Task Blender? Reanalizează-ți prioritățile
E dimineața și ai deschis laptopul. Probabil ai început de mult ziua și ți-ai dus copiii la grădiniță sau la școală în drumul tău spre birou. Sau poate lucrezi de acasă. În oricare dintre situații, azi se anunță o zi plină. Ai câteva ingrediente în fața ta: calendarul plin de meeting-uri online și o listă de sarcini adăugate de zilele trecute. Toate au urgență ridicată. În plus, ai emailuri noi pe lângă cele nedeschise de ieri. Câteva sarcini personale te așteaptă să le rezolvi după program.
Așadar, ai mixul perfect pentru o zi aglomerată. Pare că ai mixat cumva sarcinile ca un blender?
Ce este un “task blender”? Este un mod de lucru prin care integrezi în activitatea ta sarcini diferite și activități diferite care în final duc la prea multă fragmentare a activității. Dacă într-un blender adaugi fructele potrivite și în cantitățile potrivite, rezultatul va fi un smoothie grozav. Dacă, de exemplu adaugi prea multă lămâie, posibil ca rezultatul să nu-ți fie pe plac.
În fiecare zi adăugăm multe activități diferite în “task blenderul” nostru. Multe dintre ele sunt nealiniate cu obiectivele noastre. Alteori, adăugăm acele sarcini ce par mai confortabile pe moment: emailuri, activități urgente dar neimportante și ședințe, multe ședințe.
Îți propun câțiva pași pentru a-ți transforma ziua într-una și mai productivă. Scopul final este să ajungi la rezultate mai bune dar și la mai mult timp liber, limitând influența “task blenderului” tău:
- Analizează-ți task-urile din ultima lună
Creează câteva categorii precum “Meeting-uri”, “Emailuri”, “Task-uri aliniate obiectivelor” precum și “Task-uri primite/Neprevăzute”. Categoriile pe care le generezi ar trebui să te facă să înțelegi unde ți-ai petrecut timpul în ultima lună. Care este mixul actual dintr-o zi? Câte procente pentru “meeting-uri” sau “emailuri”? Petrece mai mult timp pe acele categorii de sarcini relevante pentru obiectivele tale, pentru a ajunge și la concentrarea ridicată.
Pentru acest pas, poți seta de exemplu culori diferite ale categoriilor în calendar.
- Setează-ți care sunt categoriile de sarcini relevante pentru tine
Care este categoria de sarcini de care ar trebui să te ocupi? Care este responsabilitatea ta principală? Asigură-te că petreci majoritatea timpului în această categorie de activități. Care este procentajul celorlalte categorii? - Creează-ți mixul potrivit
Cum ar arăta un mix potrivit pentru tine? Sarcini principale? Cât timp maxim ai putea acorda emailului? Lipsa unor referințe te-ar putea determina să mergi către acele lucruri la îndemână. De exemplu, să verifici emailul. Verificarea emailului nu te scapă de realizarea sarcinilor principale (exemplu: raportul pe care l-ai tot amânat sau noua strategie de implicare pe care n-ai reușit să o discuți cu echipa). De îndată ce ai mixul setat, reverifică-ți agenda și blochează-ți în calendar spațiul pentru acele activități.
Cu siguranță, vor fi zile în care nu te vei putea ține de mixul setat, dar la fel de bine vor exista multe alte zile în care referința setată va fi ghidul necesar pentru a ajunge la rezultate și concentrare maximă.
Photo by Firmbee.com on Unsplash