Cum sa-ti gestionezi timpul fara sa-ti enervezi colegii

„Managementul timpului inseamna, in esenta, modul in care iti organizezi munca, deci, cu exceptia catorva cazuri foarte rare, ii va afecta in mod cert pe ceilalti”, spune Ben Dattner, specialist in psihologia organizatiilor si autorul cartii The Blame Game. La fel ca in cazul oricarei abordari noi, este esential sa te gandesti si la modul in care ii va afecta pe cei din jurul tau. Dar asta nu ar trebui sa te opreasca din a incerca sa iti organizezi mai bine propria munca, spune Julie Morgenstern, experta in managementul timpului si autoarea cartii Never Check E-Mail in the Morning. „Capcana cea mai mare in care cadem cand se pune problema timpului de care dispunem este cea de a fi stapaniti de ideea ca ar trebui sa ii ajutam mereu pe ceilalti”, spune ea. Solutia, spune Elisabeth Grace Saunders, coach specializat in managementul timpului si autoarea cartii The 3 Secrets to Effective Time Investment, este sa „te concentrezi pe scopul tau pe termen lung, care este cel de a-ti face propria treaba”.

Iata cum poti sa te asiguri ca iti faci treaba – si sa procedezi in asa fel incat sa ii multumesti si pe colegii tai.

Hotaraste ferm ca munca ta este prioritara fata de disponibilitatea ta fata de ceilalti

Pentru inceput, asigura-te ca iti „filtrezi” timpul in mod eficient. Daca esti excesiv de concentrat pe activitatile prin care urmaresti sa ii multumesti pe ceilalti, probabil ca iti sacrifici productivitatea. „Valoarea ta cea mai mare nu este accesibilitatea, ci abilitatea de a rezolva probleme si de a-ti face propriile treburi, ducandu-le pana la capat”, spune Morgenstern. Saunders are o opinie similara: „Gandeste-te mai putin la sentimentele celorlalti si mai mult la obiectivele strategice ale organizatiei”. Deci treaba ta este sa iti duci pana la capat sarcinile care au cea mai mare valoare pentru indeplinirea obiectivelor strategice ale organizatiei.

Cauta sa obtii feedback de la colegii tai

Bineinteles, un bun management al timpului nu iti da permisiunea sa implementezi orice metoda de management al timpului iti convine. „Nu fi unilateral, spune Dattner. Nu aparea lunea la serviciu spunand: «Am fost la un seminar, si liderul seminarului ne-a spus ca sa ne verificam e-mailul doar o data pe zi, asa ca asta voi face de acum incolo»”. Experimenteaza aplicand diferite tehnici, ca sa vezi care dintre ele ar functiona si ar fi avantajoasa si pentru tine, si pentru ceilalti. „Vino cu cateva idei initiale si prezinta-le oamenilor din echipa in care lucrezi, spune Dattner. Ai putea sa spui «Ce ati prefera voi toti: sa nu imi verific e-mailul dimineata sau sa imi iau in fiecare saptamana o zi fara e-mail pentru a ma concentra pe proiectele mele?»”. De asemenea, recunoaste ca atare impactul pe care actiunile tale l-ar putea avea asupra celorlalti. Dattner iti sugereaza sa spui ceva de genul: „Recunosc ca lucrul acesta imi va economisi trei ore, dar pe voi o sa va coste o ora; ce pot sa fac ca sa ma revansez fata de voi?”.

Asuma-ti niste riscuri

S-ar putea sa te ingrijorezi la gandul ca ceilalti nu vor reactiona bine la o noua tehnica, dar Saunders spune ca adesea nu se intampla asa ceva. „In majoritatea cazurilor, aceasta limitare este doar in mintea ta, spune ea. Atunci cand clientii mei incearca niste abordari noi, in 99% dintre cazuri le iese totul foarte bine”. Morgenstern confirma: „Fa acel salt in necunoscut, incredintat ca va iesi bine, iar ceilalti vor beneficia adesea de castigul tau”. Pentru a face saltul va fi nevoie sa refuzi sa urmezi niste reguli nescrise. „Oamenii sunt atat de obisnuiti sa fie coplesiti de sarcini si stresati, incat s-ar putea sa te simti foarte vinovat ca ai luat masurile de care aveai nevoie ca sa iti gestionezi mai bine timpul, spune Saunders, adaugand: dar trebuie sa fii dispus sa iesi din toata acea nebunie”.

Comunica-le celorlalti in mod clar ce anume faci si de ce

Odata ce te-ai decis ca vei alege o anumita abordare a managementului timpului tau, spune-le colegilor tai care sunt ratiunile ce stau la baza actiunilor tale. De exemplu, daca vrei sa refuzi invitatiile de a participa la unele sedinte, Saunders iti sugereaza sa explici de ce – lucrezi la o alta initiativa importanta, la acea sedinta participa deja alti membri din echipa ta, nu esti concentrat in aceasta perioada pe acel domeniu s.a.m.d. Sau, daca ti-ai blocat un anumit interval de timp in calendarul tau ca sa te poti concentra pe un proiect important, trimite-le colegilor tai un e-mail in care le explici de ce nu vei fi disponibil in acel interval de timp. Aceste tipuri de tehnici iti permit sa respecti nevoile celorlalti si sa economisesti timp.

