… atenuezi efectele crizei
Pentru majoritatea companiilor, costurile cu locatia sunt al doilea element ca marime din valoarea fondurilor alocate acestui capital din bugetul anual. Costurile cu chiria si cu intretinerea sau dezvoltarea infrastructurii au ajuns adesea sa reprezinte circa 10-15% din cheltuielile anuale. Daca luam in considerare si costurile implicate de crearea si dotarea unui birou, costurile cu locatia pot ajunge sa reprezinte pana la 20-25% din cheltuielile anuale.
Un manager responsabil si activ trebuie sa trateze foarte atent acea parte din bugetul companiei care merge in aceasta directie si nu doar sa ridice din umeri si sa spuna "oricum actualul contract de inchiriere de spatiu se deruleaza pe alti x ani". Genul acesta de remarca nu va fi nici pe placul altor factori de decizie sau actionari ai businessului.
Momentul potrivit: ACUM
Se previzioneaza ca actuala criza de lichiditati va avea un impact asupra tuturor lucrurilor si oamenilor, inclusiv asupra proprietarului imobilului unde se afla sediul firmei dv. Numai pentru ca el este detinatorul cladirii nu inseamna ca nu va fi afectat de contextul global. Si el este in aceeasi masura preocupat de fluxul de cheltuieli si venituri pe care il va avea de controlat in viitor si nu trebuie uitat faptul ca organizatii precum cea in care lucrezi tu reprezinta principala sa sursa de venituri.
Prin urmare, in conditiile in care contractul dv. de inchiriere a sediului actual se incheie intr-un termen relativ scurt, sase luni de exemplu, acum este momentul cel mai potrivit pentru a renegocia. Ce rost are sa astepti termenul de expirare si reinnoirea contractului? Mai potrivit, in climatul actual, este sa deschizi drumul catre comunicare si sa negociezi. Sunt mari sanse ca proprie-tarul imobilului sa rasufle usurat ca, pentru o perioada prelungita va avea asigurate veniturile primite din partea unuia dintre principalii sai clienti, chiar si la o valoare mai mica. Un propietar de cladiri prefera orice altceva decat sa vada un imobil vacant, care implica numai costuri.
Pentru a putea obtine o reducere semnificativa a chiriei, sunt mari sanse sa vi se ceara in schimb o intelegere contractuala valabila pe o perioada mai lunga de timp. Acest lucru poate sa trezeasca ingrijorari, in contextul in care situatia economiei globale s-ar putea agrava si mai mult.
Masuri de siguranta
Sunt doua aspecte care trebuie luate in considerare in aceasta situatie.
In primul rand, sunt locatia si configuratia cladirii potrivite pentru continuarea businessului, caz in care va fi necesar sa fie facute si alte reduceri? Daca da, atunci cel mai bine ar fi sa negociati posibilitatea de a reduce suprafata inchiriata pe perioada de inchiriere contractata. Este foarte probabil ca proprietarul sa prefere sa aiba doar o parte din spatiu ocupat decat sa piarda de tot un chirias.
In al doilea rand, trebuie luat in considerare si scenariul in care cladirea ar deveni neadecvata din punctul de vedere al utilitatii spatiului si costurilor, necesitand astfel sa fie abandonata total. Majoritatea contractelor de inchiriere ii impun chiriasului sa continue sa-si onoreze angajamentele pana la finalul termenului fixat. De asemenea, proprietarul este obligat sa faca tot ce ii sta in putinta pentru a micsora pierderile aparute din cauza unor spatii vacante, cautand sa re-inchirieze cu prima ocazie. Asadar, un pas prudent in aceasta situatie ar fi sa se poata crea, in actul de inchiriere, o clauza de sub-inchiriere sau de transfer. Astfel, compania care inchiriaza o cladire va putea reduce partial sau chiar total obligatiile pe care le are fata de propie- tar, transferandu-le catre o a treia parte – o alta firma -, daca aceasta exista.
Pana acum, proprietarii au ezitat in a accepta acest tip de intelegeri, fiindca se credea ca pot slabi angajamentul luat de o companie-chirias. Insa in prezent, piata de Real Estate este mai degraba una controlata de chiriasi, asupra carora nu se mai pot pune presiuni atat de usor cum se intampla pana de curand.
Aceasta abordare nu se aplica numai celor care intentioneaza sa inchirieze in viitorul apropiat, ci si celor care mai au cel putin trei ani pana la expirarea contractului de inchiriere. Proprietarul dv. are, mai mult ca sigur, aceleasi temeri ca si voi, in climatul actual. Prin urmare, luati in considerare poza de ansamblu si incercati-va sansele.