Oraşele-gazdă ale jocurilor olimpice au nevoie de transparenţă, nu de transfer de informaţii
Singura întrebare care mi-a venit în minte a fost: oare cât de mult vor beneficia din toate acestea Jocurile Olimpice următoare, de la Rio de Janeiro? Dacă organizatorii de la Londra s-au gândit până la capăt la toate detaliile a ceea ce înseamnă să organizezi şi să supervizezi jocurile olimpice din 2012, cât de mult din această cunoaştere dobândită cu greu va face ca lucrurile să fie mai uşoare pentru oraşele care le vor găzdui în viitor?
Cu siguranţă, transferul de cunoştinţe şi informaţii câştigate în urma jocurilor olimpice a fost o prioritate pentru Comitetul International Olimpic (CIO). Mai ales în ultimii 12 ani scurşi de la Jocurile Olimpice de la Sydney, CIO a depus foarte multe eforturi pentru crearea unui Program de Management al Cunoştinţelor. Acum oraşelor-gazdă li se cere să transfere anumite tipuri de cunoştinţe şi informaţii către organizatorii următoarei ediţii a jocurilor, iar între timp au fost adunate mii de documente de la fiecare Comitet de Organizare a Jocurilor Olimpice din acea perioadă.
CIO a formalizat şi transferul de cunoştinţe, printr-un program de observatori, prin care reprezentanţii viitoarelor jocuri olimpice vin ca vizitatori la cele curente şi apoi sunt informaţi printr-un debrief oficial, ţinut trei luni mai târziu în următorul oraş-gazdă. Prin acest program sunt ţinute workshop-uri, astfel încât organizatorii din oraşele-gazdă primesc îndrumări detaliate privitoare la fiecare flux de lucru; de asemenea, sunt împărtăşite lecţiile învăţate în jocurile olimpice trecuteprin intermediul vizitelor regulate aleComisiei de Coordonare şi Trecere în Revistă ale Proiectelor, ce au loc în decursul celor şapte ani în care sunt planificate şi organizate jocurile olimpice dintr-un anumit oraş.
Toate acestea sunt făcute ca răspuns la un deficit clar de cunoaştere. Prin tradiţie, oraşul ales să ţină fiecare ediţie a jocurilor olimpice nu a mai făcut aşa ceva, cel puţin în istoria recentă. Astfel, gazdele nu au la îndemână propria lor experienţă recentă din care să se inspire. În decursul ultimilor 50 de ani, o singură ţară, SUA, a găzduit Jocurile Olimpice de Vară mai mult de o singură dată. (Mai multe ţări au găzduit de două ori Jocurile Olimpice de Iarnă în acea perioadă, dar acestea sunt la o scară substanţial diferită, cu doar 2.600 de atleţi participanţi faţă de cei 10.500 de la Jocurile Olimpice de Vară). Imaginează-ţi cum e să încerci să dezvolţi un business de la zero până la dimensiunea unuia ce întră în Top Fortune 500, în doar şapte ani, cu o echipă de oameni talentaţi dar cărora le lipseşte orice fel de experienţă îngenul acesta de activitate. Cam asta este, în esenţă, genul de problemă cu care au de-a face organizatorii unei ediţii a jocurilor olimpice.
De aceea, pare un lucru foarte potrivit faptul că organizatorii jocurilor olimpice de la Londra au investit semnificativ în dobândirea de cunoştinţe în domeniu, mergând chiar dincolo de ceea ce s-a făcut până acum pentru a afla lecţiile învăţate de alţii chiar în decursul procesului de planificare, în loc să se limiteze la a afla ceva de la ei doar după încheierea jocurilor în oraşele lor. Numai că, pe baza cercetărilor mele, rezultatele aduse de aceste eforturi s-ar putea dovedi cam limitate în câteva domenii importante.
Uneori, transferul îmbunătăţit de cunoştinţe se dovedeşte a fi un fals idol. De ce ar fi valabil şi în cazul Jocurilor Olimpice, în ciuda faptului că nevoia de cunoştinţe este clară, iar dedicarea organizatorilor este reală? Pentru tot felul de motive:
Baza restrânsă a experienţei. Din cauza faptului că jocurile olimpice, fie că sunt de vară sau de iarnă (iar cunoştinţele relevante pentru fiecare sunt diferite), au loc doar o dată la fiecare patru ani, este greu să tragi vreo concluzie fermă despre cât de mult a contribuit la succesul lor o anumită practică sau decizie. Jocurile au loc întotdeauna într-un context anumit, iar mare parte din acel context – de exemplu, tehnologiile disponibile – se poate schimba în decurs de câţiva ani.
Barierele lingvistice. Informaţia privitoare la modul în care au fost organizate jocurile precedente este adesea prezentată personalului din viitorul oraş-gazdă într-o limbă care nu-i este familiară. Ţine cont că trei din ultimele şapte oraşe-gazdă se află în ţări în care engleza nu se numără printre limbile oficiale.