„Educa-i” pe oameni in privinta a ceea se pot astepta de la tine

Uneori simplul fapt ca le spui oamenilor ce anume ai de gand sa schimbi nu este suficient; trebuie sa ii ajuti sa invete din nou cum sa interactioneze cu tine. „Daca obisnuiesti sa raspunzi la e-mailuri o data la fiecare trei minute, i-ai invatat pe oameni sa conteze pe faptul ca vei fi oricand «acolo»”, spune Morgenstern. Atunci cand schimbi modul si momentul in care reactionezi la mesaje, asigura-te ca le spui tuturor – clientilor-cheie, oamenilor din echipa ta, sefului tau – cand si cum se pot astepta de acum inainte sa dea de tine si sa obtina un raspuns de la tine”. Saunders spune ca unii dintre clientii ei au avut noroc dupa ce si-au instalat un mesaj de raspuns automat. De exemplu, un asemenea mesaj ar putea spune: „Raspund la e-mail o data la fiecare 24 de ore. Daca aveți nevoie de ceva care este mai urgent de-atat, sunati-ma sau trimiteti-mi un sms”. Genul acesta de mesaj nu va fi potrivit sau nu va functiona pentru oricine, dar ideea este sa experimentezi, incercand niste abordari diferite, pana cand gasesti acele tactici care ti se potrivesc si iti aduc rezultatele scontate.

Alege momentul cel mai potrivit

Schimbarea modului in care lucrezi si reactionezi la solicitarile celorlalti poate fi disruptiva. Dattner te sfatuieste sa iti alegi cu intelepciune momentul cel mai potrivit pentru a-ti pune in aplicare noua abordare. „Asigura-te ca nu o introduci intr-un moment crucial si delicat din viata companiei, cand urmeaza sa fie luata o decizie care va avea niste consecinte importante”, spune el. Iti doresti, de asemenea, sa te asiguri ca te afli intr-o pozitie din care sa iti permiti sa ceri o schimbare in rutina ta zilnica. „Vrei sa iti faci treaba bine si sa ramai in relatii bune cu oamenii. Atunci cand lucrurile merg bine, ai un «capital social» din care poti cheltui”, spune Dattner.

Daca poti, fa schimbarea impreuna cu ceilalti

Unul dintre beneficiile care rezulta din schimbarea modului in care iti gestionezi timpul este faptul ca vei deveni, pentru oamenii din echipa ta, un model de urmat din punctul de vedere al unui management mai eficient al timpului. „Managerii trebuie sa fie niste lideri si prin faptul ca sunt in avangarda din punctul de vedere al managementului timpului, recomanda Morgenstern. Ei trebuie sa stabileasca un tipar de urmat pentru oamenii din departamentul pe care-l conduc”, adauga ea. Dattner iti recomanda sa porti „o conversatie cu echipa ta despre modul in care intregul grup ar putea sa isi gestioneze mai bine timpul”. Poate ca ajungeti toti la concluzia ca e mai bine sa va verificati e-mailurile mai rar si sa nu va mai intalniti atat de des in sedinte sau, atunci cand va intalniti, sa tineti niste sedinte mai scurte. Dar tine minte faptul ca s-ar putea ca aceleasi tehnici sa nu fie potrivite pentru toata lumea. „Unii oameni cred ca metodele care sunt potrivite pentru ei si functioneaza in cazul lor sunt bune pentru toata lumea, dar nu exista o solutie care sa se potriveasca oricui si in orice situatie”, spune Saunders.

Principii de tinut minte:

Fa asta:

• Explica-le celorlalti cum si de ce iti schimbi obiceiurile.
• Propune mai multe tehnici, ca sa vezi care dintre ele functioneaza cel mai bine pentru tine si colegii tai.
• Devino, in echipa ta, un „evanghelist” al unui management mai bun al timpului.

Nu face asta:

• Sa nu crezi ca esti mai bun in ceea ce faci daca esti disponibil constant pentru ceilalti.

• Nu-ti aplica noua abordare in mod unilateral; implica-i si pe ceilalti in deciziile tale.

• Nu incerca sa implementezi o tehnica noua in timpul unei perioade deosebit de aglomerate sau atunci cand nu te afli „in gratiile” oamenilor.

