Planificarea in valuri

Etapa de planificare este esentiala in ma-nagementul de proiect, deoarece genereaza documentul de referinta prin care se controleaza executia: planul de proiect. in aceasta etapa se creeaza instrumentele de baza utilizate pentru a monitoriza starea proiectului si evolutia sa: bugetul, programul de activitati, specificatiile de calitate/performanta, matricea responsabilitatilor. Cu cat instrumentele de masura sunt mai precise, cu atat bucla de control poate fi mai riguros dimensionata si eficacitatea sa in reglarea functionarii proiectului mai ridicata. Prin urmare, merita alocata o atentie deosebita activitatilor de planificare, iterand procesele de oricate ori consideram necesar pentru a ne face viata mai usoara in etapa de executie, atunci cand nu prea mai este loc (a se citi „timp si bani”) sa revenim asupra celor intamplate.

Stephen G. Harrison (1992) a utilizat termenul de „planificare in valuri” pentru a descrie ierarhia ce trebuie structurata in procesele de planificare:

• planificare de nivel 1, care se realizeaza la inceputul proiectului si care se concretizeaza intr-un plan sumar, cu o eventuala detaliere pentru primele activitati care urmeaza a fi executate;
• planuri de nivel 2 si 3, in care detalierea este tot mai amanuntita si care se elaboreaza pe masura ce proiectul avanseaza si se genereaza tot mai multe informatii utile pentru a risipi incertitudinile initiale.

Altfel spus, trecerea la executia unei noi activitati este precedata de un „val de planificari” de nivel 3, „val” care traverseaza proiectul de la debutul sau pana la sfarsit. Prin aceasta planificare amanuntita se realizeaza un tuning al instrumentelor de masura, care se reflecta in toate domeniile de interes ale proiectului: buget/costuri, program de activitati, responsabilitati, organizare, comunicare, riscuri etc.

Inconsecinta, modelul ciclului de viata elementar al proiectului, in care etapa de planificare o precede pe cea de executie, trebuie adaptat realitatii: planificarea se face pe intreaga durata a proiectului, chiar si in etapa de inchidere.

A devenit axiomatic ca managementul de proiect inseamna si o mare doza de bun-simt. Iata de ce nu este de mirare ca principiul planificarii in valuri se regaseste in cultura populara prin zicala: „Masoara de doua ori si taie o singura data!”. Parafrazand, „reteta” unui manager de proiect de succes trebuie sa includa si prescriptia „Planifica de (cel putin) doua ori si executa o singura data!”

Gheorghe Stefanescu

Absolvent al Facultatii de Automatica si Calculatoare a Universitatii Politehnice Bucuresti, Gheorghe Stefanescu a desfasurat cea mai mare parte a activitatii profesionale in departamentele de IT&C ale combinatelor petrochimice din Onesti si in firme de dezvoltare software, in care a ocupat pozitii de conducere timp de peste 15 ani. Avand ocazia sa cunoasca exemple de buna practica organizationala, a urmat cursuri de specializare pentru aprofundarea unor domenii pe care le-a considerat interesante: managementul proiectelor, al centrelor de profit, al securitatii informatiei, al costurilor, managementul in conditii de risc si incertitudine si comunicare organizationala.

Gheorghe Stefanescu desfasoara activitati de training si consultanta de peste 10 ani, perioada in care a valorificat si dezvoltat experienta in proiectele de tehnologie a informatiei si in cele de definire si implementare a unor noi sisteme de management, de reconfigurare si restructurare organizationala. De cinci ani face parte din echipa CODECS care sustine Programul de Management de Proiect.