Cum sa CONDUCETI in perioade dificile

Liderii cu impact si experienta sunt constienti ca ceea ce se intampla in perioadele dificile este o consecinta a ceea ce au facut in vremurile bune. Ei devin mai orientati catre actiune, dar nu se arunca cu capul inainte, ci gandesc cu mare atentie ce trebuie sa faca in aceste perioade provocatoare, in asa fel incat sa pregateasca organizatia cat mai bine pentru noutatile care o asteapta.

Asa cum spunea un lider cu experienta intr-un moment dificil, "este ca la o cursa de ambarcatiuni. Cand nu bate vantul, barca invingatoare este cea care foloseste acest moment dificil pentru a se pregati sa fie prima care prinde vantul". Liderii de mare impact trimit mesaje clare tuturor, intotdeauna subliniind acelasi lucru – vom trece peste asta si vom fi mai buni la tura urmatoare.

1. Actioneaza: Aloca timp activitatilor care aduc o recuperare rapida a investitiei

Principiu: Focalizarea a 80% din timp pe cele mai importante 20% din lucruri

Exemplu: Managerul unei companii de produse de larg consum, constient ca are doar 100% timp si simtindu-se presat si inghesuit de probleme, le-a cerut subordonatilor directi un raport de alocare a timpului pentru activitatile desfasurate. Pasul urmator a fost sa afle initiativele care au impact semnificativ in cel mai scurt timp. A gasit multe zone de suprapunere. A identificat cum se poate aloca mai mult timp activitatilor legate de vanzari, care sa aduca mai multe oportunitati pentru cresterea veniturilor trimestriale. Urmatoarea etapa a fost sa reduca timpul petrecut in sedinte la o ora si sa concentreze agenda intalnirilor la nu mai mult de doua teme, cu scopul de a focaliza discutiile si a lua decizii. Apoi a scazut numarul celor care participau la aceste intalniri strict la cei care aveau un interes si o contributie directa la temele abordate. Spre surprinderea sa, cei neinvitati nu s-au simtit jigniti, ci… eliberati, considerand ca in sfarsit organizatia este focalizata si aliniata la prioritati.

2. Actioneaza: Defineste indicatori de masurare a programelor si proiectelor importante

Principiu: Poti controla numai ceea ce poti masura

Exemplu: O companie de servicii profesionale, cu venituri de milioane de dolari, a studiat ani de zile cum ar putea prognoza cu mai mare precizie facturarea lunara. In luna februarie, datorita unei scaderi masive a cererilor de servicii, presedintele companiei a introdus regula revizuirii saptamanale a fiecarei practici si o trecere in revista a fiecarei regiuni. El a mentinut focalizarea solicitand numai trei cifre: 1) zile ocupate pe saptamana, 2) sume facturate pentru saptamana respectiva si 3) sumele de facturat estimate pentru saptamana urmatoare. El a explicat ca focalizarea se va face pe acele arii in care organizatia poate sa-si dezvolte punctele tari, asigurand-se ca in organizatie nu se va incerca rezolvarea tuturor problemelor. Asadar, intalnirile s-au focalizat numai pe discutii legate de activitatile agreate pentru saptamana urmatoare. Aceasta strategie dezvoltata in momente dificile a condus la o preocupare continua pentru a crea venituri.

3. Actioneaza: Intalneste-te frecvent cu echipa de vanzari

Principiu: Vanzarile sunt cele care te mentin prezent in ochii clientilor si departamentul in care deciziile rapide pot mentine organizatia departe de panta descrescatoare.

