De la amânare la creșterea productivității

Dacă ar fi să analizăm momentele de prezență a amânării, cel mai simplu ar fi să ne gândim la modul în care ne planificăm, după cum este reprezentat în figura de mai jos.

Am putea identifica un prim moment, Momentul 1, ca fiind cel în care identificăm o nevoie, fie că este vorba de o dorință sau un obiectiv și care se transpune într-o listă, fie că este o listă de sarcini, de activități, o activitate în calendar sau pur și simplu ceva ce memorăm. Realizarea listei conduce, după un timp, la apariția oportunității de acțiune, sau Momentul 2. În acest moment, în mod normal ar trebui ca acțiunea să determine rezultate sau cel puțin să pună premisele unor rezultate în viitor. Însă, lipsa de acțiune prin amânare, determină lipsa rezultatelor. Soluția la îndemână este bineînțeles, amânarea acțiunii pănă “mâine” sau o dată viitoare. “Lista de mâine” crește și poate duce la stres sau chiar neîmplinire personală și profesională.

Amânarea intervine pe termen scurt, dar și pe termen lung. Mai mult, nivelul de importanță al sarcinilor poate fi scăzut sau ridicat. Pornind de la aceste două caracteristici, prezint în continuare modelul “AMÂNAREA – EFECTE – ACȚIUNI” ce prezintă în următoarele 2 figuri, pe de-o parte efectele amânării în 4 situații diferite, și pe de altă parte, soluții propuse.

În figura de mai sus, putem identifica 4 situații posibile:

1. Amânarea pe termen scurt a unor sarcini cu nivel de importanță scăzut, care poate conduce la acumularea suplimentară de sarcini și la creșterea “presiunii”. Am putea să o comparăm cu o listă de emailuri necitite care crește pe măsură ce nu începem să le citim/răspundem.

2. Amânarea pe termen scurt a unor sarcini cu nivel de importanță ridicat, care determină mai multă amânare. Practic, un proiect crucial neînceput conduce la “obișnuința” ca acel proiect să fie amânat chiar pe termen lung.

3. Amânarea pe termen lung a unor sarcini cu nivel de importanță scăzut conduce la stres, pe măsură ce termenul de realizare se apropie și presiunea din partea colegilor, a managerilor sau clienților crește.

4. Amănarea pe termen lung a unor proiecte cruciale, va determina neîmplinire personală și profesională, cu efecte directe pe toate planurile.

Cu toate că soluțiile sunt dependente de fiecare persoană, prezint în cele ce urmează câteva idei de aplicare.

Pornind de la aceleași caracteristici, fiecare situație poate determina următoarele “soluții”:

1. În cazul amânării pe termen scurt a unor sarcini cu nivel de importanță scăzut, precum sarcini zilnice, o soluție ar putea fi acțiunea direcționată spre rezolvarea acelor activități. Fie că este vorba de emailuri sau lista de sarcini administrative, ar trebui să îți rezervi timp dedicat pentru rezolvarea lor, astfel încât să nu fie amânate pe termen lung și să conducă la stres.

2. În cazul amânării unor sarcini cu importanță ridicată pe termen scurt, o soluție ar fi împărțirea acestor proiecte cruciale în sarcini mici. Poți merge până la sarcini pe care să le faci în câteva minute, pentru a începe și a câștiga impulsul necesar realizării acelei activități și în ziua urmtătoare și, de ce nu, să obții o mică “victorie”.

3. Dacă amânarea vizează sarcini mici, dar durata este ridicată, atunci ar trebui să anticipezi rezultatul. Cum vei acționa în cazul în care ai un deadline de trimitere a unui raport și cu o zi înainte ești doar la 50% din ceea ce trebuie să prezinți? Probabil că vei fii stresat și îți vei dori să fi început mai repede. Anticiparea acestor situații te poate motiva să pornești din timp și să acționezi.

4. Ultimul caz, cel al amânării unor sarcini cruciale pe termen lung, ce determină neîmplinire personală și profesională, poate fi rezolvat printr-o mai mare claritate la răspunsul “De ce?”. Care este motivul pentru care ai amânat acel proiect și care ar fi beneficiile în cazul în care îl vei începe? De cele mai multe ori, un astfel de proiect, presupune creșterea productivității prin identificarea momentelor în care energia este ridicată și timpul ar putea fi planificat mai bine.

Dincolo de efecte și soluții, conştientizarea problemei amânării poate determina mici schimbări de creștere a productivității, care să conducă la rezultatele dorite.

Pe 25 mai 2016, Costin Ciora organizează workshop-ul “4 pași strategici de productivitate pentru antreprenori”, la Seneca Anticafe. Detalii și înscrieri pe http://www.costinciora.ro/workshop/

Costin Ciora este Consultant în Productivitate și lector universitar doctor la ASE București. Este autorul cărții „Analiza performanței prin creare de valoare” și co-autor la numeroase articole de profil academic pe subiectul analizei economico-financiare. După mai bine de 7 ani de cercetare în mediul academic și 6 ani de antreprenoriat, Costin se concentrează în prezent pe studierea productivității individuale, intrucât după spusele sale, nivelul de productivitate al angajaților determină performanța organizațională. Este Digital Certified Coach și prin intermediul programelor sale de productivitate, contribuie la identificarea tiparelor care conduc la scăderea productivității, precum și la soluții pentru transformare. Află mai multe despre Costin Ciora pe site, pe pagina de Facebook sau pe Profilul de LinkedIn.