7 recomandări pentru echipele autonome care vor să supraviețuiască și să obțină rezultate
Sursa foto: Pixabay.com
ECHIPE AUTONOME – credeam că așa ceva este imposibil. Adică echipe fără manager și care funcționează productiv, fără conflicte și sustenabil. Am și scris un articol pe temă atunci când am întâlnit prima oară acest concept. Credeam atunci că este imposibil pentru că una dintre nevoile fundamentale ale ființei umane este nevoia de direcție, adică nevoia de a avea un punct de referință către care să privească, de la care să primească îndrumare și apreciere. Adică, în limba organizațională, un lider.
Aflasem că există echipe autonome, dar nu înțelegeam ce le ține împreună, cum reușesc să își îndeplinească obiectivele și misiunea. Această întrebare m-a preocupat și răspunsul a venit recent. Am avut ocazia să livrez un program despre productivitate personală unei echipe de tineri dintr-o companie de tehnologie și când am abordat tema stabilirii de obiective specifice și măsurabile ca măsură împotriva risipirii timpului prin lipsa de claritate asupra a ceea ce este de făcut… un participant a spus: nu avem manager local care să stabilească obiective profesionale pentru noi, suntem doar noi, echipa, iar managerul nostru lucrează în altă țară, are foarte mulți subordonați în diferite țări, nu avem contact foarte frecvent și ne întâlnim foarte rar.
Acestea păreau semne de echipă care are nevoie să se ”descurce” autonom în activitatea zilnică. Am pus mai multe întrebări participantului respectiv și am aflat că ei se ghidau în munca lor după fișa de post și în funcție de cerințele ”clientului intern”. În situația în care o cerință venea din companie pentru domeniul lor de activitate, cel care o prelua aprecia dacă este de competența sa și atunci răspundea pe loc sau se angaja să dea un răspuns într-un termen agreat cu solicitantul sau… preda sarcina altui coleg din echipa. M-am uitat atent la persoana care îmi vorbea și m-am întrebat de ce competențe personale și profesionale are nevoie un membru într-o echipa autonomă?
Deoarece, ca să poți face așa ceva e nevoie să fii conștient că nu te poate ghida cineva în munca de zi cu zi, că trebuie să te consulți cu colegii sau cu ”internetul” și că doar fără orgoliu personal poți să recunoșți că ceva te depășește și să transferi oportunitatea de a livra rezultate altui coleg. Mi se pare extraordinar să poți face acestea și mai ales la vârste la care experiența de lucru nu există și nu te poate ghida. Atunci alte trăsături ar trebui să definească oamenii din echipele autronome. Mă gândesc că acestea ar putea fi: maturitate personală, conștiență în legătură cu nivelul propriu de capacitate profesională, modestia să accepți că ești sub nivelul cerut și curajul de a recunoaște aceasta, abilități de comunicare persuasivă pentru a convinge un coleg să preia o sarcină, capacitatea de a negocia o eventuală împărțire a sarcinii și, nu în ultimul rând, disciplină personală pentru a putea duce sarcina la bun sfârșit și de a te asigura că și celălalt coleg își face partea sa, astfel încât să nu spui la final clientului intern: ”eu am făcut și pot să îți livrez partea mea, dar colegul nu a făcut și nu este vina mea…..”.
Nu știu să existe prea multă literatură de specialitate despre echipele autonome, pentru că nu sunt multe companii care încearcă acest model de organizare, însă pornind de la observația asupra cazului prezentat mai sus și făcând anumite corelații cu ce s-a scris și experimentat despre echipe, pot face recomandările de mai jos în legătură cu felul în care o astfel de echipă ar putea supraviețui și obține rezultate care să o ajute să rămână integrată în ”lanțul de valoare” al unei afaceri.
- Cunoașterea nivelului propriu de capacități personale și profesionale
Fiecare membru al echipei ar trebui să își cunoască foarte bine în primul rând conținutul fișei de post și nivelul personal de competență. Este ușor să citești fișa de post, însă nu atât de ușor să înțelegi care sunt toate posibilele aplicații în practică ale responsabilităților incluse acolo. Se poate discuta cu un coleg cu același rol, cu ”clientul” intern sau extern în legătură cu posibilele așteptări pe care le poate avea de la rolul tău și de la tine. Cunoașterea și asumarea limitelor personale duce la curajul de a exprima uneori DA, iar alteori NU, în ceea ce privește anumite sarcini care ți se cer. Neavând un manager în apropiere să poți întreba, va fi necesar de multe ori să iei singur decizii și să le comunici.
