Cum să scapi de prostul obicei de a face micromanagement cu echipa ta

Ce spun experţii

Dacă eşti genul de şef care e excesiv de atent la detalii, care preferă să fie inclus în toate emailurile şi e rareori mulţumit de munca echipei sale, atunci eşti un micromanager. „De dragul echipei tale, trebuie să încetezi”, spune Muriel Maignan Wilkins, Managing Partner la firma Paravis Partners, specializată în coaching pentru directorii executivi şi în dezvoltarea abilităţilor de leadership. „Obiceiul de a face micromanagement ştirbeşte moralul echipei tale prin faptul că stabileşte un ton de neîncredere – şi limitează capacitatea de creştere a echipei tale. De asemenea, îţi frânează abilitatea de a te concentra pe ceea ce este cu adevărat important”, adaugă Karen Dillon, autoarea cărţii „Harvard Business Review Guide to Office Politics”.

Oricât ţi-ar fi de greu să-ţi schimbi stilul de lucru şi comportamentul, „provocarea pe care o accepţi în felul acesta va fi una care-ţi va dovedi, prin rezultatele pe care le vei obţine pe termen lung, că a meritat tot efortul pe care l-ai depus pentru a o depăşi”, spune Jennifer Chatman, profesoară la Berkeley’s Haas School of Business – University of California. „S-ar putea să existe câteva eşecuri, pe măsură ce oamenii din echipa ta învaţă cum «să iasă în faţă» şi să-şi asume responsabilitatea de a se ocupa singuri de unele sarcini şi de a le duce până la capăt, dar, în cele din urmă, ei vor avea nişte performanţe cu mult mai bune dacă au un grad mai mare de responsabilizare şi au parte de mult mai puţin amestec din partea ta”, adaugă Chatman. Iată câteva indicii despre modul în care poţi renunţa la controlul excesiv pe care-l exerciţi.

Reflectă asupra comportamentului tău

Primul pas îţi cere să devii conştient de motivul pentru care faci micromanagement. „Cel mai probabil, este din cauză că eşti nesigur pe tine într-un domeniu sau altul – ţi-e teamă că, dacă echipa ta nu face ceva exact aşa cum ai face-o tu, acest fapt se va reflecta în mod negativ asupra ta, sau eşti îngrijorat că vei părea rupt de activitatea echipei tale dacă nu eşti cufundat în detalii, aşa că ajungi să compensezi în mod exagerat”, spune Karen Dillon. Wilkins recomandă să te întrebi: „Ce scuză folosesc pentru a face micromanagement?”.

Obţine feedback

„Adesea există o lipsă de conectare semnificativă între ceea ce intenţionează liderii şi experienţele prin care trec în realitate oamenii din echipa lor”, spune Jennifer Chatman. „Feedback-ul este esenţial ca să vezi cât de semnificativă este problema”, adaugă Chatman. Ca să ajungi să înţelegi ce gândesc cu adevărat subordonaţii tăi şi să vezi dacă lucrurile pe care le-ai aflat se aliniază cu intenţiile tale, ea îţi recomandă să aduni date, în mod confidenţial, de la oamenii tăi – sau, şi mai bine, să pui pe altcineva să o facă în locul tău. S-ar putea ca lucrurile pe care le auzi să fie ca un duş rece şi să te trezească, „dar este esenţial să-ţi înţelegi, dintr-o perspectivă mai largă, tiparele şi reacţiile, precum şi impactul pe care [micromanagementul tău] îl are asupra echipei”, spune ea.

Prioritizează ceea ce contează cu adevărat

„Un bun manager este cel care îi instruieşte pe oamenii din echipa pe care o conduce şi le deleagă sarcini şi responsabilităţi”, spune Dillon, şi nu poţi face aşa ceva dacă supraveghezi totul sau te ocupi personal de prea multe lucruri. Stabileşte în cazul căror activităţi este esenţial să te implici şi care sunt activităţile în care implicarea ta nu e necesară. Ar trebui, de asemenea, să evidenţiezi priorităţile pe lista ta cu lucruri-de-făcut, adică „lucrurile foarte valoroase şi importante pe termen lung, la care adaugi cu adevărat valoare”, şi asigură-te că-ţi cheltuieşti „cea mai mare parte din energie” pe ele, spune Wilkins.

Discută cu oamenii din echipa ta

Odată ce ţi-ai stabilit priorităţile, pasul următor este să le comunici echipei tale. „Poartă o conversaţie despre lucrurile care contează cu adevărat pentru tine – lucrurile în cazul cărora ei vor trebui să obţină de la tine îndrumare şi aprobare – astfel încât subordonaţii tăi direcţi să poată să «depăşească» anxietatea ta şi să avanseze”, spune Dillon. Spune-le cum ai vrea să fii ţinut la curent cu ceea ce fac ei şi cât de des ar trebui să-ţi ofere informaţii prin care să-ţi spună în ce stadiu se află cu activitatea lor. „Fii explicit când le comunici subordonaţilor tăi nivelul de detaliere până la care te vei implica”, adaugă Wilkins. În acelaşi timp, apelează şi la ajutorul lor, ca să te asiguri că nu revii la vechile tale obiceiuri prin care făceai micromanagement.

