Eficientizarea timpului în organizații ierarhice vs starea de bine a angajaților
În organizațiile ierarhice, aparent totul este bine organizat și fiecare știe ce are de făcut. Sunt task-uri precise, există o predictibilitate în ceea ce privește modul în care se desfășoară activitățile. Dacă privești însă cu atenție, rezultatele și performanțele diferă de la persoană la persoană. Aceleași sarcini sunt duse la îndeplinire cu eficiență diferită de diverși angajați.
În ce măsură depinde de fiecare angajat cum își organizează timpul și cât de bine organizat este programul acestuia?
Din perspectiva mea este la fel de multă nevoie de gestionarea individuală a timpului indiferent de nivelul ierarhic la care te regăsești la un moment dat.
Ești de acord că există o strânsă legătură, o interdependență chiar între eficiența la locul de muncă și starea de bine a angajatului?
Propun să aflăm cum putem îmbina timpul personal cu cel profesional prin intermediul managementului timpului.
Timpul profesional și timpul personal
Ierarhia organizațională presupune disciplină, sarcini bine delimitate, obiective clare și KPI – uri monitorizate atent. Presiunea pentru îndeplinirea celor de mai sus este de foarte multe extrem de mare. În condiții similare, unii reușesc să realizeze atât de multe în timpul dat în timp de alții lucrează pentru program, noaptea și/sau în week-end. Sunt oare printre aceștia și persoane care au timp pentru ei, care au planuri bine determinate pentru petrecerea timpului liber? Sunt angajați din astfel de organizații care includ în viața lor și pasiunile sau lucrurile care le dau o stare de bine și echilibru? Există soluții pentru a delimita timpul profesional de cel personal? Mai exact de a găsi echilibrul despre care toți vorbesc? Și toate acestea în epoca work from home?
Prezentul articol își propune să identifice cum putem gestiona timpul profesional pentru rezultate excepționale fără a uita de noi înșine, de cine suntem. Iar dacă am uitat deja sau nici măcar nu am aflat, este un moment potrivit să aflăm.
Timpul ne aparține nouă, fiecăruia dintre noi.
Procedurile interne bine puse la punct nu transformă oamenii în roboți (așa cum mulți percep). Dimpotrivă, prin a izola în timp anumite activități, task-uri și a le executa la momentul oportun, îți eliberezi timp și poți lăsa frâu liber creativității.
Cei patru piloni ai managementul timpului au acest rol determinant spre rezultate mai bune, fără presiune și stres. Scepticii vor spune că nu poți schimba modalitatea de lucru dintr-o companie, afluxul de sarcini, nu ai control asupra urgențelor. Răspunsul meu pentru aceștia este depinde… depinde ce faci în acest sens. Dacă te aștepți la rezultate peste noapte, cu siguranță nu vei putea, nici măcar nu merită să depui eforturi în acest sens.
Soluția este să comunici către nivelul superior că ai o viziune diferită, un plan pus la punct prin care poți să economisești timp pe care să îl folosești creativ în folosul dezvoltării organizației din care faci parte. În felul acesta poți să convingi mult mai ușor.
Ai nevoie de dovezi că poți organiza diferit timpul, iar organizația poate beneficia în acest mod.
Începe așadar cu a gestiona timpul pe care îl poți controla direct. Cu siguranță, zilnic, o parte din program (mai mică sau mai mare) este sub controlul tău total. Utilizează acest timp ca un pilot și prezintă ca un studiu de caz, în prima ședință/discuție cu managerul direct de unde ai plecat și unde ai ajuns.
Cere apoi, explicit, mai mult timp care să îți aparțină și în care să organizezi activitățile așa cum consideri potrivit. Poți cere suport de la colegi, superiori pentru a obține feedback și a găsi soluții punctuale. Găsește modalități prin care îți poți lua timpul înapoi, pentru că timpul tău îți aparține ție și nu altcuiva.
Găsește suport în organizația ta, în viața personală.
