Cum să devii mai productiv. Metoda lui Eisenhower

Preşedintele SUA nr. 34 a avut două mandate, din 1953 până în 1961. A inaugurat programe care au dus la crearea reţelei de autostrăzi americane, apariţia internetului (DARPA), explorarea spaţiului cosmic (NASA) şi utilizarea surselor de energie alternative (Atomic Energy Act). A fost general înainte să fie preşedinte, dar şi comandant suprem al forţelor Aliaţilor în Europa în Al Doilea Război Mondial. A planificat şi organizat invazii în nordul Africii, Franţa şi Germania. Eisenhower a fost şi preşedinte al Columbia University, primul comandant suprem al NATO. Între timp, şi-a văzut şi de pasiunile lui: golful şi pictura.

Eisenhower avea un talent extraordinar de a rămâne productiv nu timp de săptămâni sau luni, ci timp de decenii întregi. De asta a devenit şi un subiect de studiu predilect pentru cei interesaţi de managementul timpului şi de creşterea productivităţii. Cea mai faimoasă strategie a lui poartă numele „Eisenhower Box” şi e o simplă metodă de triere a activităţilor în funcţie de patru posibilităţi:

1. Urgent şi important (sarcini care trebuie imediat duse la îndeplinire);

2. Important, dar nu şi urgent (sarcini a căror îndeplinire o programezi pentru viitorul apropiat);

3. Urgent, dar neimportant (sarcini a căror îndeplinire o delegi);

4. Nici urgent, nici important (sarcini pe care le vei elimina)

Atuul acestei metode este că poate fi utilizat pentru planuri pe termen lung („Cum ar trebui să-mi petrec timpul săptămânal?”) şi pentru cele pe termen scurt („Ce anume să fac azi?”).

„Ce e important e arareori urgent şi ce e urgent e arareori important”, spunea Eisenhower. Sarcinile urgente sunt cele la care simţiţi că trebuie să reacţionaţi: emailuri, telefoane, mesaje, ştiri. Pe de altă parte, susţine Brett McKay, „sarcinile importante sunt cele care contribuie la parcursul nostru pe termen lung, cele care ne consolidează valorile şi scopurile”.

E uşor să le separi odată, dar diferenţierea lor la foc continuu poate fi dificilă. Însă avantajul „Eisenhower Box” este că poate fi repetată în luarea deciziilor. Consecvenţa e crucială. Însă există şi câteva observaţii care vin la pachet cu utilizarea acestei metode.

Cel mai rapid mod de a face ceva e să elimini cu totul acea sarcină. A face ceva va lua mereu mai mult timp decât a nu face. Acesta nu e un imbold la lene, ci o sugestie de a ne obliga să luăm hotărârile dificile şi să eliminăm orice sarcină neesenţială pentru parcursul, valorile şi scopurile noastre. Prea des, folosim productivitatea, managementul timpului şi optimizarea pe post de scuze pentru a evita întrebarea realmente dificilă: „Chiar trebuie să facem asta?” E mai simplu să fim ocupaţi, să ne spunem că trebuie să fim mai eficienţi sau că vom lucra puţin mai mult în seara asta în loc să eliminăm o sarcină uşor şi comod de îndeplinit, dar care nu e cea mai bună utilizare a timpului nostru.

Sau, în cuvintele lui Tim Ferriss, „să fii ocupat e o formă de lene – nu-ţi pui mintea la contribuţie şi acţionezi fără să ţii cont de nimic, la întâmplare”. Dacă aţi elimina toate lucrurile inutile care vă consumă zilnic timpul, probabil nu aţi avea nevoie de sfaturi apropo de cum să fiţi mai productivi în domeniile care vă interesează.

Încă o observaţie: poate fi dificil să eliminaţi lucrurile inutile care vă consumă zilnic timpul dacă nu ştiţi către ce vă îndreptaţi. Două întrebări clarifică întregul proces din spatele metodei lui Eisenhower: Unde vreau să ajung? Care sunt valorile în funcţie de care îmi trăiesc viaţa? Dacă vă e limpede cum vedeţi punctul culminant al parcursului vostru, ce contează cu adevărat pentru voi, trierea sarcinilor, deopotrivă pe termen lung şi scurt, devine mult mai simplă.