Ce facem când suntem depășiți de sarcini? Tehnici pentru a fi mai productivi

Când am început să studiez productivitatea individuală, am constatat că fiecare percepe ideea în sine de productivitate, în mod diferit. Dacă la nivelul unei companii se poate calcula productivitatea muncii prin raportarea rezultatelor la efortul depus (ex. cifra de afaceri per angajat sau valoarea producției pe oră lucrată), la nivel personal măsurarea productivității devine mai dificilă. Mai mult, dacă în domeniul economico-financiar există formule de calcul ale productivității, în zona personală pare că suntem într-o permanentă căutare a unei “formule” a productivității. Însă, de cele mai multe ori soluțiile pe care fiecare dintre noi le găsim sunt cele care pot declanșa creșterea productivității noastre. Și acest lucru intervine atunci când identificăm mai clar care ne sunt provocările.

De multe ori căutăm să vorbim despre productivitate mai degrabă din experiența noastră, astfel încât în primăvară mi-am propus să identific, chiar dacă la nivel general, care sunt provocările de productivitate ale cititorilor mei. Astfel, am creat un chestionar cu 9 întrebări cu răspuns multiplu dar și opțiunea pentru răspuns deschis.

Întrebările au vizat pe de-o parte cunoașterea grupului de respondenți (categoria de vârstă, localitatea, statutul familial, sexul, statutul profesional) iar pe de altă parte patru întrebări care să arate provocările generale ale respondenților:

– „Care sunt provocările tale în productivitatea la serviciu?” (cu 6 răspunsuri posibile dar și opțiune de adăugare a unui răspuns)
– „Ce folosești pentru notarea sarcinilor tale?” (cu 5 răspunsuri posibile dar și opțiune de adăugare a unui răspuns)
– „Care sunt provocările tale legate de productivitatea individuală?” (cu 4 răspunsuri posibile dar și opțiune de adăugare a unui răspuns)
– „Ce aplicații folosești pentru creșterea productivității tale? ” (răspuns deschis)

Am primit 119 răspunsuri, respondenții fiind în proporție majoritară cu vârste cuprinse între 24-40 de ani (64%), necăsătoriți (76% din respondenți). Peste 65% dintre respondenți sunt femei. Referitor la statutul profesional, majoritatea respondenților lucrează în mediul privat, în timp ce peste 12% sunt antreprenori.

Referitor la provocările privind productivitatea la serviciu, pe primul loc se regăsește numărul mare de sarcini, urmată de întreruperile frecvente precum și lipsa comunicării și planificarea deficitară. Același tipar de importanță al provocărilor este identificat la nivelul tuturor categoriilor profesionale analizate. Persoanele căsătorite consideră că numărul mare de sarcini este pe primul loc în cadrul provocărilor legate de productivitatea profesională, însă pe locul doi menționează lipsa comunicării (în cazul analizei generale întreruperile frecvente erau pe locul secund).

Pentru notarea sarcinilor, agenda și calendarul reprezintă cele mai utilizate instrumente pentru lista de sarcini. În cadrul răspunsurilor s-a evidențiat utilizarea mai multor instrumente (agenda este folosită împreună cu calendarul sau emailul). Aproximativ 10% dintre respondenți au spus că nu își notează sarcinile, iar dintre aceștia jumătate spun că o provocare la serviciu o reprezintă numărul mare de sarcini. 70% din cei care folosesc agenda sau calendarul ca instrument pentru notarea sarcinilor nu menționează lipsa unui plan si a obiectivelor pentru propria persoana, familie și carieră ca fiind o provocare de productivitate individuală.

Întrebarea privind productivitatea individuală a evidențiat, din nou, aceeași ordine de importanță a răspunsurilor la nivelul categoriilor profesionale (angajat mediu privat, mediu public, antreprenor, etc). Lipsa obiceiurilor productive este principala provocarea individuală a celor care au răspuns la chestionar, urmată de dificultatea de concentrare pe activități. Întrucât respondenții au avut posibilitatea să aleagă mai mult de 1 răspuns, peste 87% dintre aceștia au ales două răspunsuri (cel mai frecvent fiind lipsa obiceiurilor productive împreună cu lipsa unui plan și obiective pentru propria persoană, familie și carieră).

Respondenții chestionarului folosesc o serie de aplicații de productivitate, fără să reiasă folosirea predominantă a unei singure aplicații. Printre răspunsurile privind aplicațiile utilizate se evidențiază (în ordine alfabetică): Any.do, Coach.me, Evernote, Google Calendar, Keep, Outlook, Todoist, Toggl, Trello, Wunderlist. Se poate observa utilizarea aplicațiilor ce țin de lista de sarcini, calendar, notare dar și instalarea de obiceiuri.

Una din surprizele pe care le-am avut în analizarea răspunsurilor a fost păstrarea ordinii provocărilor de productivitate la nivelul diferitelor categorii profesionale. Cu toții ne confruntăm la nivel profesional cu un număr de sarcini din ce în ce mai ridicat, de întreruperi frecvente (fie din partea colegilor sau a diverselor dispozitive cu care interacționăm). La nivel personal, așteptările noastre uneori ridicate, conduc la necesitatea de a avea mai multe obiceiuri productive, iar efectul întreruperilor se poate vedea prin nevoia de a ne concentra mai bine pe fiecare moment.

Cum putem folosi rezultatele de mai sus? În primul rând, identificând singuri care sunt provocările noastre curente, care pot fii semnificativ diferite de răspunsurile chestionarului meu. În al doilea rând, să facem mici pași astăzi prin găsirea soluțiilor particularizate problemelor noastre, care să ne crească productivitatea astăzi, fără să căutăm o formulă universal valabilă pentru toți.