Nu cumva smartphone-ul îți afectează productivitatea?

Numai că, în aceleaşi timp, aceste aparate ne pun în pericol productivitatea pe termen lung, fiindcă elimină din programul nostru acel timp liber predictibil care asigură echilibrul în viaţa noastră. Oare obsesia pentru verificarea regulată a emailului chiar ajută la creşterea profitabilităţii cuiva? Nu cumva aşteptările nerealiste pe care le facilitează aceste aparate ne pregătesc pentru epuizare?

Din experienţa mea, am constatat că această hiperconectivitate îşi are costul ei, afectând productivitatea organizaţională. Cu multe luni în urmă, top managerii de la start-up-ul meu din Africa au decis să adopte un proces de implicare ce permitea clienţilor şi personalului nostru să îi contacteze 24 de ore din 24, 7 zile din 7. Exista percepţia că, dacă un client sau un coleg avea nevoie de ceva şi nu putea să obţină lucrul acela imediat, firma nu ar mai fi luată în serios. Personalul nostru de conducere era sub o presiune intensă de a fi disponibil oricând suna cineva – era un lucru pe care toţi îl considerau de la sine înţeles şi la care se aşteptau. Dar, după şase luni, am remarcat că, de fapt, numărul de plângeri venite din partea clienţilor e în creştere, iar moralul echipei noastre e la pământ.

Iar asta ne-a făcut să ne întrebăm: oare de ce trebuie să ne stricăm masa de seară cu telefoane de serviciu care ar fi putut să aştepte până mâine, când începe o altă zi de lucru?

În următoarea ei carte, ''Sleeping with Your Smartphone: How to Break the 24-7 Habit and Change the Way You Work,'' profesoara Leslie Perlow de la Harvard Business School oferă o vedere în profunzime asupra acestei relaţii pe care o avem cu aparatele mobile avansate. Într-un experiment în care le-a oferit consultanţilor libertatea de a avea “timp liber de orice e legat de serviciu” cel puţin o seară pe săptămână, ea a remarcat că, în timp, viaţa lor din timpul serviciului s-a îmbunătăţit, iar ei au devenit, în general, mai productivi. Dintre participanţii la studiu care au urmat politica ei de a se decupla de serviciu în timpul serii, 78% au spus că se simt satisfăcuţi de jobul lor, faţă de cei care au ignorat această politică şi dintre care numai 49% au remarcat aceeaşi satisfacţie. Rezultatele ei arată că creăm o percepţie care se auto-perpetuează, conform căreia munca mai rapidă e mai bună – chiar şi atunci când nu e necesar să lucrăm în viteză.

Realitatea este că procesele din mediul de business au fost schimbate mult de către tehnologia mobilă. Competiţia dintre companii are loc acum la nivel global iar companiile trebuie să se mişte şi să acţioneze rapid dacă vor să supravieţuiască pe piaţă. Prin urmare, am instituţionalizat un sistem în care clienţii şi angajaţii se aşteaptă ca toată lumea să fie conectată non-stop. Iar odată cu acest sistem, răspunsul instantaneu a devenit un indicator de performanţă esenţial. Numai că în acest fel trecem cu vederea impulsul de a ne întreba dacă ceea ce facem chiar are nevoie de disponibilitatea noastră de a răspunde 24 de ore din 24. Noi toţi lucrăm din ce în ce mai multe ore şi mai intens, în ciuda posibilităţii de a lucra, pur şi simplu, mai bine. Dar, fiindcă toată lumea procedează la fel, e considerat ceva acceptabil.

Dar ştiţi ceva? Compania nu se va prăbuşi dacă nu răspundem la e-mailuri la 11 noaptea. Faptul că aşteptăm până a doua zi la 9 dimineaţa ne aduce multe beneficii care, fără nici o îndoială, cântăresc mai greu în balanţă decât beneficiile aduse de viteză, fiindcă, de exemplu, ne oferă oportunitatea de a ne gândi până la capăt la o problemă şi a veni cu o idee mai bună, pe care clienţii o vor aprecia. În loc să cedăm impulsului automat de a răspunde la orice mesaj pe care-l primim, ar trebui să punem aceste aparate mobile la locul lor – care este cel de a ne servi pe noi şi nu invers.

Companiile trebuie să îşi ajute angajaţii să se deconecteze de la aparatele mobile. (Bineînţeles, fiecare companie trebuie să ţină cont de propriile ei procese de lucru dar, pentru majoritatea dintre companii, faptul că le permit angajaţilor şă îşi planifice timpul în care sunt liberi nu va afecta, în general, profitabilitatea). Când am remarcat că sistemul “mereu disponibil” nu producea rezultate mai bune la firma mea, l-am redus treptat din cultura noastră, până l-am eliminat. Am instituit o politică nouă, prin care i-am încurajat pe toţi să respecte timpul liber propriu şi al celorlalţi şi i-am descurajat să mai trimită emailuri inutile şi să dea, după orele de serviciu, telefoane care să-i întrerupă şi să îi distragă pe cei sunaţi de la ceea ce fac în timpul lor personal. E genul de sistem care funcţionează numai dacă toţi membrii echipei se angajează să-l respecte. Pe măsură ce trecea timpul, am văzut că echipa noastră este mai motivată, vine la serviciu cu adevărat gata de muncă şi se duce acasă ca să îşi împrospăteze forţele. Ei muncesc acum mai inteligent, nu mai rapid şi mai “orbeşte”. Iar moralul lor este mai ridicat.

Faceţi o încercare în propria voastră companie. Pentru început, faceţi un test şi conveniţi ca toată lumea să fie, în seara aceasta, indisponibilă pentru emailuri şi telefoane de serviciu. Sunt convins că a doua zi dimineaţă o să simţiti cu toţii beneficiile acestui sistem de lucru.

Ndubuisi Ekekwe este fondatorul organizaţiei non profit African Institution of Technology. A editat recent cartea “Nanotechnology and Microelectronics: Global Diffusion, Economics and Policy”.