Cum să nu pierzi timpul în ședințe

O ședință mică la începutul fiecărei zile de muncă sau una săptămânală? De ce nu una pe lună? Una dintre greșelile managerilor români este tocmai frecvența convocării întâlnirilor de serviciu, spune Octavian Pantiș, cofondator Qualians și trainer. Iar șirul greșelilor este lung. „Fac prea multe ședințe, propun în ședință subiecte de informare seacă, rezolvabile mai eficient pe alte canale, permit dezbateri de tip talk-show și divagații de la subiect, sunt fie prea duri, fie prea «moi» în ședință, nu dau o direcție de acțiune clară în urma ei”, precizează trainerul. Și Anca Florea, Partner & Head of Consulting, Trend Consult, enumeră printre greșelile des întâlnite convocarea ședinței fără specificarea scopului sau depășirea timpului alocat. „Nu avem un studiu făcut pe greșelile frecvente în managementul românesc, însă din experiența noastră am observat câteva comportamente care pot afecta productivitatea ședințelor: sunt chemați la ședință participanți care nu pot avea o contribuție sau nu au nimic de câștigat ca urmare a participării la întrunire; nu sunt specificate scopul și structura întâlnirii; nu sunt trimise documentele de suport anterior ședinței, iar în întâlnire se cer opinii sau soluții pe baza informațiilor din acele materiale; nu se respectă timpul alocat; se transformă întâlnirea în sesiune de de feedback negativ”.

Cât de frecvent să-ți convoci colegii în ședințe?

Chiar e nevoie să aduni toți oamenii în fiecare dimineață pentru ca fiecare să știe nu doar ce are el de făcut, dar și ce va face colegul? Octavian Pantiș spune că nu. „Şedinţele zilnice sunt necesare doar în situaţiile în care activităţile cotidiene sunt foarte multe şi foarte importante, cu un număr mare de oameni: Euro2016, Summit NATO, Conferinţa anuală a companiei. Sau în cazul unor firme care gestionează un volum mare de informaţie sau de mărfuri: companii de logistică, fabrici. Pentru cele mai multe companii, dacă oamenii ştiu ce au de făcut şi managerii sunt prezenţi şi proactivi, o şedinţă pe lună este suficientă. Peter Drucker spunea că: „şedinţele sunt un simptom al dezorganizării şi că „oamenii ori muncesc, ori sunt în şedinţă. Nu le pot face pe amândouă deodată".

Anca Florea crede că la stabilirea frecvenței optime a ședințelor trebuie să ținem cont de fiecare echipă în parte și de circumstanțele specifice. Sunt de luat în calcul și alți factori, cum ar fi tipul ședinței –de status, de lucru, de creație. „De exemplu, mulți dintre clienții noștri organizează săptămânal ședințe ale echipelor de vânzări. Ședințele de proiect depind la rândul lor de tipologia proiectului și etapa în care se află acesta și este recomandat să fie aliniate milestone-urilor proiectului”, precizează consultantul. Mijloacele de comunicare folosite în cadrul companiei pot avea și ele un impact asupra frecvenței ședințelor. „Excesul de ședințe este cel mai mare hoț de timp, însă utilizarea unor platforme de comunicare și/sau gestionare a proiectelor și a resurselor (de exemplu, Slack) poate contribui la organizarea unor ședințe productive, dar și la reducerea frecvenței acestora. Dacă în cadrul organizației există platforme de comunicare internă în care echipele sunt organizate pe grupuri de lucru, statusurile sau micile actualizări pot fi făcute în cadrul platformei. Un alt exemplu de folosire a tehnologiei: ședințele remote ce pot fi organizate fie via telefon (conference call), fie folosind platforme digitale precum Skype”, mai spune Anca Florea.

Ședințe de maximum o oră

Rezultatele obținute în urma ședinței și starea de spirit a angajaților depind și de momentul din zi în care are loc ședința și mai ales de durata acesteia. În unele companii, se începe ziua de lucru cu o mică întâlnire, în timp ce alți manageri consideră că e mai bine să își cheme colegii la întrunire la finalul programului. „Momentul zilei sau al săptămânii când se stabilește o ședință este și el strâns legat de ritmul și activitatea echipei. Un alt element de luat în calcul este scopul întâlnirii. Ședințele de tipul „10 minutes meeting” sunt frecvente în rândul echipelor de vânzări care își desfășoară activitatea pe teren și este recomandat ca acestea să aibă loc dimineața, pentru ca apoi membrii echipei să-și poată desfășura activitatea conform celor stabilite în ședință”, afirmă Anca Florea. „În ceea ce privește latura creativă, conform unor studii recente, oamenii sunt mai creativi când sunt obosiți datorită ritmul circadian, ceea ce înseamnă că șansele de succes ale unei astfel de ședințe cresc dacă sunt organizate în cea de-a doua parte a zilei”.

