Cum să-ţi aloci timpul şi eforturile pentru a obţine rezultate maxime

Un manager se gândeşte la colega lui, aflată în ascensiune rapidă pe scara ierarhică din companie: “cum reuşeşte să promoveze iniţiative strategice, să aibă relaţii strânse cu ceilalţi directori executivi şi să lucreze doar 40 de ore pe săptămână? După o zi plină cu şedinţe de proiect, lucrul cel mai bun pe care mai sunt în stare să­-l fac este să răspund în mod reactiv seara târziu la emailurile pe care le-am primit, în loc să mă ocup proactiv de dezvoltarea departamentului meu”.

Iată care e secretul: colegii care “zboară mai rapid şi mai sus decât tine”, depunând în aparenţă mai puţin efort, au învăţat să recunoască lucrurile care contează cu adevărat şi să exceleze în realizarea lor – şi să urmărească doar “a face o treabă mai-puţin-decât-perfectă” în cazul oricărui alt lucru.

Este foarte probabil ca agentul de vânzări cu performanţele cele mai bune din echipa de vânzări în care lucrezi să dedice mai puţin de jumătate din timpul pe care tu îl dedici completării formularelor. Da, s-ar putea ca el să le completeze neglijent, dar nimănui nu-i pasă, din cauză că el este principalul factor căruia i se datorează creşterea explozivă a veniturilor companiei. S-ar putea ca femeia-manager care a atras atenţia celor din top management să trimită emailuri scrise neglijent şi cu greşeli gramaticale şi să refuze invitaţiile de a participa la şedinţe în care se discută doar chestiuni de tactică. Dar, atunci când un proiect sau o şedinţă contează cu adevărat, ea îi eclipsează pe toţi.

Dacă lucrurile acestea te şochează şi ţi se par complet nedrepte şi incorecte, bănuiesc că te-ai descurcat probabil foarte bine la şcoală, unde pefecţionismul este încurajat. Eu am avut numai note maxime “pe linie” începând din clasa a şasea şi până la absolvirea facultăţii şi am făcut orice mi-a stat în putinţă ca activitatea şi lucrările mele să se ridice la nivelul care să-i facă pe profesorii mei să fie foarte mulţumiţi de mine. Trebuie să recunosc: a meritat să aplic strategia aceasta, care a dat rezultate cât am fost studentă. Calificativul mediu perfect cu care am absolvit a însemnat un nivel excepţional al realizărilor mele; şi am fost norocoasă că, în cazul meu, acest calificativ a fost răsplătit cu burse şi oferte de joburi.

Numai că, atunci când am demarat propriul business, cu peste şapte ani în urmă, regulile jocului s-au schimbat. Mi-am dat seama că obiceiul meu de a face o treabă “de nota 10” în orice situaţie îmi limita succesul. În momentul acela, mi-am dat seama că trebuia să mă concentrez mai mult pe punctele mele forte. Aşa cum explică Tom Rath, cu înţelepciune, în cărţile sale din seria “Strength Finder”, poţi să realizezi mai multe dacă îţi îmbunătăţeşti şi mai mult punctele forte şi ţi le foloseşti integral decât dacă te străduieşti constant să “pui proptele” punctelor tale slabe. Mi-am dat seama cât de important este să decid în mod deliberat unde voi investi mai mult din timpul şi energia mea pentru a produce o muncă strălucită şi unde anume o execuţie mai-puţin-decât-perfectă îmi va aduce, în cele din urmă, un câştig mai mare. Faptul că mi-am dat seama de acest lucru a avut un efect profund asupra modului în care abordam calea spre succes şi asupra abilităţii mele de a le conferi putere clienţilor mei care se simţeau copleşiţi de câte lucruri aveau de făcut.

