Alegeti cu grija prioritatile si obiceiurile!

„Nu am timp!” Cat de des ai auzit aceste cuvinte? Cat de des le-ai folosit chiar tu insuti? Cred ca urmatoarele situatii iti vor parea familiare. Trebuie sa-i explici sefului tau de ce nu ai finalizat bugetul: „Am trecut dintr-o criza in alta, toata saptamana. Nu am avut nici o clipa libera sa adun toate datele”. Un tata explica sotiei de ce nu a ajuns la intalnirea cu profesorul fiului lor: „Stii ca lucrez mereu pana seara tarziu. Pur si simplu nu am avut timp sa ies din birou”.

Cei care spun mereu „daca as fi avut mai mult timp” si „nu am destul timp” ar trebui sa cunoasca doua axiome:

• sunt exact 24 de ore intr-o zi, 168 de ore intr-o saptamana, 8.760 de ore intr-un an, nici mai mult, nici mai putin;
• cu totii dispunem de aceeasi cantitate de timp: bogati sau saraci, puternici sau slabi, presedinti sau sportivi, pensionari sau manageri.

Problema reala nu este ca nu avem suficient timp. Cu totii avem tot timpul la dispozitie!

Asa cum benzina face ca o masina sa se miste, si tehnicile si instrumentele de management al timpului au nevoie de o sursa de putere pentru a le face sa functioneze. Este disciplina personala in a-ti dobandi obiceiuri productive. Agenda, planner-ele, programele software, „to do list”-urile nu functioneaza singure. In toata activitatea, nu am cunoscut o persoana care sa devina un mai bun „manager al timpului”, doar pentru faptul ca si-a cumparat o agenda. Dar am cunoscut multe persoane care si-au cumparat instrumente scumpe (agende traditionale sau electronice), pe care nu le folosesc!

Clarifica-ti scopul!… Clarifica-ti rolurile!… Stabileste obiective!… Defineste prioritati, pune-le in agenda si tine-te de ele!… Invata sa spui „Nu!”…

Tehnici clasice
ale managementului timpului

Desi pare simplu, pentru multi este foarte dificil. Presupune sa-ti inlocuiesti, de exemplu, obiceiul de a memora ce ai de facut intr-o zi sau de a scrie neglijent pe un post-it, cu un obicei mai productiv, acela de a folosi un instrument. Cercetarile au aratat ca sunt necesare minimum 21 de zile consecutive pentru ca un comportament sa devina obicei. Daca procesul este intrerupt, el trebuie luat de la capat!

Sa presupunem ca doriti sa va dezvoltati obiceiul de a spune „NU”. La inceput vei uita si vei accepta foarte usor sarcinile care vin din jurul tau. Apoi, vei incerca sa nu dai un raspuns pana nu-ti consulti agenda. Sau poate vei incerca sa accepti sarcina, dar sa obtii de la cealalta persoana timpul de care ai tu nevoie, in alta zi. Toate acestea cer identificarea obiceiurilor contra-productive si multa disciplina personala in a le schimba. Recompensa merita insa efortul. Si este incurajator de observat ca un obicei productiv este la fel de greu de schimbat ca unul neproductiv.

La cursurile de Time Management – „Prioritatile conteaza!” -, participantii ne intreaba ce sisteme si programe sa foloseasca. Raspunsul e simplu! Cel care functioneaza pentru tine: o agenda A4 sau mai mica, o lista de activitati intr-un format care ti se potriveste sau o lista cu lucrurile importante pe care vrei sa le faci intr-un an si un sistem aferent de monitorizare (eu folosesc un model in care imi vad clar rolurile din firma, sarcinile-cheie saptamanale, prioritatile zilnice, ce sarcini deleg si cui, preocuparile personale saptamanale.

Daca nu sunteti dispus sa investiti timp si energie sa faceti ca instrumentele de planificare si organizare personala sa functioneze, nu va aruncati banii cumparandu-va unul!