Lipsa stimulentelor pentru a oferi şi altora cunoştinţele câştigate. Chiar dacă putem presupune în mod rezonabil că majoritatea oamenilor implicaţi în Olimpiadă ar vrea să vadă căJocurile Olimpice sunt din ce în ce mai bine organizate, nu putem nega faptul că fiecare ediţie concurează, la un anumit nivel, cu cea de dinainte. “Cum putem să depăşim ceremonia de deschidere de la Beiing?”, a fost unul din subiectele de discuţie în Marea Britanie în ultimii patru ani. Jocurile precedente sunt adesea o sursă utilă de informaţii, dar sunt şi cel mai direct concurent al comitetului de organizare a următoarei ediţii a jocurilor olimpice.
Încrederea exagerată. Între timp, noile gazde neglijează adesea oportunitatea de a profita de succesele obţinute de jocurile olimpice precedente, fiindcă sunt încrezătoare că se pot descurca mai bine. Noile gazde văd că mai este loc de îmbunătăţiri în unele domenii şi presupun că este din cauză că modul de gândire care s-a aflat în spatele acelor puncte slabe ar fi fost nepotrivit. Ironia face ca, odată ce sunt prinse până peste cap cu numărul imens de părţi în mişcare ce trebuie gestionate în timpul jocurilor olimpice, ajung adesea să facă exact acelaşi lucru pe care l-au criticat.
Dificultatea de a afla întreaga poveste. Adaugă peste toate acestea faptul că guvernele care investesc în organizarea jocurilor olimpice în ţara lor au tot interesul să prezinte lucrurile în lumina cea mai frumoasă. Oricine are experienţă în managementul unor proiecte mari şi complicate ştie că aceste proiecte nu se derulează în mod impecabil. Poate că tocmai problemele care apar şi sunt rezolvate pe parcurs sunt cea mai bună sursă de cunoştinţe. Numai că liderii aflaţi sub un intens scrutin politic preferă să minimalizeze problemele şi adevărata amploare a investiţiei în bani, oameni şi timp necesară pentru a le depăşi, decât să vadă cum avansarea proiectului este împiedicată şi mai mult de dezvăluirea problemelor în presă. Deci cifrele comunicate între o ediţie şi alta a jocurilor olimpice nu reflectă întotdeauna realitatea.
Angajamentele contractuale. Organizatorii Olimpiadei de la Sydney au ajutat la iniţierea Programului de Management al Cunoştinţelor despre Jocurile Olimpice din cauză că erau pasionaţi de ideea că toată munca pe care au depus-o ar putea avea beneficii reziduale. Acum, că ideea aceea a devenit o politică – astfel încât consemnarea cunoştinţelor dobândite în urma organizării unei ediţii a jocurilor olimpice este impusă oficial de către CIO – este posibil ca alte comitete de organizare să privească sarcina aceasta cu mai puţin entuziasm. (Acesta este un fenomen bine cunoscut în contracte). Într-un domeniu atât de ambiguu precum transferul de cunoştinţe, conformarea cu-litera-legii s-ar putea să nu realizeze mare lucru fără un angajament în-spiritul-legii.
Cheltuielile. Consemnarea informaţiilor culese implică nişte costuri financiare şi sunt multe solicitări de fonduri, aflate în concurenţă, din bugetul alocat organizării unei ediţii a jocurilor olimpice. Chiar şi în domeniul managementului informaţiilor, comitetelor de organizare li se pare mai uşor să investească în consemnarea cunoştinţelor ce vor asigura că propriul lor oraş dispune de informaţiile necesare atunci când va depune eforturile pentru a găzdui un mare eveniment. (Şi, într-adevăr, dobândirea acestui gen de competenţe este unul dintre motivele pentru care un oraş alege să găzduiască jocurile olimpice). Cheltuirea de bani în beneficiul următorului comitet de organizare este însă mai greu de justificat.
Or, cu atâţia factori ce dau peste cap transferul de cunoştinţe, sunt făcute mereu noi propuneri privind modul în care poate fi realizat. Printre cele mai radicale noţiuni avansate se numără şi cea de a decide alegerea unui sigur oraş în care jocurile olimpice să se ţină mereu.
În viziunea mea, întregul scop al activităţii ar trebui reîncadrat. În loc să se facă presiuni pentru a obţine un transfer mai mare de informaţii, ar trebui ca fiecare ediţie a jocurilor să aspire la o mai mare transparenţă şi responsabilizare. Secretomania învăluie multe aspecte ale administrării jocurilor şi există multe motive întemeiate pentru a o spulbera. Atunci justificarea la nivel local a cheltuielilor suplimentare ar fi clară.
Iar până una alta, o mai mare transparenţă va produce multe beneficii colaterale pentru acumularea de cunoştinţe. În orice relatare clară despre derularea unui proiect complex şi multi-anual, lecţiile învăţate vor fi vizibile şi la îndemâna tuturor.
Allison Stewart este student doctorand la Centre for Major Programme Management din Said Business School şi la Oxford Institute for Science, Innovation and Society