Oamenii cei mai productivi stiu pe cine sa ignore

Atunci cand trebuie sa facem fata unor cereri potential coplesitoare la adresa timpului de care dispunem in fiecare zi, suntem sfatuiti adesea sa prioritizam, de parca acest lucru ar fi un fel de vraja pe care o rostim si care ne va rezolva in mod magic problema. Numai ca, in decursul procesului prin care ii invat pe oameni sa faca fata la fluxul lor de lucru si sa-l gestioneze, am aflat ca prin prioritizare nu reusim sa obtinem decat foarte putin, in parte din cauza ca este atat de usor prioritizam. Hai sa definim termenul: prioritizarea este procesul prin care stabilesti o ierarhie sau un top a lucrurilor de care trebuie sa te ocupi – oamenii care vor sa-ti ia din timp, activitatile de pe lista ta “cu lucruri de facut”, mesajele din Inbox-ul tau – ordonandu-le in functie de importanta lor.

Si uite care este problema: dupa ce prioritizam, ne comportam de parca toate si orice merita sa le acordam din timpul si atentia noastra si ne gandim ca “mai tarziu” vom ajunge si la lucrurile mai-putin-importante. Dar acel “mai tarziu” nu soseste, de fapt, niciodata. Lista ramane fara vreun capat sau vreun sfarsit.

Ceea ce ne face pe atatia dintre noi sa cadem in capcana este faptul ca ne imaginam ca noi chiar putem continua sa tot coboram acel prag “de jos” – straduindu-ne mai mult, muncind mai mult, mai “destept” (indiferent ce inseamna, de fapt, acest lucru), in speranta desarta ca, in cele din urma, intr-o buna zi, vom ajunge si la capatul de jos al acelei liste.

Cheia problemei sta in a recunoaste faptul ca prioritizarea, desi necesara, este insuficienta. Urmatorul pas esential este triajul. intr-o situatie de criza, personalul medical trebuie sa decida cine anume are nevoie de asistenta medicala imediata, cine mai poate astepta, cine nu are nevoie deloc de ajutor si cine se afla in situatia in care, orice s-ar face, nu ii mai poate fi salvata viata. Pentru noi ceilalti, triajul inseamna nu doar concentrarea pe “subiectele de pe lista” care sunt cele mai importante si amanarea “pentru mai tarziu” a celor care sunt mai putin importante, ci ignorarea in mod activ a vastului numar de articole sau subiecte a caror importanta le face sa cada sub un anumit prag.

Primul pas pe care trebuie sa-l facem este sa re-incadram problema. Daca, uitandu-ne la un Inbox plin, la niste “liste cu lucruri de facut” inca neterminate si la o coada de oameni dezamagiti care asteapta la usa noastra, iar in toate acestea vedem un semn al esecului nostru personal, acest mod de a vedea lucrurile este profund nefolositor. S-ar putea ca aceasta perspectiva sa ne motiveze sa muncim mai mult si mai intens, in speranta ca odata, intr-o buna zi, vom obtine victoria, dar o asemenea speranta este zadarnica. Nu vom castiga niciodata acele “batalii” – nu in vreun sens care sa aiba rost si importanta pentru noi – din cauza ca, la un anumit punct din carierele noastre, cererile potentiale carora trebuie sa le facem fata vor fi intotdeauna mai mari decat capacitatea noastra, indiferent cat de mult efort dedicam muncii pe care vrem sa o depunem. Asa ca Inbox-ul, lista cu lucruri de facut si coada de la usa noastra sunt, de fapt, semne ale succesului, dovezi care ne arata ca oamenii vor timpul nostru si atentia noastra.

Urmatorul pas este sa incetam sa mai folosim instrumentele nepotrivite. Cheltuim niste cantitati vaste de energie pe “managementul timpului” si pe “productivitatea personala” si, desi acele eforturi pot da rezultate la nivel tactic, ele sunt zadarnice atunci cand ajungem la sarcina strategica de a face triajul. tineti minte: nu este vorba despre a face o lista, ci despre a decide unde este punctul sau nivelul sub care taiem tot ceea ce a mai ramas pe lista si de a ne tine de aceasta decizie. Iar in final trebuie sa ne ocupam de aspectele emotionale ale triajului, fiindca nu este vorba doar de un proces cognitiv.

