Hot Desking-ul – între controverse şi eficienţă?
Planul său era să desfiinţeze cubicle-urile şi birourile angajaţilor săi, să-i doteze cu telefoane mobile şi Powerbook-uri (Powerbook-ul fiind strămoşul laptopului modern) şi să-i transforme în nomazi ai publicităţii, care să lucreze de oriunde vor, când vor. Părea un vis devenit realitate pentru angajaţi, ca să nu mai vorbim că, prin combinarea celor doua mari pasiuni ale lui Chiat (tehnologia şi arhitectura), noul design de spaţiu de lucru urma să atragă cu siguranţă atenţia clienţilor şi a presei.
Însă lucrurile au scăpat repede de sub control. Confruntată cu un nou sediu virtual în care birourile şi scaunele lipseau cu desăvârşire, fiind înlocuite de spaţii cu canapele, echipa sa a devenit confuză şi furioasă. Singurele locuri în care se putea lucra în linişte erau câteva săli închise, create iniţial pentru întâlnirile cu clienţii. Ele au fost repede ocupate de copywriterii care căutau cu disperare un loc în care să poată gândi fără a fi întrerupţi de zgomotele open space-ului. Un alt factor care înrăutăţea situaţia: resurse tehnologice insuficiente – telefoanele mobile şi Powerbook-urile, mult mai puţine ca angajaţii. În plus, lipsa telefonului fix – în acea perioadă unul din cele mai folosite unelte de comunicare – îngreuna comunicare în echipe. Ca rezultat, de cele mai multe ori era o misiune imposibilă să-ţi găseşti colegul de proiect.
Modelului lui Chiat – biroul virtual, fără hârtii şi birouri, fără telefoane fixe sau desktop-uri, îi lipseau cercetarea necesară şi resurse tehnologice care să-l facă funcţional, cu alte cuvinte, care să le permită oamenii lui să lucreze eficient. Dintr-un birou nonconformist despre care scria toată presa vremii, sediul din New York s-a transformat repede într-un experiment nereuşit, care a fost întrerupt doi ani mai târziu.
Tendinţele actuale în amenajarea spaţiului de lucru păstrează anumite elemente care amintesc de biroul virtual imaginat de Chiat în 1993, însă, beneficiind de cercetare şi calcularea realistă a resurselor, are rezultate mult mai bune. Una din acestea este HotDesking-ul şi constă în practica de a nu asigura un birou dedicat pentru fiecare angajat, ci a crea o varietate de zone de lucru în cadrul spaţiului de lucru. Astfel, raportul poate ajunge şi la 80 de birouri pentru 100 de angajaţi.
Se spune că termenul de hot desking vine dintr-o practică maritimă, numita hot racking – în care un marinar ce tocmai îşi termina schimbul lua locul în cuşetă următorului pe tură. El a apărut în diferite forme în America şi Europa în anii 1980 şi 1990, fiind numit şi hotelling sau free addressing.
Multe companii au văzut potenţial în acest trend şi l-au integrat în felul în care îşi organizează spaţiul de lucru. Angajaţilor nu li se mai alocă birouri personale, ci au acces la o multitudine de spaţii unde pot lucra, de la birouri la zone informale de lucru, săli de şedinţă formale, zone de relaxare sau discuţii ad-hoc precum cafeteria/lounge. Cu alte cuvinte, compania ia din spaţiul individual al angajaţilor, oferind, în schimb, mai multe spaţii de întâlnire cu colegii sau relaxare. În acest fel, angajatul are libertatea să îşi aleagă locul potrivit unde să lucreze în funcţie de tipul de activitate, iar şansele sale de a interacţiona cu colegii cresc.
Astăzi, hot desking-ul este un concept interesant pentru companii datorită unor beneficii importante precum îmbunătăţirea comunicării şi a colaborării pentru o forţă de muncă care este din ce în ce mai mobilă. Din punct de vedere financiar, hot desking-ul este atractiv şi pentru că poate duce la reducerea semnificativă a costurilor de real-estate. Atunci când ai o forţă de vânzări care e plecată mai tot timpul pe teren, lăsând birourile goale mai mult de două treimi din zi, înseamnă că birourile alocate rămân goale, consumând spaţiu şi resurse inutil. În acest caz, hot desking-ul poate fi o variantă de luat în seamă.
Hot deskingul nu este în mod necesar o soluţie validă pentru orice tip de companie. El nu va funcţiona de exemplu într-un mediu de lucru în care se aşteaptă ca angajaţii să fie tot timpul la birou.
Poate fi, în schimb, un instrument interesant pe care anumite companii internaţionale deja l-au folosit cu succes pentru a rezolva problema spaţiilor de lucru ineficiente şi pentru a spori colaborarea. De aceea, el devine din ce în ce mai popular şi în România.
Alexandra Banu, Corporate Office Solutions