Octavian Pantiș spune că diminețile sunt foarte productive și e prea costisitor să strângi 5 sau 10 oameni laolaltă în această perioadă. „Ședința poate avea loc de la 12:30 la 13:00, de exemplu”, spune el. La fel de importantă este durata întâlnirii. O ședință nu ar trebui să țină mai mult de o oră și asta în cazul în care „într-adevăr se întâmplă multe lucruri, cu mulți oameni, cu multe noutăți. Altfel, o jumătate de oră e suficientă”, precizează specialistul. În unele cazuri, 10 minute sunt suficiente, consideră Anca Florea. În altele, e nevoie de zile întregi de discuții. „În cazul ședințelor de strategie, durata unei ședințe poate fi de câteva zile, în timp ce ședințele de actualizări rapide pot dura 10 minute. Totuși, indiferent de încadrarea în timp a acestora, o sesiune în cadrul unei ședințe nu trebuie să depășească o oră deoarece duce la scăderea interesului participanților. Conform lucrării «Meetings in America», 91% dintre participanții la ședințe au recunoscut trăirea unei stări de visare cu ochii deschişi, în timp ce 39% dintre respondenți au recunoscut că au ațipit în timpul întâlnirilor”, atrage atenția reprezentantul Trend Consult.

Cum pregătești și cum închei ședința

Recomandat este ca agenda discuțiilor să fie trimisă tuturor participanților înainte de ședință, chiar dacă aceasta rămâne deschisă, subliniază Anca Florea. „Pot fi adăugate subiecte suplimentare dacă propunerile au legătură cu tema și sunt anunțate la începutul ședinței. În același timp, adăugarea unor subiecte noi poate fi o capcană, crezând astfel că se pot rezolva mai multe aspecte în aceeași întâlnire. Pentru a păstra ședința productivă, participanții au nevoie să se asigure că, prin adăugarea de subiecte, se încadrează în timp, temele propuse sunt de interes pentru toți cei prezenți și sunt aliniate scopului întâlnirii”, mai spune specialistul Trend Consult. „Dacă ședințele sunt periodice, prinde bine să se urmărească aceleași puncte, pentru a menține o cadență și pentru ca oamenii să se obișnuiască cu ce se așteaptă de la ei. De exemplu: cifrele principale ale perioadei discutate și ce înseamnă ele pentru noi, ce s-a întâmplat atipic (în bine sau rău), ce facem altfel mai departe?”, recomandă Pantiș.

Unii șefi își așteptă colegii cu cafea sau fursecuri, spun o glumă și păstrează un ton relaxat pe tot parcursul întâlnirii. Alții ajung inevitabil la critici. „Introduceri hazlii, icebreakere și gustări doar la grădiniță. La serviciu – rapid, la obiect, fără discuții care nu duc nicăieri”, afirmă cofondatorul Qualians. Anca Florea consideră că stilul comunicării și protocolul ales depind de cultura companiei și a echipei, adăugând că tonul și atmosfera întâlnirii trebuie aliniate subiectului acesteia. „O atmosferă relaxată poate fi vitală pentru o ședință din sfera creativă, dar în cazul unei ședințe în care se discută reorganizări sau restructurări de echipe probabil că glumele nu sunt tocmai potrivite. Subiectele precum realizările sau nerealizările este necesar să fie abordate dacă se încadrează temei și agendei ședinței, dacă se tratează problema și nu sunt căutați vinovați și nu se acordă feedback negativ în public. Pentru a nu crea tensiune în timpul ședinței, este recomandat ca astfel de subiecte se fie abordate înaintea ședințelor de grup, în întâlniri 1 la 1”.

Cu sau fără glume sau critici, important este rezultatul, adică ceea ce se pune în practică din ce s-a discutat. „Dacă ședința e lungă, cu multe subiecte și cu multe acțiuni, atunci nu se întâmplă mare lucru după ședință. Dacă plecăm de-acolo cu 2-3 idei, cunoscute tuturor, atunci putem deveni rapid un fel de observatori unii pentru ceilalți și cresc șansele să implementăm totul”, mai spune Octavian Pantiș. Eficiența unei ședințe se măsoară în primul rând prin îndeplinirea sarcinilor, iar pentru aceasta e nevoie de desemnarea de responsabili și de stabilirea unor termene-limită. „Pentru a te asigura ca cele discutate sunt materializate în acțiuni, este necesar ca ședințele să se încheie cu definirea unui plan de acțiune, cu termene clare și responsabili, cu măsuri de monitorizare și follow-up pe concluziile agreate. Stabilirea responsabilităților este recomandat să fie făcută doar pentru cei prezenți, care își pot exprima punctele de vedere și asuma în mod direct obiective sau acțiuni”, concluzionează Anca Florea.