Companiile care au revoluţionat „arta” şedinţelor

Așa că, pentru întâlniri și ședințe de lucru cât mai puțin „dureroase”, câteva companii străine au decis să vină cu soluții mai eficiente decât desenatul cu pixul pentru concentrare sau întârzierile intenționate. Nu e nici un secret că oamenilor nu le plac ședințele, iar studii realizate de Institutul American de Statistică argumentează asta cu cifre: 37% din timpul angajaților se scurge în ședințe, iar aproape jumătate dintre persoanele chestionate (47%) consideră că acestea sunt cea mai mare pierdere de timp într-o zi de lucru, chiar mai mult decât ce irosesc pe e-mail și social media.

N-ai cum să uiți că ai ședință

Una dintre companiile care face din ședințe un instrument eficient de lucru este TINYpulse, creator de software, unde angajații rareori uită că au ședință. De ce? Întâlnirea este stabilită mereu pentru ore cât se poate de ciudate, cum ar fi de pildă 8:48 a.m. Nimeni nu mai întârzie la ședință, afirmă directorul de comunicare al companiei, Neal McNamara: „La 8:48, toată lumea se ridică simultan și se îndreaptă spre locul nostru de întâlnire. Cel mai probabil, ora ciudată a ședinței declanșează un reflex al lui Pavlov”, crede acesta.

Creioane și cărți de colorat

În fiecare joi, producătorul de mâncare pentru bebeluși Plum Organics pune pe masă cărți de colorat și pornește ședințe în care membrii echipei discută, desenează și se descarcă. Este o oră din care dezvoltarea de produse a avut foarte mult de câștigat, spune directorul pentru inovație, Jen Brush, adăugând că s-a demonstrat că coloratul în timpul unei întâlniri încurajează ascultarea activă și aduce mai multe beneficii decât multitaskingul, cum ar fi activitatea de a răspunde la e-mailuri în același timp.

Cu temerile la vedere

Providerul de software de chat LivePerson a venit cu altă idee, bazată pe faptul că o ședință e o ocazie bună de apropiere între membrii echipei. Conducătorul de ședință pune astfel o întrebare care scoate angajații în afara zonei de confort, cum ar fi: „Care sunt îndoielile și temerile legate de un proiect la care lucrați?”. Exercițiul a fost atât de eficient, încât compania a împărtășit ideea și către clienții proprii.

Zece minute de întrebări și răspunsuri… sau liniște

CEO-ul și cofondatorul Etailz, companie de e-commerce, construcții și software, Josh Neblett, folosește ultimele zece minute ale oricărei ședințe pentru o sesiune de întrebări și răspunsuri. Dacă totuși nimeni nu are nici o nelămurire, în timpul rămas pur și simplu se stă. Neblett explică strategia astfel: „Sunt manageri care susțin că promovează politica ușilor deschise pentru angajat. Din experiență pot spune că asta sună bine și te face să te simți bine cu tine însuți ca manager, dar realitatea este că, dacă nu implici angajații, cei mai mulți dintre ei nu vor profita de această politică. Este valabil și pentru grupuri; dacă nimeni nu are întrebări la început, tot ce voi face va fi să mă holbez ciudat la oameni… până apare prima întrebare. Toate sunt folositoare și universal aplicabile, dar uneori durează ceva mai mult până se sparge gheața.”

Baschet

Aliniați propriei culturi organizaționale, angajații companiei Genera Games, care creează jocuri pentru smartphone, își țin ședințele pe terenul de baschet, în timp ce joacă un meci scurt. Concentrare și amuzament sunt cuvintele-cheie ale ședinței, spune unul dintre manageri, Daniel Entrenas: „Punem sângele în mișcare, ceea ce ne permite să gândim în afara cutiei și să venim cu idei mai creative”, argumentează el.

