…sa te asiguri de reusita unui proiect
Inainte de inceperea proiectului, se organizeaza o sedinta de lucru in cadrul careia se stabilesc toate sarcinile care vor concura la indeplinirea acestui proiect, sarcini pentru care se stabilesc: resursele necesare, succesiunea lor logica si temporala. Se numesc responsabili pentru fiecare sarcina si se iau in calcul factorii de risc – evenimentele care pot aparea pe parcursul derularii proiectului – care pot avea o influenta asupra acestuia. Totodata, este necesar ca pentru toti acesti factori sa se creeze instrumente sau planuri de masuri – un asa numit plan B.
Un aspect important legat de impartirea responsabilitatilor este acela de delegare a sarcinilor in functie de competentele si know-how-ul fiecarui membru al echipei de proiect, avand grija, in acelasi timp, sa se stabileasca atat persoana catre care raporteaza fiecare, cat si persoana care va asigura back up-ul in cazul indisponibilitatii responsabilului direct. Participarea tuturor membrilor echipei la faza de proiectare a proiectului asigura implicarea activa si asumarea responsabilitatii acestora cu privire la finalizarea sarcinilor, in conditiile agreate. Un alt aspect important este acela de monitorizare permanenta a stadiilor de indeplinire a diferitelor etape si, totodata, a factorilor de risc asumati in faza de proiectare pentru a putea interveni asupra lor, inainte de transformarea acestora in bariere insurmontabile pentru obiectivul final.
Exista insa, uneori, evenimente neprevazute care pot ameninta insasi reusita proiectului, transformand totul
intr-o situatie de criza. In acel moment, soarta intregului proiect depinde, pe de o parte, de abilitatile si cunostintele managerului in ceea ce priveste comunicarea cu membrii echipei si de experienta anterioara in situatii similare si, pe de alta parte, de unitatea acestei echipe.
In domeniul relatiilor cu clientii, mie imi place sa spun ca: "nu exista probleme, ci doar situatii care trebuie rezolvate, iar fiecare situatie are cel putin doua solutii, chiar daca una dintre ele pare inacceptabila: traiesti sau mori. Daca vrei sa traiesti inseamna ca ai ales". Daca intreaga echipa impartaseste aceeasi viziune, intotdeauna membrii acesteia se vor concentra pe ceea ce este de facut si nu pe ce nu se poate face, venind intotdeauna cu idei pentru rezolvarea situatiilor in care se gasesc si cautand cea mai buna solutie.
Modul de comunicare trebuie adaptat astfel incat sa raspunda cerintelor tuturor celor implicati in proiect. Este important ca stimulii pe care ii transmitem sa primeasca un raspuns trecut prin filtrul gandirii si nu o reactie de genul "nu vreau, nu pot". Uneori varsta, temperamentul, experientele anterioare pot constitui bariere atat in comunicare, cat si in solutionarea diverselor situatii in care ne gasim. De aceea, este foarte important sa ne adaptam stilul de comunicare in functie de persoana care se gaseste in fata noastra, sa fim asertivi, sa demonstram dorinta de a fi flexibili si de a gasi solutii benefice la situatii provocatoare. Cu precadere in situatiile de criza exista tendinta de a avea reactii la diversii stimuli pe care-i primim: (presiunea timpului, nervozitate, nerabdare s.a.) si de a avea mai putine raspunsuri. In acele momente, este necesar sa fi invatat sa ne stapanim emotiile cu tact, atat ale noastre, cat si pe cele ale membrilor echipei. Acest lucru presupune sa discutam deschis despre situatia creata, sa o analizam, sa solicitam suportul tuturor membrilor pentru gasirea de solutii dar, totodata, sa avem grija la modul in care o facem.
Stim ca, in procesul de comunicare, mesajul pleaca codificat de la nivelul emitatorului, se transmite prin diverse canale de comunicare si ajunge la nivelul receptorului care il decodifica. In tot acest proces este important ca cei implicati sa constientizeze ca sunt responsabili in aceeasi masura de orice distorsionare care poate aparea datorita diverselor bariere de comunicare; modul in care comunicam influentand raspunsul interlocutorului. De aceea, pentru eliminarea barierelor, intotdeauna trebuie sa punem intrebari si sa acordam feed back. In felul acesta, ne asiguram ca mesajul a plecat codificat corect si a fost decodificat corect.
Pentru asigurarea succesului unei echipe este necesara o buna cunoastere a membrilor acesteia, un bun proces de comunicare si totodata, un grad inalt de incredere intre membri ei in ceea ce priveste competentele fiecaruia.