Exemplu: O mare banca internationala, bine cunoscuta pentru abordarea sa structurata si focalizarea pe strategie, a cunoscut un declin semnificativ in ceea ce priveste volumul de vanzari per manager de relatii cu clientii. In aceste momente grele, in care industria serviciilor financiare s-a restrans, iar competitia pentru clientii cu potential financiar real a crescut, directorul executiv al bancii a organizat intalniri saptamanale, sub forma unui forum deschis, cu managerii de relatii cu clientii din toate tarile. I-a intrebat, pur si simplu, ce se poate face pentru a creste volumul de timp petrecut cu potentialii clienti. Iata ce a aflat: 70% din timp era petrecut cu activitati care nu aveau legatura cu clientii, cum ar fi urmarirea unor hartii. El a identificat faptul ca productivitatea bancii ar creste spectaculos daca managerii de relatii cu clientii s-ar ocupa mai putin de activitati operationale non-client. Misiunea a fost realizata si productivitatea a crescut cu 10% la nivel global. Lectia invatata a fost aceea ca in timpuri dificile este important sa pui intrebari si sa gasesti cai de crestere a eficientei, eficacitatii, productivitatii si inovatiei.

4. Actioneaza: Incurajeaza jucatorii A si renunta la jucatorii de tip C

Principiu: In momente dificile asigura-te ca reduci numarul celor ineficienti

Exemplu: De-a lungul anilor, presedintele unei companii de componente electronice a primit mesajul ca inginerii lui sunt cei mai buni din domeniu. Acest manager a vrut sa se asigure ca in cazul unei restructurari a fortei de munca, avand cei mai calificati ingineri, compania va putea supravietui. De aceea, a insistat sa se intocmeasca rapoarte de evaluare. Le-a transpus grafic si a constatat ca cei mai bine platiti ingineri au obtinut cele mai scazute valori. A luat masuri de reducere a personalului cu pana la 6%, costurile cu forta de munca diminuandu-se, astfel, cu 17 procente. In final, angajatii de baza ai companiei au crescut, iar activitatea s-a derulat cu mai multa eficienta.

5. Actioneaza: Infiinteaza echipe de inovare si imbunatatire continua

Principiu: Da autoritatea de a face schimbari celor care stiu unde sunt costuri semnificative

Exemplu: Intr-o mare firma de imobiliare, dupa ce doua grupuri au fuzionat, directorului de retail i s-a cerut sa reduca costurile cu 30 de milioane de dolari. Acesta a evitat abordarea traditionala de a intreba managerii cum considera ei ca se pot reduce costurile. A ales sa infiinteze doua echipe: una "de inovare" si alta "de imbunatatire" care au primit libertatea de a lucra cu toate departamentele si cu toate diviziile. Pentru eficienta, una dintre echipe s-a focalizat pe reducerea costurilor, alta pe oportunitati noi (pentru inovare). Directorul de retail stia deja cat de important este sa filtreze initiativele pentru a ajunge doar la cele cu impact imediat. Astfel ca le-a spus celor de la inovare ca au voie sa propuna numai doua initiative. Le-a spus celor de la reducerea costurilor (pentru eficientizare), ca propunerile lor nu au voie sa influenteze negativ calitatea deosebita oferita pana acum clientilor (pentru eficacitate). Amandoua echipele au avut rezultate spectaculoase.

6. Actioneaza: Bazeaza-te pe "campionii" din organizatie

Principiu: Campionii pasionati de munca in organizatie au cea mai mare putere de a crea focalizare

Exemplu: Directorul executiv al unei companii de petrol si gaze a decis sa adopte o strategie simpla, de tipul "atunci cand ai greutati, bazeaza-te pe invingatori". El a petrecut timp pentru a-i convinge pe cei din echipa sa accepte ideea lui. Au reusit sa identifice impreuna care sunt cele mai importante caracteristici ale unui invingator: 1) nu renunta niciodata 2) degaja speranta, incredere si pasiune si 3) iau decizii grele si le pun in practica. El i-a denumit pe invingatorii din organizatie drept "campionii succesului". Dupa aceea au trecut in revista toti angajatii (7.000 de persoane) si au descoperit ca 200 dintre ei au profilul campionului. A decis ca vor fi folositi ca agenti ai schimbarii pentru toate initiativele din organizatie. Au dezvoltat un plan pentru a se asigura ca aceasta initiativa poate fi controlata, iar strategia s-a dovedit de mare succes. Cine sunt campionii unei organizatii? Cei care doresc sa obtina rezultate chiar mai mult decat managerii lor, sunt mai capabili sa obtina rezultate si le obtin intotdeauna cand este omeneste posibil.

