Vrem mai multe proceduri!

Lipsa procedurilor de lucru, colegii dezordonati si palavrageala la birou sunt principalele surse de frustrare la locul de munca, reiese din ultimul sondaj efectuat de BestJobs.ro – serviciu de recrutare online, pe un esantion de 12.892 de subiecti, in perioada 20 – 27 iulie 2010.

La intrebarea Ce te deranjeaza cel mai mult la locul de munca? s-au obtinut urmatoarele rezultate:

1. Lipsa procedurii de lucru – 41,47%
2. Colegii dezordonati/dezorganizati – 25,12%
3. Zgomotul/palavrageala din birou – 13,52%
4. Prea multe discutii la nivel de management – 13,17%
5. Prea multe sedinte – 6,72%

„Mediul de lucru afecteaza productivitatea angajatilor. Lipsa unor obiective clare si a unor proceduri de lucru bine stabilite in cadrul organizatiilor duce inevitabil la ineficienta in randul angajatilor. Raspunsurile de mai sus atrag atentia atat managerilor, cat si departamentelor de resurse umane din cadrul companiilor asupra aspectelor care nu ar trebui neglijate pentru o buna desfasurare a activitatii”, comenteaza realizatorii sondajului.

Daca galagia si deranjul produs de ceilalti poate parea o sursa fireasca de disconfort atunci cand esti la munca, faptul ca oamenii deplang lipsa procedurilor si o plaseaza pe primul plan in topul nemultumirilor ne-a pus pe ganduri. Am cautat explicatii sau posibile explicatii printre manageri si consultanti familiarizati cu interpretarea comportamentului angajatilor.

Calin Fusu, CEO Neogen: Oamenii realizeaza ca in ultimul an le-a fost crescut volumul de munca fara o crestere corespunzatoare a salariului (ba, deseori, chiar concomitent cu reducerea salariului!). Desi genereaza frustrare, acest lucru reflecta noua situatie economica, in care firmele (si guvernele!) trebuie sa faca mai multe lucruri cu mai putini oameni. Totusi, de obicei, problema consta in slaba comunicare de catre management a situatiei economice a companiei si a impactului pe care aceasta il are asupra activitatii de zi cu zi a angajatilor (si invers). Oamenilor nu le plac schimbarile, dar daca acestea sunt inevitabile, trebuie sa le fie explicate foarte bine.

Angajatii care inteleg tensiunile economice ale firmei si sunt proactivi in ceea ce priveste gasirea de solutii reprezinta exceptia, mai curand decat regula.

Revenind la sondaj, cred ca raspunsurile reflecta importanta exagerata pe care o acorda angajatii managerilor si, in consecinta, frustarea fata de deciziile/comportamentul acestora. Este mai simplu sa transferi responsabilitatea spre manager, Guvern sau Dumnezeu decat sa-ti asumi responsabilitatea propriilor rezultate. Jobul managerilor este de a ajuta angajatii sa-si indeplineasca jobul, aratandu-le directia, asigurandu-le resurse si setand proceduri clare de lucru.

Criza accentueaza, prin fortarea unor schimbari, starea de incertitudine si nevoia de a invata noi abordari si proceduri.

Fiind o companie relativ tanara, Neogen sufera de aceleasi probleme ca si celelalte companii „in schimbare”. Domeniul in care activam este atat de dinamic incat trebuie sa ne actualizam in permanenta structurile si procedurile, fara a pierde din „memoria colectiva” practicile care si-au dovedit eficienta.

Pe de alta parte, suntem o companie tehnologica, deci folosim solutii software de urmarire a gradului de dezvoltare a unui proiect sau a relatiei cu clientii (task management si CRM), solutii ce ne ajuta in procesul muncii. Recomand astfel de solutii managerilor tuturor companiilor romanesti.

