Resursele Umane în era digitalizării
Departamentele de Resurse Umane au folosit pandemia pentru a-și reinventa procesele. Din start, nevoia imediată de politici și proceduri specifice situațiilor criză a trasat liderilor HR, ca misiune urgentă, revizuirea planurilor de reziliență. Și, pornind de la realitatea că, odată impuse restricțiile, zona de comunicare a fost prima și cel mai grav afectată, pe lângă impunerea unor măsuri imediate de punere în siguranță a angajaților, aceștia a trebuit să caute rapid și soluții eficiente de comunicare între salariați, între echipe, dar și între management și aceștia. Acum, privind în urmă, înțeleg cât de mare a fost provocarea trecerii rapide de la munca de la birou la munca de acasă și cât de greu a fost să țină pasul cu tăvălugul de modificări legislative – acte normative multe, date pe repede înainte, cu interpretări diferite și cu consecințe greu de intuit la prima vedere. Tocmai de aceea, multe companii au apelat la echipe de consultanți care să-i ghideze prin hățișul legislativ și să le ia de pe umeri sarcinile birocratice, repetitive, astfel încât departamentele de resurse umane să se poată concentra pe comunicare și pe lucrurile cu adevărat importante pentru salariați, management și companie.
Cu peste 20 ani experiență în resurse umane, cu un portofoliu de aproximativ 650 de clienți, din toate sectoarele de activitate, de la companii mici, cu 8 angajați, până la companii mari, cu 8.500 de angajați, Romanian Software, lider pe piața românească de soluții software dedicate departamentelor de resurse umane, a fost un astfel de partener, punând la dispoziția mediului de business soluția colorful.hr, o platformă completă de tip HCM (Human Capital Management), care automatizează procesele de HR din orice companie: recrutare, administrare de personal, pontaj electronic, salarizare, training, evaluarea competentelor, spațiul personal al angajatului, comunicarea internă, managementul documentelor, bugetare,
HR Analytics, IRIS – asistentul virtual pentru HR. De asemenea, complementar, oferă servicii de externalizare a salarizării și administrării de personal, recrutare și leasing de personal, consultanță legislativă în dreptul muncii și asistență fiscală. „Lăsând deoparte problemele recurente, de zi cu zi, încă de la debutul pandemiei, problemele legislative au dat mult de furcă. Pentru că au fost foarte multe modificări de legi, iar focusul departamentului HR, în loc să fie centrat pe zona de comunicare cu salariații, cu echipele, de informare a direcției și deciziilor legate de pandemie, a fost pe modificările juridice. Chiar a fost o nebunie!”, își amintește Aurelian Chitez, Sales Manager Romanian Software, specialist cu o contribuție importantă în aducea unor soluții și servicii eficiente privind automatizarea proceselor de resurse umane.
O oportunitate pentru HR să aducă plus valoare în companie
De aceea, foarte importantă a fost degrevarea departamentului HR de activitățile birocratice și de eficientizarea rapidă a proceselor, subliniază specialistul. Și explică și de ce: „S-a simțit imediat nevoia unui spațiu virtual personal, în care angajatul să își poată genera o adeverință, să își poată consulta un sold de concediu, fluturașul de salariu etc. Nevoia exista și înainte, însă pandemia a accelerat tranziția spre zona digitală. Astfel, s-a dat oportunitate departamentului HR să aducă plus valoare în companie, nu să piardă timp cu procesele statice”.
