Beneficiile externalizării proceselor de HR în contextul pandemiei
Criza sanitară a pus departamentele de HR în fața multor provocări și, cu siguranță, a testat capacitatea de rezistență a profesioniștilor din acest domeniu. Multe aspecte legate de modul de lucru s-au schimbat aproape peste noapte, însă companiile s-au adaptat din mers și au căutat soluții pentru a-și proteja angajații și business-urile. Astfel, multe firme și-au externalizat procesele de HR, iar beneficiile lor se măsoară acum în bani economisiți, fluxuri de HR automatizate, calcule făcute corect și conform ultimelor modificări legislative, specialiști în resurse umane degrevați de task-uri administrative și angajați mulțumiți.
Prin serviciile de externalizare, Romanian Software preia activitatea operațională a departamentelor de resurse umane, ceea ce înseamnă că, în această perioadă, specialiștii HR și-au dedicat mai mult timp angajaților, au comunicat mai mult cu aceștia, au regândit strategia de resurse umane pentru a organiza întreaga activitate a companiei în contextul lucrului de acasă și au sprijinit angajații în procesul de adaptare la noul mod de lucru. În cazul muncii remote, cele mai mari provocări au fost menținerea engagement-ului în echipă, programele de induction/onboarding dedicate noilor colegi, gestionarea cerințelor venite din partea angajaților și gestionarea interacțiunii cu candidații.
Rămânem în zona de beneficii, dar schimbăm perspectiva pentru a menționa un alt avantaj important al externalizării proceselor de HR în contextul pandemiei. În ultimele luni, odată cu declanșarea crizei sanitare, legislația a fost permanent modificată sau actualizată, iar pentru departamentul de resurse umane asta a însemnat foarte multă muncă suplimentară. Un manager eficient înțelege că la un asemenea volum de muncă erorile umane sunt inevitabile, ceea ce se traduce în pierderi financiare greu de recuperat. Pentru companiile care și-au externalizat serviciile de HR, update-urile legislative și calculele actualizate nu mai reprezintă o provocare. Consultanții noștri preiau toate aceste task-uri legate de salarizare și administrare de personal, se ocupă de documentele angajaților, transmiterea Revisalului și a declarațiilor fiscale și de reprezentarea clienților în fața autorităților. În această perioadă am fost în contact direct cu agențiile de șomaj și am ajutat zeci de companii să recupereze indemnizațiile de șomaj tehnic, indemnizațiile de concediu pentru supravegherea copilului și decontul de 41,5% pentru angajatorii ce au reluat activitatea de la 1 iunie. A fost un beneficiu substanțial pentru companii, pentru că, practic, am luat de pe umerii specialiștilor de HR o sarcină administrativă care le consuma foarte mult timp și care le îngreuna activitatea.
Este important de menționat, nu doar ca un avantaj pentru clienți, dar și ca procedură de lucru, faptul că toate calculele se fac automat, cu soft-urile din platforma de HR colorful.hr. Asta înseamnă nu doar calcule făcute la timp, dar și corecte, pentru că se elimină erorile umane. Mai mult decât atât, toate soft-urile din platformă sunt integrate într-o bază unică de date, ceea ce înseamnă că toate procedurile trec prin fluxuri automate pentru aprobări (cereri de concediu, majorări de salarii, solicitări pentru traininguri, acces la documente personal etc), eliminându-se, astfel, greșelile umane.
Toți clienții care folosesc serviciile de externalizare ale Romanian Software beneficiază de aplicații care îi ajută să automatizeze procesele de HR și, deci, să administreze mai eficient angajații. Astfel, companiile care au beneficiat de serviciile noastre au găsit, în această perioada, soluția la o altă provocare majoră – evidența orelor de lucru. Gândiți-vă la companiile în care toți angajații lucrează de acasă sau la cele care lucrează cu echipe mixte – unii muncesc de acasă, alții de la birou. Cu ajutorul aplicației de pontaj electronic, managerii și departamentele de HR au putut gestiona de la distanță orele de lucru, orele suplimentare, zilele de concediu, numărul de zile efectuate și au putut organiza programe flexibile de lucru. În plus, toate pontajele sunt centralizate, iar datele se transferă automat în softul de salarizare.
O altă aplicație cu beneficii pentru companii este cea de administrare de personal, în care se pot urmări toate modificările din contractele de muncă, acte adiționale și documentele personale ale angajaților. În plus, din aplicație, managerii și oamenii de HR pot oricând exporta rapoartele și statisticile de care au nevoie.
Altă aplicație, de data aceasta dedicată angajaților, a fost utilă celor care au lucrat și continuă să lucreze de acasă în această perioadă. Este vorba despre aplicația Employee Self Service, în care salariații își pot verifica, oricând și de oriunde, fluturașul de salariu sau zilele de concediu, își fac singuri pontajul, inițiază cereri de concediu sau solicită diferite acte de la departamentul HR. Toate acestea se fac prin fluxuri automate, fără să fie necesară prezența fizică a angajaților la locul de muncă.
Toate proiectele de externalizare le-am implementat ținând cont de specificul companiilor și de nevoile acestora în contextul pandemiei, astfel încât firmele să obțină maximul de beneficii. Este important de menționat că prin externalizarea serviciilor de HR, firmele au avut un dublu câștig. Pe de o parte și-au asigurat un back-up permanent, astfel încât activitatea operațională să nu fie afectată în niciun fel de criza sanitară, iar de pe altă parte, au făcut o investiție importantă în tehnologie, prin automatizarea procesele de HR.
Cererea pentru serviciile de externalizare a crescut în timpul pandemiei. În ultimele luni, am implementat opt conturi mari de externalizare din domenii precum retail, alimentație publică, logistică și automotive. În context general, putem vorbi, cu certitudine, de o tendință de creștere a pieței de externalizare. În ultimii ani, numărul clienților care au externalizat serviciile de resurse umane către Romanian Software a crescut constant. Vorbim de o creștere, în medie, de 20% de la un an la altul.
***
Ioana Dumitru este Directorul departamentului de Externalizare din cadrul Romanian Software, unde coordonează o echipă de 45 de consultanți în resurse umane. Ioana are o experiență de peste 15 ani în domeniul resurselor umane, iar din 2015, de când a intrat în echipa Romanian Software, a ajutat sute de companii să implementeze soluții de optimizare a proceselor de HR.
Romanian Software este unul dintre liderii pieței din Romania în domeniul dezvoltării și implementării de soluții software în domeniul resurselor umane. Compania are, în prezent, peste 170 de angajați și peste 600 de clienți, administrând, prin intermediul platformei colorful.hr, datele a 250.000 de salariați din România. Printre clienții săi se numără organizații precum: eMAG, Vivre, Altex, Starbucks, Libra Bank, Bergenbier, Universitatea București sau Nuclearelectrica.