Cum tratezi o urgenţă de tip IERI

Cuvântul urgență (sau urgent) este aproape nelipsit la locul de muncă, fiind pronunțat dimineața, la prânz, în pauza de masă, după-amiază, când ajungi acasă și te sună un coleg, înainte de culcare, la ora 02 dimineața și tot așa. Această epidemie de “situații urgente” exprimată prin “această situație trebuie rezolvată ieri” s-a extins atât de mult în ultimii 10 ani de zile încât este prezentă în companii mici și mijlocii, mari și foarte mari. Nu mai contează dimensiunea organizațională și principiile ei, epidemia se integrează. Foarte adaptabilă, nu?

Cum se formează această epidemie în fiecare zi la serviciu?

1. Prin neprioritizarea sarcinilor

Un manager și echipa lui, drept exemplu, se aruncă dimineața direct în e-mailuri înainte de a stabili prioritățile zilei respective. Cineva ar putea interveni și sugera aici că apar alte urgențe pe lista de priorități și că aceasta trebuie actualizată în permanență și că nu are sens o întâlnire dimineața cu toți colegii din departament. Acel cineva ar avea dreptate, însă mai trebuie adăugat că indiferent dacă adaugi sau nu o activitate ori mai multe în lista priorităților, cel puțin poți avea șanșa să monitorizezi ce priorități sunt puse în stand-by, care au fost decalate, care sunt în curs, care sunt finalizate și tot așa.

În schimb, dacă nu începi cu o listă, cel mai probabil vei avea doar notițe de jur împrejurul biroului de care ai să te încurci sau foldere pe desktop care o să-ți pară un infinit de dublu-click în căutarea unui fișier. Așa că, 15-20 de minute dimineața, alocate stabilirii priorității activităților din ziua x este un timp consumat cu cap. Imaginează-ți cum ar fi ca o echipă de fotbal să nu aibă o așezare în teren stabilită înaintea meciului, iar antrenorul le-ar spune: Așezați-vă cum vreți în teren, însă este urgent, vital, să câștigăm meciul! Observi cum antrenorul este îngrijorat de urgență ci nu de așezarea în teren?
Un manager cu adevărat manager, nu se concentrează doar pe consecința unui potențial eșec, ci se concentrează în primul rând asupra stabilirii unei strategii pe baza căreia poate schița un rezultat orientativ și, mai mult, poate realiza și un plan al improvizațiilor în cazul în care în timpul desfășurării strategiei stabilie apar situații neprevăzute.

2. Lipsa sau graba comunicării dintre colegi, clienți, furnizori.

Te întrebi de ce am ajuns în 2015 și încă există candidați care nu primesc răspunsul (indiferent de natura lui) din partea consultanților în resurse umane cu care au discutat în cadrul unui interviu? Te întrebi de ce sunt nenumărate e-mailuri transmise de candidați la care încă nu s-a primit un răspuns?

Te miri că există comenzi care nu pot fi onorate sau furnizori neserioși? Atunci vorbim despre lipsa comunicării sau graba acesteia. Pe scurt, asta înseamnă că mesajele electronice (e-mail-urile) sunt trimise cu superficialitate si doar cu un ASAP (as soon as possible) la subject (subiectul mesajului ce urmează a fi transmis) având un conținut rudimentar din cauză că “toată lumea este grăbită și mai are și altceva de făcut, nu doar să se concentreze pe un amărât de e-mail”. Mijloacele avansate de comunicare, dacă nu sunt tratate cu seriozitate și responsabilitate, pot dăuna companiei tale sau grupului tău de lucru. Fiecare canal de comunicare te poate ajuta dacă nu-l repezi, nu-l tratezi ca un simplu instrument online sau ca o metodă de comunicare la care oricum toată lumea are acces. Gândește-te că toată lumea merge pe stradă, asta înseamnă că nu trebuie să fii atent când mergi pe stradă? Așa și cu metodele de comunicare.

3. Este cool ca o situație să fie urgentă…

Ciudat? Anormal? Trendy? Cum dorești… Însă urgent este aparent atât de cool încât un manager sau un angajat care are puține responsabilități dar nu știe cum să le îndeplinească se panichează rapid și brusc nevoia lui de a rezolva ceva ce nu cunoaște devine urgent, însă nu situația în sine este urgentă. Astfel, schizofrenia urgenței reprezintă și o modalitate prin care se încurajează procrastinarea (amânarea responsabilităților pentru mai… târziu, mâine, peste două săptămâni… am uitat de ea, bam! Este rezolvată!) întrucât managerii, subordonații etc. consumă multă energie comunicând că totul este urgent iar la finalul zilei responsabilitățile sau cel puțin unele dintre ele se observă că au fost tratate superficial.

4. Frica de a investi în angajați și în potențialul acestora pentru că se pierd bani.

Suntem în 2015 dar orgoliul, lipsa de profesionalism, frica competiției oneste încă există în organizații “așa de bine și de sănătos” cum exista și acum zeci de ani. Anumitor angajați le este refuzată promovarea organizațională și financiară deoarece pot lua locul managerului lor sau pot fi cooptați de concurență. Mai mult, anumiți angajatori oferă salarii mici anumitor angajați care, astfel, nefiind motivați financiar nu vor putea avea randament maxim chiar dacă sunt situații urgente… Și astfel angajatorul pierde banii pe care îi putea primi de la clienți prin simplul fapt că nu reușește să-și motiveze financiar echipa. Frica de investiție cauzează panică, angajații pot trăi sub un fel de teroare financiară iar astfel orice activitate poate deveni urgentă, angajații nemaiavând momente de respiro.

5. Viteza din jurul tău.

Cât de mult te încetinează viteza din jurul tău? Te-ai întrebat că tot încercând să fii rapid, îți pierzi din calmitate, rațiune, previziune? Uneori a acționa normal este de fapt rapid. Gândește-te la asta o perioadă…

6. Alte cauze.

Management haotic ori grăbit, neautentic, prea familial ci nu profesionist și obiectiv, promisiuni nerespectate, fuga doar după bani și nu după îmbunătățirea serviciilor oferite clienților, cantitate exagerată și calitate neglijabilă, lipsa de antrenament, lipsa de exercițiu ș.a.m.d.
Ce este urgent în viața ta? Ce este urgent la birou? Poate nu ar trebui să începi ziua cu o astfel de întrebare. Nu mai bine te-ai întreba: Ce este important de făcut și cum vrei să îndeplinești ceea ce este important și normal?