Ponturi pentru a organiza un teambuilding reuşit – Partea a II-a

Dacă în prima parte am discutat despre perioada propice unui astfel de eveniment, cum să alegi modalitatea de transport, locați în care să vă cazați și am discutat despre consumul de alcool, astăzi vom trece în revistă celelalte aspecte importante care te ajută să organizezi un teambuilding reuşit

6. Focul de tabără

Considerat un moft grobian, focul de tabără cu care vă veţi primi colegii la pensiune/hotel este un ice-breaker extraordinar. Aranjaţi cu unitatea de cazare ca acest foc să se petreacă după prima cină (după masa de seară), ori imediat cum autocarul a intrat în curte. Potriviţi ora în aşa fel încât focul de tabară să se aprindă după lăsarea întunericului.

Luaţi în calcul servirea de băuturi alcoolice cu moderaţie (ţoiuri de pălincă sau ţuică fiartă). Dacă este iarnă, asiguraţi-vă că unitatea dispune de un foişor închis sau încălzit unde să se retragă oamenii pe care i-a luat deja frigul. Pentru echipele cu multe fete, rugaţi oamenii din hotel să vă aducă deja acolo pături. Vor fi de mare efect şi vor tine zâmbetul pe buzele participanţilor până târziu.

De asemenea, băiatul cu chitara care a cântat în autocar va trebui să ia din nou arma din rastel, spre deliciul colegilor şi mai ales a colegelor. Noi avem în echipă doi monitori care cântă la chitară seara, la focul de tabără, şi pe care îi punem la dispoziţia grupurilor ca parte din program (în regim de karaoke unplugged), cu rezultate pozitive garantate de fiecare dată.

7. Fondul de premiere

Nihil sine Deo, spunea râzând neamţul. Cu alte cuvinte, nu lăsaţi participarea la activităţi la voia întâmplării. Un fond de premiere bine ticluit poate creşte spectaculos rata de participare la activităţi (asumaţi-vă că veţi avea unul, mai mulţi sau poate chiar foarte mulţi Gică Contra cu privire la program, activităţi alese sau chiar organizarea teambuildingului în general). Mulţi oameni consideră un teambuilding bani aruncaţi pe geam, boicotând şi clevetind încă de la început şi stricând şi pe cei din jurul lor.

Închideţi ochii lui Argus cu un fond de premiere anunţat din timp. Dacă nu aveţi buget pentru aşa ceva, fiţi inventivi:

– puteţi cere fiecăruia să cumpere ceva în valoare de 10-20-50 ron şi să faceţi tombolă (worst case scenario, dar poate funcţiona în lipsă de altceva)

– puteţi să cereţi unităţii de cazare, ca bonus la pachetul de servicii, un weekend pentru câştigătorul probelor

– puteţi oferi echipei câştigătoare produse sau servicii oferite de companie

– puteţi cere inclusiv managementului să aloce 1-2-3 zile de concediu suplimentar plătit pentru echipa care câştigă

Şi lista de premii poate continua, iar rezultatele acestei inițiative nu vor întârzia săapară.

8. Programul de activităţi

Deşi scopul unui teambuilding este “să facem ceva”, de multe ori companiile aici eşuează lamentabil. Imaginaţi-vă un program flexibil, adaptabil situatiei şi terenului, cu probe uşor de făcut pentru orice participant şi cu o importantă componentă de învaţare şi de sudură de echipă în acelaşi timp. Dacă vi se pare complicat, puteţi externaliza doar acest serviciu.

Dacă ţineţi morţiş să faceţi singuri programul, reţineţi totuşi câteva sfaturi:

– daţi o temă ieşirii. Piraţi, indieni, Olimpiada, Polul Nord, Anii 30. Recuzita poate transforma o anostă petrecere într-un chiolhan de pomină. Atenţie la recuzita de închiriat: poate fi distrusă prin abuzul petrecăreţilor. Luaţi-vă marje sau achiziţionaţi recuzită ieftină.