Retrage-te în mod lent

La început s-ar putea să-ţi fie greu să te lupţi cu impulsurile tale de a face micromanagement. „Fă o încercare practică pe un proiect care nu este atât de urgent şi dă-le oamenilor din echipa ta responsabilitate deplină, apoi vezi cum merg lucrurile”, spune Chatman. „Recunoaşte faptul că felul în care faci tu lucrurile nu este singurul mod în care pot fi făcute sau că nu este neapărat şi cea mai bună cale prin care pot fi făcute”, adaugă Chatman. Testul leadership-ului, spune ea, este reprezentat de „cât de bine se descurcă echipa ta atunci când tu eşti plecat”. O altă cale prin care te poţi să te extragi din micromanagement este să cauţi să obţii discret feedback, de la alţi colegi de-ai tăi, despre modul în care operează echipa ta, spune Dillon. Întreabă-l pe un coleg în care ai încredere: „Cum merge proiectul acela de care se ocupă echipa mea?”. Răspunsul lui îţi va oferi nişte informaţii valoroase, spune Dillon.

Dă-le oamenilor tăi un vot de încredere

S-ar putea ca membrii echipei tale să vrea să vină la tine pentru a obţine aprobarea ta înainte de a prelua responsabilitatea de a se ocupa de desfăşurarea unui proiect. „Recunoaşte faptul că aceasta este o oportunitate de creştere pentru persoana care vine la tine şi spune-i că, în adâncul sufletului tău, ştii că se va ridica la înălţimea provocării pe care vrea să o depăşească”, spune Dillon. Aceasta este mai mult decât o discuţie menită să-l încurajeze şi să-i insufle entuziasm. Ceea ce faci de fapt este „să îi dai subordonatului tău puterea psihologică de a fi liderul acelui proiect”. Apoi „fă ceea ce spui”, spune Wilkins. Nu examina amănunţit şi excesiv tot ceea ce face. Nu insista să fii inclus în fiecare email. Şi nu revoca votul de încredere pe care i l-ai acordat. „Lasă-l să-şi facă treaba şi «nu frâna brusc, pedalând înapoi», pentru a schimba tot ceea ce a făcut până atunci”, spune Wilkins.

Dacă lucrurile nu merg exact aşa cum ţi-ai dori tu, străduieşte-te cât poţi de tare să nu reacţionezi exagerat. Respiră adânc de câteva ori; du-te şi fă o plimbare; fă orice trebuie să faci „ca să te întorci din acel moment micro-managerial agitat”, spune Dillon. La urma urmei, chiar contează dacă memo-ul acela nu este formatat exact pe gustul tău?. „În cazul majorităţii lucrurilor, nimic nu este atât de prost încât să nu poată fi corectat”, adaugă Dillon.

Cunoaşte limitările subordonaţilor tăi

Uneori este necesar, ca un fel de garanţie, să supraveghezi îndeaproape anumite proiecte sau să-i urmăreşti cu atenţie pe anumiţi subordonaţi, spune Dillon. În mod similar, Wilkins spune că „atunci când ceea ce trebuie livrat este urgent şi miza este mare”, s-ar putea să aibă sens să intervii sau să ceri să fii ţinut la curent, în mod regulat, cu felul în care evoluează lucrurile. „În cazul acesta, este de ajutor dacă-i explici persoanei căreia îi ceri să te ţină la curent motivul pentru care eşti atât de implicat”, spune ea. „Ar trebui, de asemenea, să-i oferi acelui subordonat feedback şi coaching, astfel încât, în timp, să poată finaliza singur sarcina”, adaugă ea.

Principii de ţinut minte

Fă asta:

Întreabă-te de ce faci micromanagement şi reflectează asupra nevoii tale de a controla în mod excesiv tot ceea ce se întâmplă.

Rafinează-ţi lista cu lucruri-de-făcut prin prioritizarea sarcinilor şi proiectelor care contează cel mai mult pentru tine.

Discută cu oamenii din echipa ta despre modul în care vrei să fii ţinut la curent cu progresele pe care le fac ei.

Nu face asta:

Nu retrage votul de încredere pe care l-ai acordat subordonaţilor tăi – spune-le că ai încredere în ei şi lasă-i să-şi facă treaba.

Nu reacţiona în mod disproporţionat atunci lucrurile nu merg exact aşa cum ţi-ai dori – respiră adânc, fă o pauză şi gândeşte-te la o cale prin care să corectezi situaţia dacă este într-adevăr necesar să o corectezi.

Nu exagera şi nu merge prea departe cu relaxarea controlului – nu vrei să devii un şef care nu se implică mai deloc în ceea ce fac oamenii din echipa lui.

(Rebecca Knight este jurnalistă – lucrând pe cont propriu, ca freelancer, în Boston – şi lector la Wesleyan University)