Cum să comunici mai eficient în business

Transmitem mesaje neclare din mai multe motive: nu suntem siguri de subiectul pe care îl discutăm şi nu ştim ce vrem să spunem. Sau pornim de la premisa că folosind o exprimare complicată, pretenţioasă, aratăm destinatarului că îl respectăm. Uneori suntem puşi în situaţia de a refuza pe cineva şi vedem într-un e-mail alambicat, confuz, o scăpare ieftină şi politicoasă. Alteori, regulile companiei sunt cele care impun un limbaj greoi şi abstract, pe care, deşi îl folosim zi de zi, nu avem mereu concentrarea să îl traducem în acţiuni.

Vă aduceţi aminte de gluma cu foaia de bingo folosită în şedinţele corporatiste? În loc de numere, pe tabel erau trecute exprimări de lemn, pe care le bifai pe măsură ce colegii le verbalizau. Când cineva completa o linie, făcea un semn discret din mână, însemnând bingo. Sfatul înţelepţilor într-ale scrisului este să scriem exact aşa cum vorbim într-o zi excepţională. Acelaşi stil, aceleaşi cuvinte, fără partea de bâlbâieli şi repetiţii. Dar ce te faci când 3 sferturi din zi ţi-o petreci vorbind despre sinergie şi eficacitatea productivităţii?

Dincolo de zgomotul făcut de reguli, proceduri, insecuritate personală şi prejudecăţi, la finalul zilei avem de redactat, pe o bucăţică de foaie virtuală, un mesaj către o fiinţă vie. Claritatea e la fel de importantă ca dorinţa de a da mesajului ceva din noi.

"Writing that works", de Kenneth Roman şi Joel Raphaelson, este o carte despre scris şi ar putea să vă ajute în procesul de redactare. Capitolele sunt scurte şi au obiective de business clare: vinde-te mai bine scriind mai bine, angajează-te având un CV bine scris, câştigă bani din ideile proprii, salvează timp gestionând e-mailurile. Din 1982, de când David Ogilvy o recomanda oamenilor din agenţia Ogilvy & Mather, cartea a fost actualizată de câteva ori pentru a se potrivi erei editării pe calculator.

De la început, autorii trasează liniile discuţiei: Când scrii ceva într-un context business, obiectivul final nu este claritatea scrierii, ci a face lucrurile să se întâmple. Ce are nevoie să ştie cititorul pentru a înţelege mesajul şi a fi de acord cu concluziile tale? Pentru a-ţi aproba şi plăti un plan de acţiune? Eşti departe de a obţine rezultatele dorite dacă prin modul în care scrii îl faci să se foiască stresat printr-un labirint de idei dezorganizate şi cuvinte abstracte.

O carte bogată în exemple de “aşa da, aşa nu”, aplicate pe scrisori, memo-uri, prezentări, propuneri, CV-uri şi discursuri. Nu am luat reţete (deşi există o bogăţie de modele), ci linii de ghidare. Am băgat la cap sfaturile şi m-am gândit cum să le aplic în redactarea celor mai folosite tipuri de mesaje pe care le transmit: e-mailurile.

Ce am schimbat eu după ce am citit "Writing that works"?

Am tăiat vorbăria politicoasă de la început. Dacă ai o relaţie de business cu omul căruia îi scrii, poţi să-i faci viaţa mai uşoară renunţând la a te preface că te intersează unde pleacă în vacanţă, spun autorii. E important ca destinatarul să înţeleagă ce vrei de la el din primele propoziţii. Când interesul faţă de viaţa lui personală e sincer, poţi să adaugi câteva cuvinte prieteneşti la final.

Am început să pun mesajul de răspuns într-un context – maxim un paragraf – cât să-i amintesc destinatarului despre ce mi-a scris, fără a-l obosi cu detalii nesemnificative. Astfel, îl scutesc de a da scroll de 3 ori, căutând informaţii în e-mailurile din urmă.

Am modificat structura e-mail-urilor în care ceream ceva cuiva necunoscut. Autorii spun că variant ideală este următoarea: scrii clar ce ai nevoie, apoi cine eşti şi de ce ai nevoie de acel lucru. La final mulţumeşti. E obositor şi consumator de timp să te explici sau te arăţi plin de gratitudine faţă de cineva care nu ştie ce are de făcut pentru tine.

Am renunţat la fraza de complezenţă de finalul. Sper că ţi-am răspuns la întrebări. Dacă mai ai ceva de adăugat, te rog să-mi scrii sunt replici ce nu spun absolut nimic, dar parcă dau o notă personal întregului e-mail. Autorii spun: dacă vrei să faci mesajul mai prietenos, adaugă ceva cu adevărat personal – despre tine sau cel căruia îi scrii, nu o platitudine subînţeleasă din text.

Alexandra Banu are 25 de ani și este Marketing & PR Officer în cadrul firmei de training şi consultanţă AchieveGlobal.