine, face scheme, cauta cai de eficientizare a activitatii. Apoi apare un lider eficace. Evalueaza situatia, desface harta si cu o busola in mana anunta:
Oamenii si organizatiile sunt atat de preocupate sa munceasca, incat nu-si dau seama ca de multe ori au gresit strada. Devenim atat de concentrati pe actiunile urgente din fiecare zi – ceasul – incat ne neglijam atat prioritatile, cat si directia – busola. Ceasul are un rol important si adauga o valoare mare, dar numai dupa ce busola a definit directia cea buna.
In numarul precedent exemplificam doua moduri de a actiona relativ la morala fabulei lui Esop: "ingrijesc gasca ce face ouale de aur", ceea ce ar reprezenta paradigma eficace sau "ma concentrez doar pe obtinerea oualor de aur" ceea ce ar echivala cu paradigma ineficace.
Pune prioritatile pe primul loc – Deprinderea 3 a persoanelor eficace, asa cum a definit-o Dr. Stephen Covey – este bazata pe paradigma eficace: pune pe primul loc lucrurile importante. Paradigma ineficace este: pune pe primul loc lucrurile urgente. Asadar, cuvintele-cheie sunt urgenta si importanta.
Exista patru cadrane ale matricei temporale:
Cadranul I contine activitati care sunt atat urgente, cat si importante. De exemplu, un client important te suna cu o problema presanta. Ti se imbolnaveste copilul. Un sistem vital cedeaza. Esti convocat brusc pentru o intalnire importanta. Cadranul I este plin de crize, probleme presante, termene-limita care apar dintr-o data. Daca nu te duci la acea intalnire importanta, vor fi consecinte dure, deci este o activitate a cadranului I. Acesta este cadranul necesitatii.
Trebuie sa petrecem timp acolo. Dar daca te axezi doar pe cadranul I, acesta se face din ce in ce mai mare pana cand te epuizeaza.
Activitatile din cadranul III sunt urgente, dar nu importante. Acesta este cadranul activitatilor inselatoare, pentru ca lucrurile urgente sunt in aparenta importante, dar de cele mai multe ori nu sunt. Pot fi o intalnire fara o agenda si fara scop sau o intrerupere inutila a zilei tale de lucru. Poate fi un raspuns automat la acel e-mail care tocmai a aparut pe ecran, dar care nu conteaza atat de mult. De cele mai multe ori, pot fi problemele si solicitarile minore ale celorlalti. Fereste-te de cadranul III. Este inculpatul care falimenteaza indivizi si organizatii.
Cadranul IV nu este nici urgent, nici important. Este cadranul risipei si excesului. Contine toate lucrurile pe care le facem pentru a evada, de exemplu: a ne uita la televizor fara masura, a juca jocuri interminabile, a pierde ore intregi pe internet. Oamenii care evadeaza in cadranul IV sunt in general epuizati pentru ca actioneaza in cadranele I si III prea des. Sunt dependenti de urgente si platesc pentru asta. De cate ori nu se intampla sa deschideti dimineata mail-ul, gandindu-va: ia sa vedem, ce problema urgenta a aparut ca sa ma apuc astazi de treaba?
Activitatile din cadranul II nu sunt urgente, dar sunt importante. Aici devenim proactivi. Planificam si ne pregatim pentru viitor. Gandim pentru a preveni problemele. Construim relatii. Devenim mai puternici prin invatare si prin dezvoltarea de abilitati. Ascutim ferastraul. Si in spiritul fabulei din numarul trecut, hranim gasca ce face ouale de aur.
Cadranul II este cadranul eficacitatii. Contine toate lucrurile pe care stim ca ar trebui sa le facem, dar nu le facem pentru ca nu sunt urgente. Parem a nu avea niciodata timp pentru cadranul II. Ironic, totusi, cu cat petreci mai mult timp in cadranul II pregatind, planificand si prevenind, cu atat mai putin timp vei fi fortat sa petreci in cadranul I, gestionand crizele.
Daca analizezi insa agendele majoritatii oamenilor prin prisma celor patru cadrane, vei observa ca aproape tot timpul lor este folosit in cadranele I si III. Ce se intampla, deci, in cadranul II? Este impins intr-o parte. Si ce se intampla in cadranul I? Se largeste. Cat timp poti avea un mod de viata in cadranul I? Care sunt rezultatele? Nu resimti stresul? Nu te epuizeaza, in cele din urma, sa lupti la nesfarsit cu flacarile, mutandu-te de la o criza la alta? Treptat, corpul si mintea ta platesc pentru asta. Nu este durabil. Vei ucide gasca ce face ouale de aur.
Deci, cum iti faci timp pentru cadranul II, cand esti inundat de probleme urgente, presante? Simplu, nu mai petreci atata timp in cadranele III si IV.
Adica sa nu mai raspund tuturor solicitarilor? Si ce se va intampla cu credinta mea, ca oricine merita un raspuns? Pot pur si simplu spune "nu" acelor activitati din cadranul III legate de problemele celorlalti? Da, voi putea spune "nu" popularitatii cadranului III daca voi avea un "da" mai puternic in mine. Iar pe acesta tocmai l-am descoperit. Este principiul care sta la baza deprinderii 3: Eficacitatea necesita disciplina de a actiona in functie de prioritati. Deci, dragi ofertanti, amici, cunoscuti, nu va mai asteptati sa va raspund la toate solicitarile, va rog sa ma intelegeti! Mi-am schimbat paradigma. Multumesc.