– adaptaţi-vă programul în funcţie de vreme şi anotimp. Primavara şi toamna ploile vă pot strica orice plan de activităţi, iarna frigul va doborî repede în special fetele din echipă, iar vara insolaţia şi praful pot afecta buna organizare. Luaţi-vă măsuri de siguranţă şi marje (şi citiţi mai multe detalii şi la punctul 10 – Siguranţa)

– gândiţi-vă la variante de program în caz de vreme nefavorabilă. Aici unitatea de cazare vă poate ajuta mult dacă are un centru de recreere sau spa. Fie că veţi merge cu toţii la biliard sau la tenis de masă, fie că vă înghesuiţi într-o piscină mică, e mai bine decât să tremuraţi afară în ploaie încapaţănându-vă să terminaţi programul. De asemenea, evitaţi lucrul pe corzi (din motive de alunecare şi alte accidente) sau paintball-ul pe ploaie, unde vizetele se vor aburi instantaneu şi vor transforma bătălia între colegi într-un concurs de şters aburul, ceea ce nu este doar frustrant, ci şi periculos

– nu faceţi un program prea strâns. Lăsaţi pauze de odihna şi relaxare. Riscaţi să aveţi “chiulăi” care vor fugi la piscina şi biliard, boicotând teambuildingul şi luând şi prozeliţi din rândul celor indecişi. Idem pentru situaţiile în care cazarea este la mai puţin de 30 de minute de mers cu maşina la vreun club de noapte sau discoteca. Rata de abandon va fi foarte mare, iar ca bonus a doua zi o mare parte din ei vor fi mahmuri, nu vor fi buni de nimic sau amândouă.

– nu programaţi mari activităţi pentru ultima zi (de regulă, duminica). Oamenii se vor resimţi atât după ziua lungă de activităţi de sâmbăta, cât şi după sesiunea de petrecere bachică de sâmbăta seara. Organizaţi o activitate de rezervă care să nu stârnească frustrare dacă nu se va mai face din lipsa de participanţi. În funcţie de zonă, industria din care faceţi parte şi programul ales va putem da şi noi sugestii de activităţi “light” pentru duminica dimineaţa.

9. Măsurarea rezultatelor

Scopul unui teambuilding nu este să beţi pe banii firmei. Nici să aveţi ocazia perfectă de a dansa cu noua secretară. Nici de a te da cu ATV-ul sau de a face paintball pe decont.

Faceţi un formular de evaluare şi distribuiţi-l colegilor imediat după eveniment (nu acolo, pentru că vor rătăci foile). Faceţi asta în scris, electronic, luni sau marţi după teambuilding.

Asumaţi-vă că veţi avea şi nemultumiţi, dar încercaţi să folosiţi scale şi întrebări deschise pentru a avea cât mai mult feedback-uri de la colegi. La cerere, vă putem ajuta cu un astfel de model de formular de evaluare a programului de teambuilding. Din el veţi învaţa mult pentru viitoarele ediţii.

10. Siguranţa

Cu siguranţă, acest capitol este ultimul la care vă gândiţi înainte să plecaţi în teambuilding. Totuşi, când organizaţi activităţi în natură/exterior, gândiţi-vă la implicaţii:

– trafic – anumite zone pot fi amplasate în apropierea drumurilor. Aranjaţi traseul de aşa natura încât să evitaţi traversarea frecventă a drumurilor de acces.

– activităţi periculoase sau cu grad de risc. În cadrul activităţilor există risc de tăiere, înţepare,căzături, entorse, lovituri (de exemplu, de la bilele de paintball). Este preferabil să folosiţi personal specializat şi instruit în acest scop şi să faceţi un instructaj înainte de începerea activităţilor în natură.

– maşini de teren/ATV-uri/bărci. În primul rând încercaţi să temperaţi colegii şoferi care vor asigura distracţia echipei. Accidentele nu sunt doar periculoase pentru echipă, ci și pentru bugetul companiei. În al doilea rând, pregătiţi dinainte terenul şi traseele pentru a evita zonele cu pericol de derapare, răsturnare sau distrugere a maşinilor. Folosiţi staţii pentru a evita rătăcirile, mai ales în zone accidentate, împădurite sau fără semnal. Încetaţi activităţile la lăsarea întunericului, chiar dacă nu aţi terminat programul. Frica păzeşte pepenii.

