Schimbările legislative în domeniul HR: provocări și soluții în vreme de criză

Traversăm o perioadă marcată de incertitudini, peste care se suprapun o mulțime de schimbări legislative, ce pun specialiștii în resurse umane în fața multor provocări. Mai exact, din martie și până în prezent s-au făcut în jur de 100 de modificări legislative în sfera proceselor de resurse umane și salarizare. Pentru departamentele de HR, care trebuie să țină pasul cu update-urile legislative, asta înseamnă un efort enorm. În acest context, Romanian Software a decis să ajute companiile să treacă mai ușor peste această perioadă, oferindu-le servicii de consultanță fiscală și în dreptul muncii.

Despre cum susține compania mediul de business din România, am stat de vorbă cu Mihaela Colesnic, Tax&Legal Manager în cadrul Romanian Software.

Cum informați clienții despre modificările legislative și cum vă asigurați că înțeleg și aplică în mod corect legislația?

Toate modificările legislative cu impact, împreună cu recomandările necesare, sunt comunicate clienților în cel mult 48 de ore de la data publicării în Monitorul Oficial. Avem specialiști în legislație care urmăresc schimbările legislative și care preiau această sarcină de pe umerii clienților noștri. Practic, prin serviciul de consultanță, clienții sunt înștiințați imediat ce modificări sunt publicate și ne pot contacta oricând pentru detalii. Fără grija update-urilor legislative, aceștia se pot concentra pe proiecte care aduc valoare organizațiilor, cum ar fi o comunicare proactivă cu angajații, atât de necesară în cazul muncii la distanță.

Pe zona de documente de resurse umane, care au fost principalele provocări în această perioadă?

Odată cu modificările legate de indemnizația pentru șomajul tehnic, companiile care și-au întrerupt activitatea au beneficiat de anumite subvenții. Toate aceste ajutoare financiare (indemnizația pentru șomajul tehnic, indemnizația pentru concediul pentru supravegherea copiilor, cât și rambursarea sumelor în valoare de 41,5% din salarii) au fost acordate în baza unor documente justificative care se transmit agențiilor de șomaj sau agențiilor pentru plăti și inspecții sociale. Noi am introdus documentele respective în platforma colorful.hr, care automatizează procesele de resurse umane, acestea fiind transmise la timp de către angajatori, direct din platformă, sau de către consultanții noștri, prin serviciile de externalizare.

Acum, odată cu relaxarea restricțiilor, companiile sunt preocupate de organizarea spațiilor de lucru pentru întoarcerea angajaților la birou, precum și de actualizarea procedurilor de lucru în vederea desfășurării activităților în condiții de siguranță. Prin urmare, lucrăm împreună la actualizarea regulamentelor interne, regulilor de conduită, precum și la actualizarea și optimizarea pachetelor de beneficii acordate salariaților.

Multe companii și-au trimis angajații în șomaj tehnic în timpul pandemiei, fiind astfel nevoite să refacă o serie de calcule salariale. Cum le-ați ușurat munca?

Suspendarea contractelor individuale de muncă în cazul reducerii temporare a activității era prevăzută în Codul Muncii și înainte de declararea pandemiei COVID-19. Nefiind folosită de majoritatea angajatorilor, aceasta a generat multe întrebări referitoare la modalitatea de calcul și declarare. Modificările legate de subvenționarea, calculul și plata acestei indemnizații au fost implementate atât în aplicațiile noastre, folosite de peste 600 de companii din România, cât și pe www.calculatorvenituri.ro, site gestionat de noi. Acesta permite accesul publicului larg la calculul contribuțiilor și impozitului datorate pe veniturile obținute. Astfel, atât clienții noștri, cât și experții în salarizare, au avut acces la modalitățile de calcul imediat ce modificările au fost publicate.

