Echipa este sistemul sanguin al organizaţiei: Cum folosim tehnologia ca să colaborăm mai bine
Într-un sondaj realizat de Harvard Business Review despre echipele digitale, 72% dintre respondenți au declarat ca o comunicare eficientă în echipă reprezintă cel mai important aspect al colaborării pentru atingerea obiectivelor de afaceri.
Dar ce faci când oamenii din echipa ta se află în diferite colţuri ale ţării sau ale lumii?
Ei bine, există multe soluţii pe piaţă care facilitează colaborarea la distanţă. Însă, deocamdată, acestea nu se bucură de un succes prea mare în rândul angajaţilor. Principalele motive sunt:
- utilizatorii nici nu vor să audă de ele;
- nu sunt integrate în procesele de business folosite de obicei de aceştia la job;
- nu se potrivesc cu stilul lor de muncă.
Dacă tehnologia propusă de conducere nu funcţionează pentru ei, atunci vor găsi singuri o alternativă, care nu e întotdeauna cea mai sigură sau mai eficientă.
Drept urmare, este nevoie de o schimbare de paradigmă.
"Ceea ce se întâmplă în afara ședințelor este uneori chiar mai important decât ceea ce se întâmplă în timpul ședințelor. Prin urmare, ședințele, doar ca discuții, vor fi înlocuite de colaborarea în cadrul echipelor și între acestea, cu ajutorul tehnologiilor bazate pe context", a spus, în cadrul mesei rotunde virtuale la care a participat Revista CARIERE, Andy Brocklehurst, EMEAR Collaboration Lead la Cisco, companie care a dezvoltat o astfel de soluţie, numită Webex.
Iată cele trei elemente de bază de care ai nevoie pentru ca o tehnologie de colaborare bazată pe context să fie agreată şi folosită de angajaţi:
1. Transformarea digitală
– să poţi să comunici cu restul echipei oricând, de oriunde şi de pe orice platformă foloseşti;
– tehnologia trebuie să ajute, nu să încurce, aşa că trebuie să fie integrată natural în modul de lucru al fiecăruia.
2. Simplitatea
– utilizatorul să aibă aceeaşi experienţă indiferent de dispozitivul folosit;
– uşurinţa în utilizare, astfel încât să poată crea şi partaja uşor conţinutul.
3. Securitatea
– fişierele şi conversaţiile trebuie să fie stocate în siguranţă;
– alinierea la prevederile legale;
– analiza informaţiilor.
De la tehnologie, la factorul uman
Laura Dragomir, specialist în comunicare, vorbeşte şi despre importanţa factorului uman.
Ea spune că este esenţial să avem o comunicare deschisă, însă un lider trebuie să facă şi alte lucruri pentru a se asigura că echipa rămâne unită.
Ca să vă asigurați că angajații dvs. de la distanță se dezvoltă, iată pe ce să vă axați:
1. Construiți încrederea în echipă: Încrederea este cel mai important element pentru gestionarea forței de muncă la distanță. Managerii trebuie să poată avea încredere în angajați pentru ca aceștia să performeze, fără micromanagement. Unele companii cu personal la distanță se așteaptă ca angajații să fie în fața camerei video tot timpul. Asta indică lipsă de încredere. Încrederea împuternicește oamenii să facă tot posibilul să-și asume responsabilitatea pentru munca lor.
2. Asigurați-vă că responsabilitățile sunt clare pentru toată lumea: Definiți responsabilitățile specifice pentru fiecare persoană din echipa dvs. Comunicați-le tuturor atribuțiile pe care le au și de locul lor în echipă, astfel încât fiecare membru să știe cum și când să comunice și pe cine se poate baza, pentru a ajunge la rezultatele dorite.
3. Conectați echipele la misiunea și valorile companiei: Pentru a menține moralul și performanța ridicate, este esențial să păstrați transparența cu privire la ceea ce fac diferitele departamente ale companiei. Conectarea tuturor, în mod constant, la misiunea și valorile companiei este ceea ce îi ține pe oameni uniți atunci când nu sunt prezenți fizic într-un birou.
4. Sărbătoriți succesele: Când angajații lucrează singuri de la un birou de acasă sau în alte locații, este posibil să nu știe ce se întâmplă cu restul echipei. Sau chiar ar putea simți că munca lor nu este recunoscută. Mențineți moralul echipei și recompensați, prin recunoaștere publică, realizările lor – atât la nivel individual, cât și la nivel de grup. Satisfacția pe care membrii unei echipe o simt când știu că au lucrat împreună pentru a realiza ceva important este foarte energizantă.