Cum sa… obtii sprijinul oamenilor intr-un proiect de anvergura

O astfel de pregatire, in detaliu, poate fi observata cel mai bine la petrecerile mari, organizate de sarbatori. Cei care lucreaza in industria ospitalitatii si in restaurante stiu cate luni de pregatire sunt necesare pentru un astfel de eveniment. Pentru petrecerea de Revelion, de exemplu, incepi pregatirile la jumatatea verii si termini cu o zi inainte de marea noapte.

Un Revelion fabulos si original

As vrea sa dezvalui cateva dintre actiunile pe care le face un manager care conduce un astfel de proiect. O sa incerc sa subliniez cateva principii generale de organizare si responsabilizare a unei echipe formate din personalitati diferite, pe toata durata proiectului.Intr-un hotel de lux exista mai multe departamente operationale care trebuie sa lucreze foarte bine impreuna astfel incat standardele operationale sa fie la cele mai inalte cote. Aceste departamente sunt Front Office, Housekeeping, Food & Beverage (Alimentatia Publica – restaurante, baruri, evenimente, Room Service), Departamentul Tehnic, Sales & Marketing, Purchasing (Aprovizionarea), Departamentul Financiar si IT-ul. Fiecare dintre aceste departamente joaca un rol foarte important in organizarea petrecerilor de Anul Nou. Coordonarea acestui proiect este indeplinita de Directorul de Food & Beverage. Succesul acestor evenimente implica un concept unic si unitar, aranjamente elegante, un bufet delicios si spectaculos si divertismentul potrivit conceptului si participantilor. De aceea, se stabileste un comitet de organizare care include reprezentanti ai fiecarui departament operational, dar mai ales ai oamenilor din Departamentul Food & Beverage.

Convingerea mea este ca reteta unui proiect reusit este 90% pregatire si 10% executie. Factorul uman este si el vital, deoarece face posibila implementarea unor schimbari de ultim moment. Dar, numai daca ai un plan bine pus la punct, aceste modificari nu vor bulversa si nu vor afecta reusita proiectului tau, sub presiunea unui termen limita.

Alegerea echipei pentru proiect

Tocmai pentru ca nu se poate sa nu intervina schimbari in planul initial, echipa proiectului trebuie gandita foarte bine. Eu imi aloc timp suficient pentru a alege si reevalua cine va face parte din echipa si daca se potriveste scopului final. Trebuie sa fie persoane aflate in pozitie de supervisor sau manager, dar si oameni care sa lucreze bine in echipa. In functie de proiect, daca oamenii din echipa nu detin functii de supervisor, atunci ei trebuie imputerniciti oficial in fata echipei in legatura cu acest proiect. Daca am semne de intrebare asupra unora dintre calitatile lor, atunci le voi observa actiunile si, acolo unde este necesar, voi interveni pentru consiliere.

Informarea echipei si impartirea responsabilitatilor

Imediat dupa stabilirea echipei, trebuie stabilit un plan de actiune foarte exact, in care atributiile, responsabilitatile si termenele limita trebuie sa fie limpede exprimate pentru o monitorizare cat mai exacta. Chiar daca pentru cei cu experienta acest plan de actiune pare o pierdere de timp (pana se pun pe hartie toate elementele proiectului), oamenii din echipa vor fi ajutati de aceasta impartire clar stabilita a responsabilitatilor. Este primul pas pentru a-i determina sa isi asume raspunderea si sa o inteleaga. De asemenea, un plan cat mai exact ajuta la evitarea acelor situatii in care, anumite actiuni sunt pasate de la un om la altul sau de la un departament la altul. Daca observi o astfel de situatie, ea trebuie clarificata cu informatii aditionale – cine, ce, de ce si pana cand sa o rezolve. Si, cel mai important, este ca aceste informari si repartizari ale responsabilitatilor sa se faca in scris – ajuta foarte mult ca oamenii sa inteleaga ce au de facut si, in cazul unui proiect pe termen mai lung, sa nu uite detaliile de pregatire. De asemenea, daca oamenii din echipa se schimba, daca cineva lipseste, e bine sa existe un istoric al actiunilor pana in acel moment si un plan al viitorilor pasi. Am avut la un moment dat o situatie in care unul dintre managerii de restaurante s-a imbolnavit cu trei zile inaintea Revelionului. Daca informatiile i-ar fi fost comunicate doar lui si doar verbal, am fi avut o situatie de criza. Dar pentru ca planul fusese stabilit cu mult timp inainte si exista un istoric al evolutiei organizarii evenimentului, asistentul lui i-a putut prelua foarte eficient indatoririle. Desigur, a trebuit sa il sprijin si sa ii ofer consilierea mea, dar ne-am putut respecta planificarea.