Atunci când vorbesc cu clienţii cărora le ofer coaching în privinţa modului în care să îşi investească cel mai bine timpul – fie că sunt profesori, directori executivi sau avocaţi – iese de fiecare dată la iveală o temă comună: ei se simt ca şi cum nu pot găsi timpul necesar să le facă pe toate. Şi au dreptate: nimeni nu are timp pentru toate. Date fiind ritmul în care muncim şi volumul de informaţii cu care suntem bombardaţi în societatea noastră modernă, managementul timpului este mort. Nu mai poţi să “le îndeşi pe toate” în programul tău zilnic, indiferent de cât de eficient devii.

Filosofia mea despre investirea timpului îi încurajează pe oameni să vadă timpul ca pe o resursă limitată şi să-l aloce în aşa fel încât să se alinieze la definiţia personală pe care o dau succesului. De aici rezultă câteva ramificaţii practice:

Decide unde anume nu îţi vei petrece timpul: având la dispoziţia ta un buget de timp limitat, nu vei putea să faci tot ceea ce ţi-ai dori, indiferent cât de eficient ai fi. În momentul în care accepţi acest adevăr, îţi reduci imediat stresul şi sentimentele care te fac să te simţi că ai fi “inadecvat” sau că nu eşti “la înălţime”. Din punct de vedere profesional, acest lucru ar putea însemna să îţi reduci implicarea în diversele comitete din care faci parte; la nivel personal, ai putea lua în considerare ideea de a angaja pe cineva care să îţi menţină peluza frumoasă sau să termine în locul tău un proiect prin care vrei să aduci modificări în locuinţă.

Alocă-ţi timpul în mod strategic: faptul că stabileşti limite în privinţa modurilor şi perioadelor în care îţi investeşti timpul la serviciu şi în viaţa personală te poate ajuta să te asiguri că îţi aloci timpul în mod adecvat în fiecare categorie. Unul dintre cele mai convingătoare motive pentru a nu dedica serviciului un număr extrem de mare de ore lucrate peste program este faptul că acest mod de a-ţi investi resursele de timp îţi lasă “fonduri” insuficiente pentru activităţi precum exerciţiile fizice, somnul şi relaţiile cu cei dragi.

Stabileşte un regim de investire automată a timpului: la fel cum stabileşti o investiţie automată în fonduri mutuale sau în fondul de pensie, rutinele tale zilnice sau săptămânale ar trebui să facă din investiţia timpului tău ceva aproape automat. De exemplu, la serviciu ai putea să ai stabilită o întâlnire recurentă cu tine însuţi câte două după-amieze pe săptămână, pentru a avansa în proiectele-cheie de care te ocupi; iar în afara serviciului ai putea să te înscrii la un program de fitness în grup, ţinut la sală sau în aer liber, astfel încât să te simţi prost dacă nu apari şi faci exerciţii până transpiri de câte trei ori pe săptămână.

Urmăreşte să ai un buget de timp pe care să-l echilibrezi în mod consecvent: date fiind urcuşurile şi coborâşurile vieţii, nu te poţi aştepta să ai un buget de timp care să fie constant în echilibru. Dar poţi urmări să ai un buget pe care să-l reechilibrezi în mod consecvent. În decursul unei perioade de una-două săptămâni, modul în care îţi investeşti timpul ar trebui să-ţi reflecte priorităţile.

Odată ce ţi-ai alocat timpul cum trebuie, trebuie să abordezi în mod diferit şi activităţile din fiecare categorie. Dacă încerci să ai “numai note de zece, pe linie”, nu vei putea să investeşti cea mai mare cantitate de timp în ceea ce îţi aduce “cel mai mare câştig din investiţie”. De aceea am creat tehnica INO, pentru a te ajuta să-ţi depăşeşti perfecţionismul şi proasta alocare a timpului tău. Iată cum funcţionează:

Atunci când abordezi un subiect de pe “lista cu lucruri de făcut”, îţi doreşti să te gândeşti mai întâi dacă e o activitate ce reprezintă o investiţie, ceva neutru sau ceva pe care ar fi mai bine să-l optimizezi. Activităţile “de investiţie” sunt domeniile în care o durată mai mare de timp şi o calitate mai ridicată a muncii depuse pot duce la o creştere exponenţială a rezultatelor pe care le obţii. De exemplu, planificarea strategică este o activitate de investiţii; la fel este şi petrecerea timpului, cu mobilul închis, împreună cu oamenii pe care îi iubeşti. Urmăreşte, în aceste domenii ale vieţii tale, ca munca pe care o depui sau activităţile tale să fie de nota 10.

