Tactici care-ţi asigură zero mailuri în inbox după vacanţă

Cine şi-ar dori să petreacă o zi întreagă ştergând sute de mailuri? Parcă ţi-ai fi dorit să nu mai fi plecat în concediu și simţi nevoia de o a doua vacanţă pentru a te recupera din stresul cauzat de această activitate enervantă.

Aşa că iată cinci lucruri pe care trebuie să le faci pentru a găsi zero mailuri în inbox sau măcar aproape de zero:

1. Nu trimite mailuri cu 72 de ore înainte de a-ţi începe vacanţa

Cu cât acorzi mai puţină atenţie la mailurile pe care le primeşti, cu atât riscul de a primi mai multe mailuri în inbox se reduce. Aşa că încearcă să nu mai răspunzi la mailuri înainte de a pleca în vacanţă şi ţine minte, nu-i scrie nici un mail şefului tău. E posibil să-ţi dea de lucru în vacanţă şi nu cred că-ţi doreşti acest lucru!

2. Adoptă o strategie inspirată cu aplicaţia out-of-office

Setează un out-of-office automat în care să menţionezi că nu vei citi mailurile în timpul vacanţei decât la o dată anume. Cel mai recomandat este să revii la job cu 2-3 zile înainte de data pe care o setezi, astfel vei avea timp să-ţi faci curat în inbox, să-ţi stabileşti întâlniri şi de abia apoi să răspunzi la mailuri. Sfatul nostru este să faci un folder în care să-ţi pui mailurile noi, astfel începi Anul nou cu inboxul gol. Ordinea în care vrei să-ţi rezolvi sarcinile îţi aparţine.

3. Foloseşte un filtru pentru emailuri

Filtrează mailurile în foldere în funcţie de conţinut sau expeditor, activitatea asta te ajută să-ţi gestionezi mai uşor activitatea de după vacanţă. Setarea filtrelor se face cel mai uşor cu ajutorul Gmail's Priority Inbox sau SaneBox.

Newsletterele şi notificările, de exemplu, îşi pierd valoarea în 24 de ore, aşa că e recomandat să ştergi sau să arhivezi ceea ce nu este relevant.

4. Optează pentru trierea mailurilor cât eşti eşti în vacanţă

Astfel, poţi să economiseşti în jur de 5 până la 10 minute în fiecare zi. Acestă triere a mailurilor salvează mult timp în momentul în care revii la birou.

Trierea o poţi face în funcţie de trei categorii:

– Emailurile neimportante pot fi procesate selectându-le automat într-un folder care le poate arhiva sau şterge.
– Emailuri care pot fi gestionate printr-un reply sau un forward. Când răspunzi unui email, fii cu un pas înainte şi încearcă să concepi un email care ar răspunde la întrebări suplimentare.
– Emailurile importante pot ajunge în inbox doar dacă sunt manevrate cu cap. Poţi să cureţi 75% din conţinutul irelevant din inbox parcurgând cei doi paşi de mai sus.

Voi cum getionaţi cantitatea de emailuri din inbox când reveniţi din vacanţă?