Ce tipuri de calculații se pot face cu calculatorvenituri.ro?

calculatorvenituri.ro facilitează calculații rapide de la brut la net și de la net la brut pentru venituri din salarii, inclusiv deduceri personale sau alte beneficii cu facilitate fiscală, regimul salariaților din domeniul construcțiilor, drepturi de autor, PFA și, mai nou, indemnizațiile pentru creșterea copiilor, șomajul tehnic și pentru concediile pentru supravegherea copiilor. Consultanții noștri îmbunătățesc constant această aplicație, așa că cifrele generate pot fi folosite cu cea mai mare încredere. De altfel, de fiecare dată când apare o schimbare în legislație actualizăm ambele platforme: colorful.hr și calculatorvenituri.ro.

Platforma calculatorvenituri.ro este concepută să poată fi de folos și companiilor.

Da, mai ales celor care nu au buget pentru un consultant fiscal sau un avocat. De exemplu, este extrem de utilă departamentelor de HR atunci când se decide acordarea de avantaje în natură. Practica a dovedit că, în aceste cazuri, apar des probleme de calcul, care pot fi depășite prin folosirea ei.

De asemenea, tot aici este disponibilă o aplicație gratuită, care ajută persoanele fizice să completeze și să depună declarația unică privind evidența contribuțiilor sociale și a impozitului pe venit. Completarea se poate face automat, în urma unui calcul efectuat pe site, sau de către noi, prin accesarea serviciului de consultanță pentru completarea și depunerea declarației unice.

În plină pandemie, ați lansat un instrument care ajută companiile să își facă scenarii de bugetare. Cum funcționează?

Aplicația de bugetare completează o suită de soft-uri pentru optimizarea proceselor de HR. Cu ajutorul ei, companiile își pot ajusta bugetul în perioada pandemiei și pot face scenarii legate de scăderea salariilor, introducerea șomajului tehnic sau încetarea contractelor de muncă. Desigur, ne dorim să fie folosită și în condiții de creștere economică, atunci când companiile vor putea lua în calcul, din nou, majorarea salariilor, acordarea de bonusuri sau beneficii extra-salariale.

Ea este integrată în platforma colorful.hr, dar poate fi folosită și ca aplicație de sine stătătoare, importul datelor făcându-se foarte ușor.

De ce e bine să apeleze companiile la servicii de consultanță în această perioadă?

Mediul legislativ este, și va fi cel puțin o perioadă, în continuă schimbare. Rămânem partenerii de nădejde ai clienților noștri și împreună ne asigurăm de actualizarea și optimizarea proceselor de administrare de personal și salarizare. Facem asta prin ajustarea fluxurilor, a pachetelor de beneficii, dar și prin asistență în orice problema legată de interpretarea și aplicarea corectă a prevederilor legale.

De exemplu, implementarea muncii la domiciliu sau a telemuncii s-a putut aplica în perioada stării de urgență printr-o decizie unilaterală a angajatorului, fără a fi necesar acordul salariatului. Recent, a fost instituită o măsură de sprijin pentru angajatorii care au fost nevoiți să organizeze activitatea în acest fel, adică alocarea a 2.500 de lei pentru fiecare tele-salariat, condiționată de înregistrarea în REVISAL. Această măsură a stârnit controverse în rândul specialiștilor HR, care au susținut că nu a fost necesară înregistrarea în REVISAL a deciziilor de modificare a tipului de muncă în timpul stării de urgență. Noi ne-am sfătuit clienții să înregistreze deciziile, deoarece nu am avut o excepție legată și de înregistrare, așa cum a fost prevăzută pentru acordul salariaților în cazul modificării locului de muncă. Pe baza acestei recomandări, angajatorii pot accesa subvenția fără griji.

Așadar, clienții noștri sunt permanent la curent cu noile prevederi legislative și le suntem alături în aplicarea lor. În acest fel, au garanția că toate documentele sunt întocmite conform rigorilor legii și nu au emoții în cazul controalelor din partea statului.