Ponturi pentru a organiza un teambuilding reuşit – Partea I

[acest articol este adresat acelor HR manageri care din varii motive aleg sa îşi organizeze intern activităţile de teambuilding outdoor. El este un ghid opţional, care nu acoperă întreaga problematică specifică unui teambuilding outdoor]

1. Perioada

Perioadele cele mai propice pentru organizarea unui teambuilding sunt sfârşitul primăverii (mai şi prima jumătate a lui iunie), respectiv începutul toamnei (ultima săptămână din august şi toată luna septembrie).

Dacă veţi merge vara va fi foarte cald, cu toate consecinţele ce decurg de aici:

– consumul de apă şi disconfortul datorat căldurii cresc semnificativ. Luaţi în calcul că un om care aleargă prin pădure cu bicicleta sau trăgând cu arma de paintball va consuma mult peste cei doi litri de apă regulamentari în ziua de teambuilding outdoor. Înmulţiţi o medie de 3,5 litri cu numărul participanţilor şi veţi constata că fie aduceţi un camion, fie veţi avea nişte colegi deshidrataţi în teren.

– Vara, numărul celor plecaţi în concediu este mare. Oricât de interesante ar suna activităţile propuse colegilor, cu siguranţă ideea de a sta pe plajă la mare cu familia va fi triumfătoare. Fie planificaţi din timp, fie plasaţi teambuildingul la sfârşit de iunie sau început de septembrie. Luaţi totuşiîn calcul şi colegii care pleacă cu oferte off-sezon în Tunisia, Turcia, Grecia, Croaţia sau Muntenegru.

Dacăveţi merge iarna, asumaţi-vă că ziua lumina scade considerabil. În decembrie la 17.30 este deja întuneric. În plus, văveţi lupta şi cu vremea nefavorabilă. Oricum, este preferabil săfaceţi teambuildingul înainte să se schimbe ora (ultimul weekend din octombrie).

În general, pentru toate teambuildingurile se recomandăachiziţia de pelerine de ploaie pentru întreaga echipă. Multe din ele nu vor fi purtate probabil oricum, dar sunt exact ce trebuie dacă se întâmplă să plouă, ori voi trebuie săfiţipregatiţi inclusiv pentru ploaie torenţială, primavara şi toamna, dar şi în timpul verii, mai ales la munte.

2. Transportul

Transportul depinde în principal de doi factori: distanţapână la locul de teambuilding, respectiv mărimeaechipei. Pentru echipe de peste 30-35 de persoane, devine rentabil săînchiriaţi unul sau sau mai multe autocare. Dacădistanţa este rezonabilă (pânăîn 200-250 kilometri), autocarul are marele avantaj că apropie oamenii încă de pe drum.

Partea proastă a autocarului este că viteza medie de deplasare este undeva sub 50 km/h. Opririle dese, berile luate din benzinărie, statul la coadă la toaletă la benzinărie, opririle obligatorii din punct de vedere legal, ambuteiajele şi porţiunile cu serpentine (pentru că peste trei sferturi din teambuildingurile făcute în România se petrec la munte) sunt factori care duc la o viteză medie proastă. Aşa că asumaţi-vă 4-5 ore pentru un drum de 200-250 km. După 300 de kilometri, fie pierdeţi aproape o zi la dus, o zi la întors (sau ajungeti la hotel ori acasă târziu în noapte), fie mergeţi cu maşinile firmei. Dacă există.

Nu vă amăgiţi cu ce vă povestesc şoferii de autocar (două ore până la Predeal înseamnă de fapt minim 4 ore), dar decât să speraţi că la voi nu se va întâmpla, mai bine gândiţi-vă la ceva de omorât timpul şi la care să participe toată echipa. Mima sau jucatul de cărţi sunt soluţii slabe, de maxim jumătate de oră. Este preferabil să aveţi un virtuoz care să aducă o chitară. Rezultatele sunt vizibile chiar şi în condiţii de echipă mofturoasă.

3. Cazarea

Sigur că locul de desfăşurare este important, dar în cazul unui teambuilding outdoor, oferta de cazare trebuie completată cu informaţii despre ce se aflălângă hotel, nu neapărat în hotel. Câteva ponturi:

– evitaţi zonele aglomerate. Riscul de a avea gură cască la programul de teambilding este mare, în plus vă va fi mai greu să practicaţi unele activităţi (paintball, ATV) fără a avea nevoie de personal suplimentar pentru a securiza zona în vederea evitării unor situaţii nedorite. Şi chiar şi fără, există riscul să rămâneţi fără recuzită sau echipament (trăimîn România, deci atenţie pe unde instalaţi atelierele în pădure, noi am avut numeroase incidente de acest gen). De aceea este bine să evitaţi Valea Prahovei, litoralul, zonele de lângă staţiunile populate. O fi oferta de hotel avantajoasă, dar nu este totul…

– încercaţi să găsiţi o unitate de cazare cu o capacitate apropiată de a grupului. În caz contrar riscaţi fie să deranjaţi ceilalţi turişti cu petrecerea de sâmbăta seara, fie să vă treziţi cu un botez asurzitor în salonul alăturat. Sugestia noastră este să găsiţi un spaţiu de cazare care să mai aibă mai puţin de 10% din capacitate peste mărimea grupului. De cele mai multe ori, hotelierii vor opri cazările pentru alţi turişti, avantajul fiind că veţi avea toate facilităţile la dispoziţie.