Valoarea adusă prin implementarea unei soluții digitale are efect atât asupra angajatului, care astfel are acces direct și în timp real la datele personale (inclusiv la planificarea timpului de muncă, ture, concediu), totul cu un simplu click, direct de pe telefonul mobil și într-o transparență totală (inclusiv față de competențele și obiectivele prin care este evaluat), dar și asupra departamentului HR care, degrevat de aceste sarcini simple, are suficient timp să urmărească alte aspecte importante. „Cred că o să apară un nou titlu pentru următoarele evenimente: departamentul de resurse umane înlocuiește hârtia și trece în zona digitală”, spune, mai în glumă, mai în serios, directorul Chitez. Și asta deoarece, subliniază el, în pandemie am asistat la înlocuiri pe bandă rulantă – în momentul de față nimeni nu mai generează contracte de muncă, adeverințe, pontaje, state de plată, declarații etc cu pixul și hârtia. Toate acestea sunt generate acum din sistem, inclusiv semnătura este electronică: „Cam 80- 90% din munca redundantă s-a înlocuit. Practic acum tot ce trebuie să facem este să ne focusăm pe adevăratele provocări ale departamentului de resurse umane: retenția talentelor, zona de recrutare, planurile de carieră etc. Departamentul de resurse umane era văzut în trecut ca un tampon cheie între angajat și angajator. Acum, rolul lui este să medieze, să aducă valoare în companie, prin angajați bine pregătiți și implicați și prin asigurarea unei strategii eficiente de comunicare”.
Pentru perioada imediat următoare, nu se întrevede o schimbare majoră a rolului HR într-o companie, pentru că, afirmă Directorul de Vânzări al Romanian Software, departamentul și-a câștigat deja rolul bine meritat în echipa de top management. Conform lui, liderii HR au fost cei care au simțit cel mai mult nevoia de digitalizare în această perioadă și au fost cei care au propus în primă instanță implementarea serviciilor sau soluțiilor prin care să își automatizeze procesele: „În momentul de față, departamentul HR face parte din boardul companiei și ia parte la luarea deciziei, pentru că un rol important, de fapt cel mai important, o are resursa umană. Ea are un impact major în derularea activității de zi cu zi și în îndeplinirea obiectivelor organizației”.
Cum se implementează un proiect
Orice proiect de digitalizare a proceselor HR implică 2 etape. După cum a detaliat Aurelian Chitez, prima constă în identificarea nevoilor clientului și a provocărilor din departamentul HR. În etapa a doua, împreună, furnizor de serviciu și client, stabilesc obiectivele și așteptările, practic felul în care compania dorește să se deruleze în final activitatea: „Stabilim împreună ce vrem să automatizăm, ce vrem să schimbăm, ce nu funcționează bine și, deci, vrem să eficientizăm. Aici un rol important îl are furnizorul de servicii, prin analiza proceselor de business. O altă provocare este dată de know-how și despre cum se întâmplă și cum ar trebui să se întâmple”.
Cum au reacționat liderii la acest proces de digitalizare aproape forțată? „Pandemia chiar a pus o presiune majoră pe companii în zona asta de digitalizare, fără de care, recunoaștem, procesele ar fi fost mult mai complicate. Într-adevăr, a fost un efort supranatural, dacă e să pun într-un singur cuvânt munca din perioada aceasta din ambele tabere, furnizor și beneficiar. Pentru că implementarea unei soluții este un parteneriat, un efort comun”.
Să ne fie teamă de digitalizare?
Categoric NU, spune Aurelian Chitez. Roboțeii nu vor reuși niciodată să înlocuiască oamenii, mai ales oamenii de resurse umane, așa cum automatizarea nu va putea înlocui niciodată zona emoțională dintr-un proces, oricare ar fi acesta. În realitate, reconfirmă el, partea de automatizare în HR înlocuiește doar procesele statice, partea birocratică, de documente și oferă specialiștilor HR prilejul de a petrece mai mult timp cu oamenii, de a fi cât mai aproape de nevoile lor, de a înțelege care sunt provocările în fiecare departament, de a susține cât mai mult zona de training, de a face un plan de carieră mult mai elaborat, de a fi mult mai aproape de procesul de recrutare: „Zona de automatizare va fi din ce în ce mai evoluată. Tot ce va însemna procese, proceduri se va genera cu ajutorul tool-urilor. Dar pentru celelalte activități, omul nu va fi niciodată înlocuit. Credem cu tărie că business-urile și partea de comunicare, de afecțiune, se va realiza tot timpul între oameni, dincolo de instrumentele pe care le promovăm. Pe asta să se concentreze HR. Pentru partea birocrație, suntem aici, cu asta ne ocupăm!”
Acest articol este preluat din ediția print a Revistei CARIERE nr. 273
Pentru abonare, click aici
