V-ati intrebat subordonatii „cum se simt”?

Ganditi-va la doua cuvinte cheie: perceptie si incredere. Perceptie, pentru ca ea determina evenimentele dintr-o organizatie mai mult decat orice altceva. Am vazut echipe in care perceptia asupra sefului, fie el supervizor, manager, director general, era atat de falsa si de negativa, incat nici un proiect nu era dus la bun sfarsit. Am vazut alte organizatii unde perceptia era pozitiva. Rezultatul – trageti voi o concluzie.

Incredere. Se vorbeste despre motivare, performanta, compensare. Sa nu uitam ca o echipa este cu atat mai creativa, cu cat membrii ei sunt mai diferiti. Dar daca un manager isi pierde credibilitatea in fata unora dintre membrii echipei sale, atunci, in scurt timp, membrii echipei lui nu vor mai fi diferiti intr-un singur aspect: lipsa lor de incredere.
Mai adaug listei doua notiuni: ce se face si ce se crede. De cate ori ne intrebam subalternii : „ce cred”, „ce simt”, „ce asteapta”? Un cunoscut teoretician al dinamicii grupurilor spune ca avem mai multe roluri si, implicit, responsabilitati. Un rol social (prietenii, oamenii din jurul nostru), un rol organizational (compania in care lucram) si un rol familial. Acestea, cand ajung in contradictie determina performante scazute, depresie, lipsa de entuziasm. Inchipuiti-va cum ar fi sa ne pierdem increderea in propria noastra familie.

Tocmai de aceea Sondajul Satisfactiei Angajatilor este pe cat de necesar, pe atat de delicat. Un astfel de sondaj nu poate fi facut de pe o zi pe alta, dar nu trebuie nici confundat cu o stiinta complicata ale carei detalii le stiu doar cei superspecializati. Haideti sa vedem pasii.

1. Ce intentionam sa aflam? E bine sa localizam prioritatile inainte de orice altceva. Exemple de categorii: perceptia asupra managerilor/sefi directi etc.; comunicarea verticala si orizontala; resursele aflate la indemana angajatilor; suportul dat de departamentele de suport; mediul in care isi desfasoara activitatea etc.)

2. Cum intrebam? Acest pas implica formularea intrebarilor din fiecare categorie. Este un pas delicat, pentru ca cel care va raspunde la acest sondaj poate intelege gresit intrebarea si atunci datele sunt irelevante. Incercati sa ocoliti intrebari de genul: „sunteti multumit de salariul pe care il primiti in momentul de fata?” sau „ce facilitati ati mai dori sa primiti?” Toata lumea isi doreste, la un moment dat, un salariu mai mare. Facilitati, cat mai multe. Nu uitati: orice intrebare implica o promisiune. Cand cineva este intrebat de salariu si isi manifesta nemultumirea, se asteapta la un salariu mai mare. Altfel, de ce este intrebat?

3. Amestecarea intrebarilor. Dupa ce ati proiectat intrebarile pentru fiecare categorie, amestecati-le bine. Categoriile de intrebari nu trebuie sa fie facute cunoscute initial angajatilor. Motivele: vor fi influentati de categorii, nu de intrebari, si, daca intrebarile sunt amestecate, vom putea valida sau nu raspunsurile daca acestea sunt consecvente pentru categorie sau se contrazic. Nu puneti prea multe intrebari, vor obosi si vor irita. Nimeni nu completeaza chestionare de placere, nici dumneavoastra.

4. Modul de raspuns. Se folosesc in principal casutele de bifat. In acest caz, intrebarile iau forma unei afirmatii, la care se cere acordul angajatului. De obicei 3 coloane, de la „nu sunt de acord”, la „nu sunt sigur”, pana la „sunt perfect de acord”.

Exemplu de afirmatie: Seful meu este intotdeauna de acord sa ma sfatuiasca. Nu este bine sa se incurajeze comentariile adiacente, pentru ca acestea pot fi foarte subiective si imposibil de masurat.

5. Pastrarea anonimatului. Un sondaj bun este un sondaj anonim. Adica, nimeni nu isi va da cu parerea asupra performantelor sefului sau a altor subiecte delicate, daca stie ca va fi „descoperit”. Bineinteles, sunt necesare niste instrumente statistice. Acolo unde se poate, folositi descrieri ca „vanzari”, „marketing”, „administrativ”. Pentru departamente foarte mici, scrieti de exemplu „alte departamente”. Este normal sa vedem la sfarsitul sondajului ca, de exemplu, seful de vanzari este vazut ca o persoana mai dura decat intr-un alt departament in care lucrurile se misca mai usor, mai relaxat.

6. Comunicarea evenimentului. Este important ca angajatii sa afle ce se va intampla in acest sondaj, cand va avea loc si, la fel de important, sa poata sa puna intrebari sefilor lor daca nu au inteles ceva; perceptia si increderea sunt cuvinte cheie si in acest sondaj.

7. Completarea chestionarelor. Chestionarele vor fi completate in sesiuni colective, intr-o sala si vor fi puse intr-o urna chiar de catre cei angajati. Un reprezentant al managementului va superviza completarea, gata sa raspunda la intrebarile angajatilor si sa se asigure ca nu exista „lideri de opinie” care sa influenteze parerea celorlalti.

8. Inregistrarea rezultatelor. Odata adunate chestionarele se numara si se stabileste rata de raspuns care arata cati au completat formularele versus numarul total de angajati. Aceasta rata de raspuns, daca este mai mare de 50%, poate fi validata. Intrebarile vor fi regrupate apoi pe categorii, pentru usurarea si claritatea raportarii. Daca rata majoritara este gasita pe „nu sunt sigur”, atunci avem o problema: perceptia angajatilor asupra sondajului este una negativa. Acelasi semnal de alarma poate fi tras si in cazul unei rate de, sa zicem, peste 80% de „sunt foarte de acord”. In acest caz, angajatii raspund pozitiv tot de teama unor repercusiuni.

9. Stabilirea ariilor problematice si a unui plan de actiune. Intr-una din companiile pentru care am lucrat la un astfel de sondaj, o problema a fost lipsa de comunicare. Angajatii se plangeau ca nu primesc destule informatii relevante de la conducere si de la alte departamente. A fost clar ca planul de actiune era trimiterea informatiei relevante pe canalele formale ale organizatiei.
Planul de actiune trebuie sa cuprinda initiative concrete, cu timp limita si roluri clar alocate membrilor echipei unui astfel de proiect.

10. Comunicarea rezultatelor sondajului – planul de actiune trebuie la randul sau comunicat tuturor angajatilor si implementat. Acesta este modul in care aratam ca ne tinem de cuvant. Am declansat niste asteptari, este timpul sa raspundem acestor asteptari. Asa castigam increderea celor pe care ii conducem. Si nu numai. Ganditi-va ca organizatia pe care o conduceti trece la un nivel superior de comunicare. Cea bilaterala. Sondajul este un barometru perfect al situatiei curente. Veti sti ce, cum si cand sa faceti. Veti imbunatati perceptia angajatilor asupra conducerii. Veti avea avantajul proactivitatii si pe cel al transparentei. Sunt acestea avantaje competitive? Da.