Faptul ca ignoram in mod activ niste lucruri si ca le spunem “nu” oamenilor genereaza in noi o gama de emotii care exercita o influenta puternica asupra alegerilor pe care le facem si a comportamentului nostru. Acesta este tocmai factorul care face ca triajul sa fie atat de dificil si, pana cand nu ii recunoastem si ii acceptam dimensiunea emotionala, este foarte putin probabil ca eforturile pe care le depunem pentru a ne controla fluxul de lucru prin niste interventii bazate in principal pe intelect sa aiba succes.

Pentru a face un triaj eficient, trebuie sa ne amplificam abilitatea de a gestiona acele ingrijorari pe care le avem, precum si alte emotii inrudite (amintiti-va ca “a gestiona” sau “a controla” nu inseamna “a suprima”). Asa cum a scris expertul in neurostiinte Antonio Damasio, de la University of Southern California, (si asa cum toti oameni au constatat, cu siguranta, din propria lor experienta), emotiile pot sa submineze eficienta procesului de decizie, prin “crearea unei prejudecati «de netrecut» impotriva unor realitati obiective sau chiar prin interferenta cu mecanismele de sprijin necesare pentru luarea deciziilor, precum memoria de lucru“.

Iar acesta este exact lucrul care ni se intampla atunci cand alegerea activa de a ignora – decizia care se afla la baza triajului – genereaza emotii pe care nu reusim sa le sesizam si sa le intelegem complet. Atunci cand suntem confruntati cu niste cereri coplesitoare venite la adresa timpului nostru, s-ar putea sa ne simtim ingrijorati, speriati, plini de resentimente sau chiar furiosi, dar adesea nu suntem suficient de constienti sau de “acordati” la acele emotii pentru a le folosi in mod efectiv si eficient. Ele “curg” prin noi la un nivel aflat sub cel al nivelului obisnuit de constienta activa, ghidandu-ne in mod inexorabil comportamentul, dar in multe cazuri – si in special cand suntem stresati – nu reusim sa le recunoastem influenta si ratam oportunitatile de a face alegerile care ne indeplinesc cel mai bine propriile noastre nevoi.

A face un mai bun management al emotiilor este o sarcina complexa, dar exista cateva masuri pe care le putem lua si care ne sunt de ajutor:

• Sa ne ajustam modelele mentale – sau de gandire – astfel incat acestea sa reflecte importanta emotiilor si rolul pe care-l joaca in procesul de gandire rationala si in cel de luare a deciziilor. Credintele noastre, bazate pe modul in care gandim, sunt cele care modeleaza modul in care experimentam si percepem situatiile prin care trecem.
• Sa avem o mai mare grija de noi din punct de vedere fizic. Exercitiile fizice regulate si somnul suficient ne imbunatatesc in mod vizibil si demonstrabil atat abilitatea de a ne percepe emotiile, cat si pe cea ne a ni le regla si stapani.
• Sa ne cream un fel sau altul de practica regulata, care ne permite sa fim cat mai constienti de gandurile si emotiile noastre. Meditatia, scrierea intr-un jurnal personal, precum si alte practici prin care reflectam la experientele prin care trecem, ne amplifica abilitatea de a ne directiona gandurile, ajutandu-ne sa ne simtim emotiile intr-un mod mai acut si oferindu-ne o perspectiva noua asupra experientelor prin care trecem – ajutandu-ne astfel sa ne intelegem emotiile si sa ne dam seama care este sensul lor real.
• Sa ne extindem vocabularul emotional. Faptul ca avem la indemana o gama mai larga de cuvinte si expresii pentru a descrie ceea ce simtim nu numai ca ne ajuta sa comunicam mai bine cu ceilalti, dar ne ajuta sa ne intelegem pe noi insine mai bine si intr-un mod mai precis.

Scopul final este cel de a ne extinde capacitatea de a ne simti “confortabil in disconfort” – sa fim in stare sa recunoastem si sa suportam emotiile neplacute si dificile generate de nevoia de a face un triaj, astfel incat sa ne putem confrunta fata in fata cu lista noastra nesfarsita cu lucruri de facut, cu Inbox-ul “ce da pe dinafara” de atatea mesaje si cu sirul lung de oameni care cer, pretind in mod galagios sau cersesc atentia noastra si, cu amabilitate dar cu fermitate, sa spunem “nu”.

______________________________________________________________________________

(Ed Batista este Executive Coach si instructor la Stanford Graduate School of Business. El scrie in mod regulat articole despre coaching si dezvoltare profesionala, a colaborat la scrierea cartii “Harvard Business Review Guide to Coaching Your Employees”, iar in prezent scrie o carte despre self-coaching, sau coaching-ul pe care ni-l oferim noi insine, pentru Harvard Business Review Press).