7. Actioneaza: Tripleaza comuni-carea

Principiu: In timpuri dificile, oamenii au nevoie sa auda mai des care sunt planurile pe termen scurt prin care se vor atinge obiectivele de criza.

Exemplu: In timpul crizei din industria metalurgica, una dintre companii a identificat posibilitatea unei noi afaceri prin infiintarea unei divizii de piese de schimb. Pentru ca toata lumea sa fie focalizata pe acest obiectiv, in fiecare zi de vineri presedintele scria personal in revista interna despre stadiul in care se afla noua afacere. Pe langa aceasta, zilnic chema la el cate trei membri ai echipei de proiect pentru a-i incuraja si pentru a le lauda eforturile. In cele din urma, afacerea cu piese de schimb a devenit de succes intr-o perioada critica a companiei. Toata lumea a fost de acord ca o parte esentiala a succesului a fost comunicarea. Discutand cativa ani mai tarziu cu presedintele acelei companii, el a admis ca a facut apel la sentimentele oamenilor in mesajele pentru angajatii sai.

8. Actioneaza: Iesi in fata clientilor mai des

Principiu: Asculta fara teama ceea ce au de spus clientii si vei gasi noi oportunitati.

Exemplu: Una dintre cele mai mari firme de transport din lume a reusit sa evite falimentul intr-o situatie dificila ascultand mai atent vocea clientilor. Fiecarui manager i s-au alocat zece clienti cu care sa tina legatura. Sarcina lor a fost sa afle cat mai multe informatii. Ei au adresat clientilor o simpla intrebare: "care sunt doua, trei motive pentru care cumparati produse sau servicii?". Intrebarea nu a fost "De ce cumparati produsele noastre?". A fost mai mult o intrebare care deschidea noi perspective. In fiecare luna, managerii se intalneau pentru a discuta ceea ce aflasera. Ceea ce au descoperit a fost ca unele dintre presupunerile lor in ceea ce priveste motivele de cumparare erau gresite! Le-au ajustat si au crescut vanzarile cu 6%.

9. Actioneaza: Scapa de pierderi

Principiu: Vremurile dificile permit liderilor sa aprofundeze detaliile.

Exemplu: In loc sa ceara angajatilor sa lucreze mai multe ore, un manager dintr-o firma de productie a solicitat fiecarui manager sa monitorizeze timpii proprii de lucru. Totodata, le-a cerut sa revina cu propuneri care sa conduca la reducerea pierderilor de timp si la o mai buna aliniere la initiativele majore in care erau implicati. Un exemplu a fost cel al managerului de la departamentul de vanzari catre clientii mici. Ea a convins membrii echipei pe care o conduce sa efectueze cu 10% mai multe apeluri telefonice pentru acele initiative care pot conduce catre rezultate imediate. Numai acest efort a adus 20% mai multi prospecti care au devenit in scurt timp si clienti. Aceasta initiativa a fost preluata si de alte departamente. La final, volumul de vanzari a crescut spectaculos.

10. Actioneaza: Fa acum miscarile dure!

Principiu: Nu ezita atunci cand stii ca ai dreptate.

Exemplu: In ultimii zece ani, sistemul de sanatate american a fost in criza. Unele dintre organizatiile de sanatate s-au descurcat insa mai bine, in ciuda competitiei si a legislatiei stricte in ceea ce priveste platile compensatorii. Unul dintre directorii unei companii de sanatate cu 14.000 de angajati, care a reusit sa devina cel mai performant din stat, a spus: "Poti ajunge la succes numai cu jucatori de tip A (campionii). Daca nu am fi facut sapte mutari esentiale in organizatie, am fi fost si noi ca ceilalti". Schimbarile organizationale in situatii de criza sunt, din multe motive, mai dificile. Odata facute, toata lumea vede ca este ceea ce trebuia facut. Aici se vede experienta!