Studiul de caz nr. 1: comunica-ti in mod clar motivele

Jessica Tucker – analist de vanzari la o companie care comercializeaza bunuri de consum – a realizat, dupa sase luni de cand lucra in noul ei job, ca sedintele lungi si ineficiente o impiedicau sa isi faca treaba sau sa isi duca sarcinile la bun sfarsit. Ea a decis sa incerce sa refuze sa participe la prea multe sedinte. „M-am inspirat din exemplul dat de sefa sefei mele, care are o politica dura cu privire la sedinte, in sensul ca nu participa la o sedinta decat daca acea sedinta are un obiectiv clar si o ordine de zi clara si daca ea are ceva de oferit si/sau de castigat din acea sedinta”, spune Jessica. Inainte de a face schimbarea, i-a spus sefei ei directe ca urmeaza sa incerce noua abordare, apoi a discutat cu oamenii din echipa ei si i-a informat, de asemenea, si pe colegii din alte grupuri cu care colabora.

Initial au existat niste ingrijorari. Oamenii din alte grupuri se temeau ca vor rata niste informatii pertinente daca nu era si ea acolo cu ei in sedinta (Jessica le furnizeaza rapoarte de vanzari altor echipe). Dar, in cele din urma, s-a dovedit ca aceasta nu era o problema reala. Jessica a inceput sa ii prezinte noutatile si actualizarile datelor privind vanzarile unui coleg din echipa ei, desemnat drept „punct central de diseminare a informatiilor”, coleg care, la randul lui, le raporta mai departe oamenilor din restul echipei. „Nu urmaresc sa le dau mai mult de lucru colegilor mei, dar uneori este pur si simplu o chestiune de a ceda ceva pentru a primi ceva in schimb. Incerc, in mod categoric, sa fiu corecta. Daca un coleg de-al meu se duce la o sedinta intr-o saptamana, eu ma duc la urmatoarea”. Iar acum, ca nu mai este atat de aglomerata, Jessica reuseste, de asemenea, sa raspunda mai rapid ca inainte la solicitarile venite din partea colegilor ei. „In cele din urma, acum am mai mult timp de cheltuit pentru acele aspecte ale jobului meu care conteaza cu adevarat”, spune ea.

Jessica a mai constatat ca acum este mai disciplinata in privinta invitatiilor de participare la sedinte pe care le trimite ea insasi. „Uneori nu trimit invitatii, fiindca imi dau seama ca unii oameni chiar nu este nevoie sa vina la sedinta sau imi dau seama ca este vorba despre o chestiune pe care o pot discuta cu unul sau doi oameni si ca nu am nevoie sa stabilesc un interval de timp formal pentru o asemenea discutie”.

Studiul de caz nr. 2: fii flexibil in privinta noii tale abordari

Andrew Watson, un manager de divizie la o companie din industria aerospatiala, nu avea destul timp ca sa-si faca propriile treburi. Prins intre participarile la numeroase sedinte si faptul ca se facea „intotdeauna disponibil” pentru echipa sa, formata din manageri de program si sefi de functiuni, el avea programul complet rezervat. „Imi mai ramanea foarte putin timp ca sa imi mai fac, efectiv, si propriile treburi”, spune el. Dupa ce si-a analizat programul si activitatile impreuna cu asistenta sa administrativa, el a decis sa isi blocheze in calendarul zilnic o ora, aceeasi in fiecare zi din saptamana. „Ea nu permitea ca acel interval sa devina disponibil pentru orice altceva decat cu exceptia cazului in care cineva cu o autoritate mai inalta decat a mea ma solicita pentru o chestiune prioritara”, spune el. Fiindca avea reputatia de a fi abordabil si disponibil, Andrew era preocupat de faptul ca schimbarea ii va dezamagi pe oamenii din echipa sa si ii va face sa simta ca si cum problemele lor sau chestiunile pentru a caror rezolvare au nevoie de ajutorul lui sunt puse in asteptare sau amanate.

La urmatoarea sedinta saptamanala a echipei, Andrew le-a explicat tuturor schimbarea intervenita in calendarul sau zilnic, comunicandu-le in mod clar faptul ca avea de gand sa o aplice pentru o perioada de incercare, dupa care se va consulta cu ei. El le-a spus ca, desi in decursul acelei ore blocate doar pentru el nu va avea usa deschisa pentru ceilalti, il puteau totusi intrerupe pentru chestiuni importante sau urgente. El le-a solicitat, de asemenea, feedback-ul cu privire la aceasta masura. „Oamenii din echipa au fost multumiti, fiindca le-am oferit atat motivele pentru care am facut aceasta schimbare, cat si oportunitatea de a influenta modul in care va fi implementata”. Chiar daca acea ora rezervata numai pentru el a fost intrerupta ocazional (de obicei, de catre seful lui, dar numai rareori de catre subordonatii sai directi), aceasta abordare i-a imbunatatit lui Andrew productivitatea. A fost in stare sa se concentreze pe proiectele importante si a ramas totusi disponibil pentru echipa lui in situatiile in care disponibilitatea lui chiar era absolut necesara.

Amy Gallo este Editor colaborator la Harvard Business Review