– vizitaţi în prealabil hotelul/pensiunea. Verificaţi dacă piscina are apă, dacă aveţi camere duble şi nu triple (la pensiuni se mai practică să umfle artificial capacitatea de cazare), pentru perioada de iarnă asiguraţi-vă că aveţi camerele încălzite cu o zi înainte.

– negociaţi cu hotelul diagrame de cazare flexibile. Angajaţii sunt o naţie ciudată de oameni cu nivel mare de răzgândire pe ultima sută de metri. Estimaţi un număr minim şi maxim de participanţi, rugând hotelul să vă factureze la sfârşit în functie de totalul ocupat. Luaţi-vă marje pentru situaţiile în care unii manageri vor dori camere în regim single, de asemenea, nu luaţi camerele la fix pentru situaţiile în care veţi avea de cazat într-o cameră dublă băiat şi fată. Este preferabil să faceţi împarţirea pe camere din vreme (şi să o trimiteţi din timp) pentru a evita timpii lungi de cazare.

4. Mesele

Mesele, aparent un detaliu nesemnificativ, sunt importante atât pentru socializare, cât şi pentru o bună dispoziţie generală în echipă. Nu lăsaţi la latitudinea unităţii de cazare meniurile; de cele mai multe ori acest lucru va avea drept consecinţă un meniu prost gândit, slab ca atractivitate pentru participanţi, cu profit mare pentru hotel, dar şi cu numeroase mutre din partea angajaţilor. Nu uitaţi că teambuildingul în sine trebuie să fie o experienţă plăcută din toate punctele de vedere. Dacă mergeţi la un teambuilding în Apuseni şi primiţi meniu mixed grill cu cartofi prăjiţi, aşteptaţi-vă la represalii de la cei care se aşteaptă să primească pită cu unsoare, slană, palincă, balmoş (tradiţionala mămăligă fiartă în smântână) şi gomboţi (găluşte cu prune). Unele unităţi de cazare chiar sunt vestite pentru această componentă care transformă teambuildingul într-o experienţă de neuitat (Conacul lui Dinescu, Fraţii Jderi, Cetatea Carului, Hanul din Ardeal etc). Alegeţi o destinaţie unde mâncarea în sine este o experienţă şi nu veţi regreta.

Indiferent însă unde faceţi teambuildingul, aranjaţi şi o masă tradiţională şi cereţi asta în mod expres celor de la hotel sau pensiune. Iar ca sfat, este preferabil să vă cazaţi într-o pensiune mare decât într-un hotel mic. Mâncarea,în general, este mai bună la pensiune, iar personalul mai flexibil. Ca test: întrebaţi la hotel dinainte dacă vă pot oferi o masă specială/tradiţională etc. Dacă-i vedeţi că nu sunt proactivi şi se codesc sau vă cer un preţ piperat, este un semn clar că mâncarea este de duzină şi că ar trebui să vă gândiţi serios la o altă unitate de cazare.

La fel, uitaţi-vă cu atenţie la gramaje. Faceţi meniurile în regim bufet şi nu porţie. Nu toţi oamenii mănâncă tot ce e în farfurie şi nu toţi mănâncă în mod egal. Nu uitaţi de vegetarieni. Chiar şi doi-trei dacă sunt, trebuie să aveţi în vedere şi variante fără carne. Un simplu chestionar înainte de teambuilding vă va ajuta în acest sens.

Pentru ziua de outdoor, gândiţi-vă la masa de prânz. Aveţi mai multe variante:

– hrană rece standard (optaţi pentru fructe, sandwichuri vidate şi batoane energizante)

– masa la hotel (presupune coordonare bună a grupului)

– barbeque asigurat de hotel sau pensiune, aproape de locul de desfăşurare a activităţilor.

Noi recomandăm ultima variantă.

5. Consumul de alcool (Spritzbuilding)

Nu vă amăgiţi că aşa ceva nu o să se întâmple. Pentru a preveni, anunţaţi-i că cei care exagerează vineri seara cu băutura nu vor intra în program, nu se vor da cu ATV-ul, nu vor participa la activităţile cu corzi sau la paintball, pe motiv că sunt activităţi cu grad de risc (şi aşaşi este). Moderaţi consumul de băuturi prin sistemul de vouchere. Oricum veţi avea oameni care vor exagera, aşa că renunţaţi în a face poliţie. Unii oameni pur şi simplu nu sunt oameni de înţeles şi riscaţi să vă stricaţi relaţiile interdepartamentale.

Faceţi înainte o sedinţă cu managementul. O vorbă spusă în autocar de şef poate tempera puţin lucrurile, dar nu fiţi ca la Inchizitie. Legea fructului oprit va face mai mult rău decât bine.

Totuşi, fiţi pregătiţi să acordaţi asistenţă celor care exagerează. Cel mai bun remediu pentru cei care au luat-o pe ulei este să îi forţaţi să bea apă înainte să se culce. Al doilea bun remediu este somnul. Dacă au băut până la 4-5 dimineaţa, nu îi treziţi la 8 să facă tiroliana, oricum nu vor fi buni de nimic. Lăsaţi-i să doarmă şi să regrete că au ratat ocazia. Vor fi înfieraţi şi de restul colegilor şi este preferabil să se întâmple asta decât să scoateţi din dispozitivul de distracţie şi bună voie vreo colegă miloasă care să îi ajute pe mahmuri să se dreagă.

Articol preluat de pe Wildescapes.ro