Asigurarea unui follow-up constant

Un alt element esential al succesului este follow-up-ul. In general, dureaza luni de zile pana ajungi sa cunosti obiceiurile de munca ale colegilor/oamenilor tai – sunt ei orientati catre detalii, duc la indeplinire sarcina fara sa fie atenti la detalii, sunt oameni de baza, respecta termenele limita, sunt cu adevarat profesionisti? Cu cat vei ajunge sa cunosti aceste lucruri mai bine, cu atat vei sti mai bine cum sa faci follow-up cu fiecare dintre ei, astfel incat sa ii motivezi si sa nu ii frustrezi. Eu caut sa petrec cat mai mult timp, incercand sa ii cunosc pe oamenii din echipa mea. Doar prin follow-up constant poti preveni depasirile de termen sau neindeplinirile de sarcini. De fiecare data cand organizam petrecerile de Revelion, ni se intampla ca cei care se ocupa de rezervari sa solicite locuri in plus, fapt ce ar da peste cap si cel mai minutios plan. Doar cunoscandu-mi bine resursele si spatiul pot sa gasesc solutii foarte rapide. De asemenea, cu o informatie bine distribuita, si oamenii din echipa ta vor putea trage concluzii, vor putea gasi solutii sau chiar se vor simti mai confortabil cu deciziile luate de tine.

Vorbeste-le oamenilor intr-un spatiu informal

Pentru un proiect nou, primele intalniri ale managerului cu echipa sa ar trebui sa se petreaca in afara spatiului de lucru, in locuri care sa ii detaseze pe oameni de rutina lor zilnica. Aceasta ii va ajuta sa vina cu idei si le va da un sentiment de egalitate, care ii va face sa se simta liberi in a-si aduce contributia la proiect. Notiunea de echipa solicita contributii din partea fiecaruia, iar oamenii sunt foarte atenti la sesizarea oricarei ierarhizari. In cazul unor proiecte complexe, este esential ca fiecare om sa fie stimulat si sa simta o provocare. Daca intalnirile ar avea loc in biroul sefului, impresia creata ar fi ca seful doar mai deleaga niste sarcini.

Trezeste-le mandria pentru lucrul bine facut

Sa ceri unei persoane sa isi depaseasca limitele cu siguranta nu e lucru usor, dar te va apropia de oamenii tai. Si nu intotdeauna promisiunea unor beneficii este solutia, pentru ca nu va produce acea energie si asumare a responsabilitatii. Oamenii isi vor indeplini sarcinile atata timp cat o sa fie bine condusi, dar si atunci cand inteleg scopul muncii lor si modul in care rezultatele vor fi vizibile. Managementul prost si lipsa de planificare nu va stimula pe nimeni. Dar cand ai o tinta clara, cand distribui clar si drept responsabilitatile, faci follow-up si ii ajuti pe oameni acolo unde se impotmolesc, atunci esti pe drumul cel bun. De exemplu, sa le ceri oamenilor sa munceasca cu drag de Revelion, atunci cand toti prietenii lor se distreaza, nu este chiar lucru usor. Daca reusesti sa le redai imaginea si amploarea evenimentului din acea seara si le trezesti mandria de a face un lucru care va fi apreciat de 1000 de persoane, sigur ei vor fi mai dedicati.

Situatiile de criza

In organizarea unor petreceri cum este cea de Revelion, intotdeauna problemele vor aparea in apropierea Craciunului, cand esti oarecum legat de maini si de picioare. S-a omis comandarea unor accesorii, artistii si formatiile de muzicieni contractate vor sa faca modificari in program, intervin schimbari in programul oamenilor tai, iar tu ai resurse limitate. Aici lipsa unei planificari atente isi arata coltii. Trebuie sa ai mereu solutii de back-up. Oricum, secretul este sa discuti cu echipa ta, sa va consultati, sa gasiti impreuna solutiile si sa le arati noile directii. Daca se lucreaza in echipa, de multe ori, solutiile luate in momente de criza pot fi mai bune decat variantele initiale.

Coordonarea oamenilor nu este o stiinta exacta, dar este stimulatoare. Printr-o planificare minutioasa si gandind in avans, vei avea mai mult timp la dispozitie pentru a avea grija de echipa ta. Asigura-le tot sprijinul pentru a se pune in miscare si atunci cand va interveni o criza ei te vor sustine la randul lor. Imparte cu ei raspunderea pentru proiect si se vor ridica la inaltimea provocarii. Imparte cu ei informatia si vor invata sa gandeasca. Toti invatam si acumulam experienta zilnic, dar pentru asta este nevoie de un lider care sa isi dedice timpul si cunostintele echipei lui.