Biroul – a doua ta casă și organizarea eficientă a acestuia
De câte ori nu ai rămas până târziu la birou să rezolvi lucruri urgente? Cum îți place să fie spațiul în care lucrezi? Preferi să ai colegii lângă tine sau să ai propriul birou? Cea mai mare parte a timpului din zi o petrecem la serviciu. Organizarea spețiului în care lucrezi este poate cel mai important factor în productivitatea ta. Cum îl preferi?
Work & Co, noul birou din Portland, Oregon, este dovada faptului că nu toate birourile cu plan deschis sunt nefericite, se arată într-un articol postat de site-ul FastCompany.
Birourile deschise sunt aici pentru a rămâne, indiferent de știința care le condamnă. Asta pentru că acestea sunt cele mai eficiente metode de a înghesui cât mai mulți angajați într-un spațiu. Asta înseamnă că suntem sortiți să facem față zgomotului, lipsei intimității și insuficienței interacțiunii personale care vine cu birouri tipice deschise. Sau ar putea fi proiectate să atenueze aceste deficiențe păstrând în același timp beneficiile funcționale?
Studioul de design interior, Casework, a încercat tocmai acest lucru cu noul său birou pentru proiectare, agenția de tehnologie Work & Co din Portland, Oregon. Designul firmei are o acustică inteligentă pentru a păstra liniștea, o bucătărie și o bibliotecă comună cu o cafenea și o lipsă totală de trucuri tipice de birou. „Nu am vrut să se simtă ca un spațiu de birou tipic”, spune Casey Sheehan, partener la Work & Co, care a lucrat la redesenarea spațiului. „Vrem să se simtă mai cald și aproape ca un hol de hotel sau o casă – un loc de adunare.”
Keasler a recunoscut, de asemenea, că oamenii au nevoie de diferite spații în care să lucreze. „Unii oameni preferă să fie în întuneric, într-o gaură fără distragere, iar alții sunt extroverți. Este vorba doar despre gândirea la diferite tipuri și dimensiuni de spații.”
Pentru cei care au nevoie de propriul spatiu departe de oricine altcineva, există „cabine telefonice” private. Întregul etaj al biroului este plin de diferite dimensiuni de săli de conferințe pe care oamenii le pot rezerva, iar Keasler a lucrat pentru a crea zone specifice în întregul birou, unde cineva ar putea sta cu laptopul lor – un spațiu mic sub scări care are un covor și perne, sau o mică bibliotecă pe podea, care se concentrează pe instrumente de creație analogică, inclusiv camere vechi și o placă turnantă. Biblioteca face parte din încercarea lui Keasler de a oferi o zonă care este în mod explicit non-digitală, în care angajații agenției – care utilizează doar instrumente digitale – să se poată inspira.
Bucătăria joacă un rol central în combaterea vibrațiilor planului deschis. Deoarece studioul se concentrează în întregime pe proiecte de design digital, oamenii sunt oarecum legați de calculatoarele lor și tind să folosească mai degrabă instrumente de comunicare digitală decât să vorbească personal, o problemă care este agravată de planul deschis. Dar Work & Co a dorit să păstreze o tradiție în întreaga companie în care angajații se întâlnesc în fiecare zi pentru mesele de prânz, împreună cu bucătăria care arată ca o cafenea – nu sunt permise prânzuri de birou triste.
Unul dintre elementele cele mai impresionante ale designului este ceea ce nu este acolo: mese de ping-pong sau console de jocuri, jucători ai mai multor spații de lucru orientate spre tehnologie. Biroul Work & Co nu a fost conceput pentru a convinge oamenii să rămână la locul de muncă după orele de lucru. Sheehen speră în mod deliberat să promoveze echilibrul între viața profesională și viața de familie prin designul locului de muncă, fără a adăuga orice extras de fantezie, oferind doar suficient spațiu pentru a lucra eficient.
Daniela Anton, consilier psihopedagog și profesor de psihologie, ne spune care este importanța organizării în general și cum o putem obține mai ușor și mai simplu.
De ce este important să fim organizați?
Pentru că organizarea este în strânsă legătură cu eficiența, o bună valorificare a timpului, cu o minte clară care știe ceea ce are de realizat pentru o perioadă mai lungă sau mai scurtă de timp.
Dacă nu suntem înzestrați în mod natural cu această abilitate este de dorit să o cultivăm, altfel putem risca să irosim o parte din energia noastră, sau să fim împrăștiați.
Cum putem deveni mai organizați?
- Alege un moment al zilei în care să îți stabilești prioritățile pentru ziua următoare, preferabil fie seara, fie dimineața (mai curând)- când avem cea mai bună acuitate mentală și un tonus energetic excelent.
- Poți apela la clasica agendă de birou, unele aplicații pe telefon, sau îți poți nota cu post-uri ceea ce ai de realizat.
- Dacă nu te consideri o persoană organizată te poți inspira de la colegii tăi din jur atunci când ai șansa de a-i avea. Acest aspect este foarte necesar mai ales atunci când suntem în perioada de formare a unui stil de muncă, în primele luni de muncă într-un nou climat organizațional, sau fie imediat după finalizarea studiilor și tocmai ce am intrat pe piața muncii.
- Cultivarea flexibilității: a fi organizat nu înseamnă a fi rigid, oricând pot interveni noi cerințe, solicitări, reprezintă doar a avea un fir conductor care să permite urmărirea obiectivelor și scopurilor noastre. Putem stabili termene pentru realizarea sarcinilor, în genul cele care au un grad de realizare mai mare, sau cele prioritare.
- Organizarea este cu adevărat necesară mai ales pentru îndeplinirea unor sarcini care presupun un volum mai mare de muncă, având un efect mintal fantastic, acela de înaintare și menținere a tonusului motivațional și intelectual până la finalizare.
- O bună organizare e legată de sentimentul de încredere, valorizare, proeficiență, ancore importante în obținerea succesului profesional.
În concluzie conștientizează importanța acestei etape firești în realizarea obiectivelor și fă de fiecare dată pașii necesari, este doar o chestiune de cultivare și implementare, în timp vei fi plăcut surprins de evoluția ta cu privire la această abilitate !
Daniela Anton
Are o experiență de 6 ani în învățământul preuniversitar în calitate de consilier psihopedagog și profesor de psihologie. În ultimii 2 ani și jumătate activează în calitate de psiholog în cadrul Departamentului de Consiliere Profesională, Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bacău, fiind preocupată de dezvoltarea personală și profesională și animată în general de dorința de a reuni oamenii în general.