De foarte multe ori, ai nevoie de un mentor, o persoană care să te inspire, care să știe să îți pună întrebările potrivite pentru atingerea obiectivelor. Inclusiv în această situație, în care dorești să schimbi mai mult sau mai puțin radical modalitatea în care gestionezi timpul vei avea nevoie de suport din partea cuiva care a reușit în acest domeniu. Cu siguranță, dacă ești atent(ă) vei găsi în jurul tău astfel de modele care vor fi dispuse să te sprijine în acest demers. Important este să comunici cu voce tare, să fii ferm(ă) în a lua în considerare timpul ca și resursă esențială în ceea ce faci. De cele mai multe ori urmărim obținerea de bani și neglijăm ce altceva am putea face în același interval de timp dat. De aici stres, din ce în ce mai mult stres pentru că timpul pare că nu este suficient.
Identifică în jurul tău o persoană potrivită pentru a discuta provocările pe care le ai, pentru a primi recomandări și suport în activitatea pe care o desfășori. Ai în aceeași măsură grijă de timpul liber cum ai și de cel profesional.
Fii perseverent!
Cunoști o activitate de succes care nu a avut nevoie de timp și răbdare pentru a prinde contur? Trăim pe repede înainte și ne lăsăm vrăjiți de soluții care propun minuni.
Dincolo de faptul că relația cu timpul este extrem de personală și nu se pot aplica rețete universal valabile, nerăbdarea în a avea rezultate rapide duce spre demotivare în termen scurt, mai mult stres dat de neputință și multă nefericire.
Relevant în orice schimbare este să începi cu pași mici, cu obiceiuri pe care să le incluzi în programul zilnic. Analizează ce ai reușit, ce a funcționat, ce ți-a adus beneficiile dorite și, pe de altă parte, ce nu s-a potrivit în programul tău dintre activitățile planificate. Află care au fost motivele pentru care ziua ta nu a decurs așa cum ai plănuit. Reprogramează activitățile rămase în afara timpului ținând cont de ce ai aflat în etapa de analiză. O nouă zi, o nouă șansă de și mai bună organizare a timpului care să te aducă mai aproape de o viață bogată și echilibrată personal și profesional.
Ce faci cu urgențele?
Cu toții avem urgențe de rezolvat. Profesionale și personale. Asupra unora dintre acestea nu avem control. Și este nevoie să ne ocupăm de ele de îndată.
Altele însă provin de multe ori din procrastinare, din amânarea până în ultimul moment a sarcinilor, precum și din neglijarea pe termen lung a priorităților. Această ultimă categorie de urgențe este eliminată (treptat) prin aplicarea corectă a principiilor de managementul timpului.
Deși nu am o explicație logică, confirm faptul că, de la un anumit moment încolo, urgențele din prima categorie se diminuează ca și intensitate și frecvență de apariție. Pur și simplu pare că nu mai este loc de acestea în viața noastră.
Din experiența personală, dacă îmi las o zi fără o planificare riguroasă, din senin, apare o urgență majoră sau chiar mai multe ca acelea din timpurile când trăiam sub presiunea timpului. Parcă lipsa de organizare le face din nou loc în viața mea.
Doar că am învățat să nu renunț și să o iau de fiecare dată de la capăt.
Îmbunătățirea continuă este cheia.
Acest proces de transformare a modului în care îți organizezi activitatea are nevoie de îmbunătățire continuă. Este vorba despre a găsi soluții optime, fără presiune din exterior. Reușești să valorifici din ce în ce mai bine resursele de care dispui, printre care și timpul.
Aflat(ă) în această etapă, cum ar fi să împărtășești din experiența ta altora? Cu siguranță ceilalți vor remarca diferența în modul în care te simți și te comporți (atât profesional, cât și personal).
Așa că să nu fii surprins(ă) dacă vei găsi printre colegi persoane care își vor dori să le fii mentor la rândul tău. Include în programul tău (vei avea timpul necesar) și această activitate (fără să renunți la lucrurile importante pe care le ai de făcut). Iar ideile de îmbunătățire continuă vor veni natural, fără efort deosebit.
Invitația mea este să ne privim pe noi înșine și să îi privim pe ceilalți ca oameni complexi cu provocări personale și profesionale, de cele mai multe ori, în același timp.
Să ne luăm timpul înapoi!
Photo by Aron Visuals on Unsplash