– activităţile din teren se pot desfăşura în zone locuite sau cultivate / exploatate. Asiguraţi-vă securitatea echipei şi aranjaţi cu localnicii dinainte, obţinând de la proprietari sau de la primărie acceptul prealabil pentru utilizarea terenului. În acest fel veţi preveni eventualele altercaţii cu localnicii (mai ales cei care au terenuri de vânătoare, exploatări forestiere, fâneţe sau culturi în zona folosită pentru activităţile de teambuilding).

– atenţie la animalele sălbatice. În zonele sălbatice animalele aud din timp zgomote şi nu stau în zonă, totuşi trebuie să fiţi pregătiţi cu petarde pentru animalele mari (urşii, râşii, lupii, cerbii, mistreţii în general fug la auzul petardelor), dar fiţi atenţi şi la păsările mari, vulpi, dihori sau nevastuici, care pot fi extrem de agresive dacă sunt încolţite sau atacate.

– fiţi pregătiţi şi investigaţi zona pentru a evita muşuroaiele de termite (în special în pădurile de răşinoase), cuiburile de viespi sau albine sălbatice (care pot provoca şoc anafilactic în caz de înţepături multiple sau alergie) şi dacă mergeţi în Deltă, pregătiţi-vă corespunzător pentru ţânţarişi tăuni, care sunt mai activi dimineaţa şi seara.

– atenţie la ciobani, localnici şi trecători, mai ales în zonele sărace. Vă puteţi trezi fără echipament, fără materiale sau chiar fără maşini/ATV-uri/bărci. Încuiaţi în permanenţă vehiculelele şi lăsaţi mereu un om de pază la comandamentul general (unde aţi instalat tabăra).

– igienizaţi tabăra. Creaţi încă de la început unul sau mai multe locuri vizibile şi accesibile unde toţi colegii să arunce gunoiul. Luaţi de acasă saci de gunoi şi lăsaţi locul aşa cum l-aţi găsit. Veţi evita şi altercaţiile cu localnicii sau autorităţile, dar şi mustrările de conştiinţă pentru deşeurile sau gunoaiele lăsate în pădure. Dacă mai puteţi lua şi din gunoiul existent deja, natura şi umanitatea vă vor fi recunoscătoare.

Alte câteva recomandari:

– faceţi un kit de prim ajutor (sau luaţi-le în considerare pe cele din maşinile firmei), o trusă de medicamente din care nu trebuie să lipsească aspirine, Nurofen, Betadina, Claritin (antialergic), Imodium (pentru probleme de tranzit digestiv ce nu sufera amânare), Maalox (pentru gastrite acute), Ketonal (pentru dureri de dinţi sau alte tipuri de dureri), dar şi şerveţele uscate şi umede, hârtie igienică, săpun antibacterian, penseta pentru spini, foarfeca, feşe elastice pentru entorse şi chiar un suport de imobilizare cervicală.

După caz, chiar şi la grupuri puţin numeroase, faceţi rost de numărul de telefon al unui medic din zonă sau chiar luaţi-l cu voi. Echipa Wildescapes are un medic în permanenţă, pregătit să acorde îngrijiri sau primul ajutor în caz de accidentări.

Concluzii generale

Nu este usor să organizezi de unul singur un teambuilding outdoor. Totuşi, cu puţină organizare şi cu acest mic ajutor din partea noastra veţi evita să vă daţi prea des cu capul de tocul de sus al uşii. Am încercat în câteva pagini să prezentăm doar câteva din problemele pe care le puteţi depăşi cu uşurinţă planificând din vreme totul.

Oricum, fiţi pregătiţi pentru situaţii insolite şi nu uitaţi, chiar dacă sunteţi organizator, să vă şi distraţi în teambuilding!

Articol preluat de pe Wildescapes.ro