Un „NU” răspicat în fața ideilor „reciclate”

La Brivo, provider de software de securitate, ședințele se derulează sub regula-motto „fără idei reciclate”. Când un subiect deja discutat și analizat este repus în discuție, angajații ridică o paletă de ping-pong pe care a fost desenat mesajul „No Rehash”. Ideea a apărut după ce CEO-ul Steve Van Till a constatat că erau puse în circulație aceleași decizii mereu și mereu în ședințe, așa că le-a oferit tuturor angajaților paletele „No Rehash”. „Este un reminder vizual, dar mai mult decât atât, este un instrument care le dă putere tuturor angajaților în momentele contraproductive. Asta reduce considerabil timpul petrecut în ședințe.”

Mulți Ani Trăiască!

La divizia Cvent a Inquisium, creatori de platforme de sondaje online, întârzierile la ședințe sunt rarissime, și asta datorită unei „pedepse” neobișnuite impuse de Darrell Gehrt, vicepreședinte al companiei. „Exista această cultură a întârzierilor de zece minute sau mai mult, total contraproductivă. Așa că am decis că, oricine întârzie, trebuie să cânte. Am ascultat astfel imnul național, Mulți Ani Trăiască, dar și cântecele de grădiniță. Măsura a fost atât de eficientă, încât avem rareori șansa de a mai face pe cineva să cânte în ultima vreme”, spune Gehrt.

O donație pentru fiecare apel telefonic

În timpul întâlnirilor de la agenția imobiliară Keller-Williams Realty, ori de câte ori sună un telefon, destinatarul va face o donație în contul fundației caritabile atașate companiei, KW Cares. Purtătorul de cuvânt al KW spune că e o situație în care toată lumea câștigă, fie că se reduc semnificativ întreruperile din timpul ședințelor, fie că organizația non-profit primește o sumă în cont.

Roboții preiau conducerea

La O3 World, agenție de design digital și dezvoltare de produse, organizarea ședințelor a intrat pe mâna inteligenței artificiale. Se numește Roombot și este o aplicație care citește calendarele Google ale tuturor angajaților, avertizând participanții când este momentul să își strângă lucrurile din sala de ședințe. Pentru a fi cât mai convingător, controlează sistemul de iluminat din încăpere, reducând intensitatea luminoasă în ultimele clipe ale ședințelor. Roombot determină astfel o structură cât mai precisă a calendarelor membrilor echipei, spune CEO-ul Keith Scandone. Pe de altă parte, în cazul spațiilor care sunt utilizate pe rând de mai multe echipe, nu se va forma nici o coadă la uși, adaugă acesta.

Contra-cronometru

Echipa de la Tripping.com, motor de căutare pentru domeniul turistic, setează un cronometru de 30 de minute la începutul fiecărei întâlniri, pentru a economisi timpul la maximum. Dacă ședința se prelungește peste cele 30 de minute alocate, cel care a convocat-o scoate din buzunar suma de 5 dolari, care merge în borcanul alocat ieșirilor la bere ale echipei. Fondatorul și CEO-ul Jen O'Neal spune că economisirea timpului face parte din cultura companiei: „Întâlnirile devin astfel mai productive, iar momentele de după serviciu, mai amuzante. Toată lumea câștigă.”

Drepți!

Și la firma de consultanță în afaceri Just Fearless se setează un cronometru, pentru 30 de minute de obicei. Fondatoarea Kisha Mays spune că, dacă ședința se prelungește, toată lumea trebuie să se ridice și să stea în picioare până la final. „Nimeni nu mai vine fără o agendă clară a întâlnirii și a scopurilor. Fie că suntem la birou sau într-un spațiu public, regula se aplică. Nimeni nu vrea să stea în picioare, mai ales dacă suntem într-un spațiu public, unde privitorii din jur se vor holba la întreaga echipă”, explică ea.

50 de flotări

Buddytruk, companie care dezvoltă o aplicație mobilă cu rol de conectare a conducătorilor și proprietarilor de camioane, organizează ședințe săptămânale. Au propria metodă de suprimare a întârzierilor: ultima persoană care vorbește și din cauza căreia ședința se prelungește va face 50 de flotări. „La început, era doar haios. Acum s-a transformat într-o experiență reală de apropiere a membrilor echipei”, spune directorul de creație, C.J.Johnson.