Activităţile neutre sunt cele care trebuie făcute doar la un nivel adecvat; a le dedica mai mult timp nu înseamnă neapărat şi rezultate semnificativ mai mari. Un exemplu de activitate neutră ar fi participarea la şedinţele de proiect sau, în cazul vieţii personale, mersul la sala de gimnastică sau de fitness. Acestea sunt lucruri pe care trebuie să le faci, dar în cazul cărora poţi urmări să ai o activitate de nivel mediu. Activităţile pe care ar trebui să le optimizezi sunt acelea în cazul cărora dedicarea unui timp suplimentar nu-ţi aduce nicio valoare adăugată şi te împiedică să te ocupi de alte activităţi, mult mai valoroase. Urmăreşte ca, în cazul “activităţilor de optimizat”, să depui o muncă de nivel satisfăcător – cu cât le faci mai rapid, cu atât mai bine. Completarea celor mai elementare formulare administrative şi cursele zilnice pe care le faci pentru diverse plăţi sau cumpărături pentru aprovizionarea casei intră în această categorie.

Scopul general este să reduci la minimum timpul petrecut cu activităţi ce pot fi optimizate, astfel încât să îţi maximizezi timpul petrecut cu activităţi ce reprezintă o investiţie.

Am aflat că această tehnică îţi permite să îţi depăşeşti tendinţele de a fi perfecţionist şi să investeşti mai mult în ceea ce contează cu adevărat, astfel încât să-ţi creşti eficienţa în viaţa personală şi cea profesională.

La nivel tactic, iată câteva sfaturi despre modul în care poţi pune în practică tehnica INO:

• La începutul fiecărei săptămâni, defineşte clar cele mai importante activităţi ce reprezintă o investiţie şi rezervă-le timp în calendarul tău astfel încât să te ocupi de ele şi să le duci la bun sfârşit la începutul săptămânii şi al fiecărei zile. Acest lucru te va forţa în mod natural să le faci pe toate celelalte în timpul care ţi-a mai rămas.
• Atunci când te uiţi peste lista cu lucruri de făcut în fiecare zi, pune un “I”, un “N” sau “O” în dreptul fiecărui lucru şi apoi alocă-ţi timpul în conformitate cu aceste desemnări; de exemplu, patru ore pentru activitatea “I”, trei pentru activităţile “N” şi o oră pentru activităţile “O”.
• Dacă începi să lucrezi la ceva şi îţi dai seama că îţi ia mai mult decât te-ai aşteptat, întreabă-te “care sunt valoarea şi/ sau costul de oportunitate – respectiv valoarea activităţii la care ar trebui să renunţ dacă voi continua – asociate faptului că aş petrece mai mult timp ocupându-mă de această sarcină?”. Dacă este o activitate “I” şi valoarea adusă este ridicată, continuă şi mai ia din timpul alocat activităţilor tale N sau O. Dacă intră în categoria N şi valoarea sa adăugată e foarte mică, sau în categoria O, iar a-i aloca mai mult timp te împiedică să faci lucruri mai importante, atunci fă-o la un nivel minim acceptabil, deleagă sarcina altcuiva sau opreşte-te şi termin-o mai târziu, când ai mai mult timp liber la dispoziţie.
• Dacă ţii un jurnal cu modul în care îţi cheltuieşti timpul sau marchezi în calendarul tău cât timp ţi-a luat să te ocupi de fiecare activitate sau sarcină, acest lucru îţi permite să te uiţi în urmă peste fiecare săptămână şi să determini dacă ţi-ai alocat timpul corect, astfel încât să maximizezi rezultatele aduse de modul în care ţi-ai investit timpul.

Elizabeth Grace Saunders este Time Coach, fondator al firmei Real Life E Time Coaching & Training şi autoarea cărţii: “The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress”.