- Cunoașterea bună a fiecărui coleg de echipă din punct de vedere personal și profesional
Vei ști astfel cu cine lucrezi, pe cine te poți baza când ai nevoie de o minte sau brațe în plus. Contribuția colectivă la realizarea sarcinilor este necesară în vârfuri de încărcare sau în sarcini complexe sau pur și simplu când te simți depășit cantitativ sau calitativ de ce ai de făcut. Așadar nu pierde ocazii de a relaționa, comunica și lucra împreună cu colegii de echipă.
- Întâlniri zilnice de echipă pentru planificare sau informare privind statusul proiectelor și cerințele clienților
Întâlnirile în care membrii echipei se pun la curent cu statusul proiectelor, cu lecții învățate sau în curs de rezolvare sau în care planifică împreună îndeplinirea sarcinilor nou apărute ar trebui să fie un obicei zilnic. Stabilirea unei agende standard și a unor obiective pentru întâlnire precum și asumarea prin rotație a rolului de ‘’meeting leader’’ va ajuta la folosirea eficientă a timpului precum și la folosirea competențelor tuturor celor din echipă. Se va evita astfel și instalarea anumitor membri mai influenți sau mai experimentați în roluri de lideri informali precum și la apariția de conflicte sau lupte pentru supremație.
- Alocarea de roluri membrilor echipei pentru tipuri de sarcini și categorii de clienți
Atunci când știi ce ai de făcut și către cine trebuie să te îndrepți cu performanța ta, este mai ușor să îți folosești timpul, să știi domeniul în care trebuie să te perfecționezi și ce sarcini să primești spre îndeplinire. Ideal este ca alocarea rolurilor și tipurilor de clienți să se facă împreună în echipă sau împreună cu un lider organizațional.
- Colectarea constantă de feed-back de la clienții interni sau externi pentru o îmbunătățire continuă și co-creare de soluții.
Calibrarea permanentă cu clientul intern sau extern în ceea ce privește calitatea și cantitatea serviciilor oferite acestora ajută la pastrarea drumului drept și atingerea obiectivelor sau misiunii echipei. Feed-back-ul se poate colecta prin chestionare, discuții individuale, focus group-uri sau orice altceva care poate ajuta în acest sens. Rezultele colectării feed-back-ului, interpretarea acestuia precum și acțiunile stabilite pot fi împărtășite cu clientul. Acesta poate ajuta la creionarea unor acțiuni mai țintite către nevoile sale și chiar și la o interpretare mai bună a feed-back-ului colectat. Imaginați-vă ce relație de parteneriat autentic se poate naște în cazul acestui tip de lucru împreună cu clientul!
- Networking constant și continuu cu alți jucători relevanți din organizație pentru asigurarea accesului la resurse informaționale și bugetare în funcție de nevoi
În absența freceventă a liderului, membrii echipei au nevoie să se asigure că au acces la resurse informaționale și bugetare pentru a-și atinge obiectivele. Astfel, rețeaua de contacte profesionale din companie trebuie întreținută prin dialog constant, iar atunci când echipa are nevoie de resurse, acestea să poată fi puse la dispoziție cu ușurință și în timp optim.
- Dezvoltare personală și profesională continuă
Să păstrăm în minte constant nevoia de dezvoltare continuă stimulată de cerințele clienților și nevoia personală de a fi mai bun, de a supraviețui într-un mediu în continuă schimbare și de extrem de competitiv. Astfel, auto-instruirea poate juca un rol important: lecturi profesionale, participări în ședințe de lucru interdepartamentale, consultări cu colegii. Și nu în ultimul rând, parteneriatul cu departamentul de HR poate ajuta prin alocarea de bugete pentru instruirea externă.
Concluzie
Este cu siguranță o provocare să faci parte dintr-o echipă autonomă, însă uitându-mă la ce am scris mai sus și la ce am văzut la alții, cred că se poate și imaginați-vă cum va arata setul vostru de competențe personale și profesionale când vă veți da seama că ați reușit.
Eu am încredere și vă doresc succes!