Dan Berteanu, Presedinte United Business Development: Ultimii ani de activitate au fost caracterizati de o mare agitatie, de schimbari, restructurari ori incercari de iesire din criza. S-a iesit din tipare, pe un teren nou, necunoscut. Cand n-ai procedura, trebuie sa inventezi, sa fii creativ. Din lucrurile noi vine greseala.

Or, noi, romanii, avem o aversiune fata de greseala, pentru ca, de obicei, daca gresesti esti pedepsit. Pe de alta parte, exista parerea eronata conform careia daca totul e antedefinit, prestabilit, normat nu ai sanse sau ai mai putine sanse sa gresesti.

Faci ce e scris in manuale sau ce-ti spune seful care a gandit inainte pentru tine, iar tu nu ai decat de executat, fara emotii in legatura cu rezultatul. Esti linistit, stai confortabil.

Dupa parerea mea, compania ideala e cea cu cele mai putine proceduri, pentru ca intr-o astfel de companie oamenii trebuie sa gandeasca, sa inventeze, sa descopere solutii.

Dar rezultatele sondajului dovedesc ca oamenii nu vor asta, ci siguranta. Asa se traduce, de fapt, nevoia de proceduri, prin nevoia de siguranta, de confort al proceselor si al jobului.

Bogdan Cocora, Country Manager S&T Romania: Rezultatele acestui sondaj nu ma surprind, ma bucura. Cred ca angajatii au indicat corect punctele nevralgice ale activitatii in cadru unei companii. Existenta procedurilor bine puse la punct duce la predictibilitate, la cresterea eficientei muncii. Pentru angajati, reprezintă o usurare a muncii si o dovada de maturitate a unei companii. Sistemele de asigurare a calitatii se bazează foarte mult pe existenta si controlul tuturor proceselor dintr-o companie.

Companiile aflate la inceputul activitatii lor, startup-urile, in general, se bazează pe un management intuitiv, ca o „boala” a inceputului. Dar pe masura ce compania creste si se maturizează este necesar un management rational, bazat pe criterii stiintifice. Companiile care nu reusesc sa introduca proceduri si metode in activitatea lor au probleme de eficienta si, de cele mai multe ori, esuează la primul semn de criza.

S&T este o companie matura cu peste 16 ani de activitate pe piata de IT din Romania. Majoritatea activitatii noastre este bazata pe procese si proceduri dezvoltate pe baza experientei acumulate si certificate de sistemele de management si de asigurare a calitatii. Evident ca perfectionam tot timpul si reproiectam, redefinim, aliniem unele procese. Facand parte dintr-un grup international, avem acelasi proceduri in toate filialele grupului, din cele 21 de tari unde suntem prezenti. Am realizat si noi un sondaj intern privind satisfactia angajatilor. Din el, a rezultat clar ca oamenii doresc sa lucreze cu sarcini clare, precise, pe baza de proceduri. Dar si ca isi doresc delegarea sau cooptarea lor in luarea deciziilor.

Adrian Stanciu, Partener Human Synergistics: Rezultatele sondajului sunt doar intr-o mica masura surprinzatoare. In general, nu ne caracterizeaza nici rigoarea, nici disciplina. Lipsa rigorii in procedurile de lucru sau in maniera de lucru a colegilor provoaca confuzie si stres. De aici, cred, nemultumirea. Eu nu sunt un mare fan al procedurilor pentru ca tind sa genereze conformism si imobilism. Lipsa lor, insa, poate genera confuzie.

Raspunsul unei astfel de ecuatii aparent fara solutie sta intr-un alt fel de conducere, una bazata pe atragerea oamenilor catre un bine comun, pe cultivarea motivatiilor intrinseci, pe leadership si pe crearea unor culturi de organizatie constructive.

Din pacate, asta e greu de facut si, ca atare, multe organizatii esueaza undeva intre o flexibilitate fara obiect si o rigiditate bizantina, bazata pe jocuri de putere personala, pe controlul informatiei si pe autoritatea functiei. Combinatia e confuza si stresanta si poate usor starni nemultumire.