Outsourcing, soluția care optimizează activitatea departamentelor HR
Pandemia a forțat o adevărată revoluție pe piața muncii, impunând transformări majore și rapide, într-un context nou, la rându-i schimbat din temelii peste noapte. Munca de acasă a devenit noua normalitate, siguranța angajaților fiind primordială în toate companiile. Categoric, reorganizarea modului de lucru, cu echipe la distanță, a pus o presiune uriașă pe toate departamentele, însă, de departe, în niciunul ritmul nu s-a simțit atât de alert ca în cel al resurselor umane, obligat să facă față unor sarcini și provocări nemaiîntâlnite. Tocmai de aceea, după primele luni de incertitudini, peste care s-a trecut doar printr-o mobilizare generală și cu un efort extraordinar, companiile s-au concentrat pe găsirea unor soluții de reașezare a activităților, căutând resurse pentru automatizarea unor procese și/sau externalizarea unor servicii.
„Activitatea de Resurse umane nu va mai fi niciodată ce a fost înainte”, este convinsă, acum, Ioana Dumitru, directorul Departamentului de Externalizare din cadrul Romanian Software, lider pe piața românească de soluții software dedicate departamentelor de resurse umane. Convingere venită, pe de o parte, din propria experiență de lider al unui departament cu peste 50 de angajați, dar și de specialist în permanentă legătură cu mediul de business. Și asta deoarece, spune ea, activitatea HR este dictată, evident, de noua realitate din companii, multe dintre ele, chiar și după un an și jumătate de la declanșarea crizei sanitare, încă în regim de telemuncă.
„Trecând peste incertitudinile legate de evoluția virusului, și dacă ne-am propune, cred că acum ar fi dificil să revenim 100% la birou, pentru că oamenii s-au adaptat și au asimilat un nou mod de lucru. Majoritatea clienților noștri împărtășesc aceeași viziune, când ne raportăm la reluarea activității integral de la birou. Din acest motiv, departamentele de resurse umane vor continua să se remodeleze și adapteze noii realități. În consecință, consider că nu ne vom mai întoarce vreodată la ce a fost”, a explicat Ioana Dumitru.
Ce a fost…
Pentru a înțelege cum a evoluat în timp cererea de servicii externalizate și care a fost impactul pandemiei în acest sector, Ioana Dumitru a făcut o radiografie a ultimilor ani și ne-a expus concluziile: „Anul 2019 a venit după un 2018 care a fost cu multe încercări, multe schimbări legislative. În 2019, tocmai ce se așezau lucrurile, erau mult mai clare, legislația destul de stabilă, iar departamentele de resurse umane își definiseră strategia. Cerere de servicii a existat și în 2019, dar, cu siguranță, 2020 a fost un an cu totul atipic. În prima jumătate a anului, când s-a instituit starea de urgență, angajatorii au fost rezervați în privința subcontractării serviciilor, au stat în expectativă să vadă cum evoluează business-ul și mediul de afaceri, urmând ca în a doua jumătate a anului să se concentreze pe procesele cheie din interiorul organizației, alegând, astfel, tot mai mult, să externalizeze o parte din activitățile consumatoare de timp”. Cererea nu a venit din partea companiilor mici sau mari, pur și simplu nevoia de externalizare s-a resimțit în interiorul organizațiilor, indiferent de numărul de angajați, domeniul de activitate, modul sau volumul de lucru.
„2020 nu a fost un an ușor, nici pentru noi, nici pentru clienții noștri. A fost un an în care cu toții a trebuit să luăm foarte multe decizii. Starea de instabilitate, legislația în continuă schimbare, subvenții oferite de stat angajatorilor, șomajul tehnic – o noutate pentru multe companii – au determinat antreprenorii să gândească foarte bine riscurile la care sunt expuși, modalitățile de salvare a business-ului, mecanismele de finanțare pentru care aplică și cum pot adapta facilitățile oferite de stat nevoilor proprii. Rolul nostru a fost de consiliere, în vederea găsirii celor mai bune soluții și ulterior de a pune în practică toate aceste schimbări, de a utiliza toate pârghiile legale pentru aplicarea corectă și în termen a modificărilor intervenite.
Legislația a fost neclară, contradictorie pe alocuri, lucrul cu instituțiile statului a fost dificil, a fost perioada în care am făcut cele mai multe adrese către autoritățile competente prin care am încercat să clarificăm diverse spețe. Acestea au fost cele mai mari provocări”, ne-a dat detalii Ioana Dumitru. 2021, apreciază ea, a continuat în același ritm cu cerere accelerată de servicii de outsourcing. Pe lângă provocările intervenite mai sus, angajatorii au realizat importanța externalizării într-o perioadă în care departamentele de resurse umane au fost copleșite de reorganizarea internă, planificarea timpului de lucru remote, asigurarea celor mai bune condiții pentru ca aceștia să poată lucra în regim de telemuncă sau muncă la domiciliu, menținerea engagement-ului și susținerea programelor de on-boarding. Astfel, companiile de externalizare au fost aliatul perfect, o soluție de securizare a proceselor și un back-up al departamentului intern de resurse umane.
Externalizare vs. departament intern resurse umane
De la debutul pandemiei, multe companii s-au reorganizat, alegând cele mai viabile soluții pentru continuarea business-ului – externalizarea fiind una dintre ele. Uneori însă, externalizarea conduce la reduceri de personal, recunoaște Ioana Dumitru, în ideea în care ne-am propus să aflăm cât de justificată este reticența unor antreprenori în a externaliza serviciile, pe de o parte pentru a-și proteja propriii angajați, iar pe de alta pentru a păstra controlul asupra proceselor. Deci da, pot apărea și restructurări, dar, continuă directorul Departamentului de Externalizare din cadrul Romanian Software, „activitatea de HR este foarte vastă, nu se reduce doar la administrare de personal și salarizare. Departamentele de HR acoperă o serie de activități importante precum: recrutarea de personal, integrarea noilor angajați, planificarea resurselor umane, evaluarea performanțelor, compensații și beneficii, motivarea angajaților, training și specializare, planuri de carieră, evaluarea satisfacției angajaților și lista poate continua. Oamenii valoroși sunt mereu păstrați în companie și relocați acolo unde este mai mare nevoie de ei. Și în cazul externalizării, departamentul intern de resurse umane are un rol cheie, acesta fiind liantul între compania din care face parte și furnizorul extern”.
Principalele beneficii ale externalizării serviciilor HR
Un beneficiu important este reprezentat de automatizarea proceselor de resurse umane, confirmă Ioana Dumitru – „Externalizarea către Romanian Software a proceselor de resurse umane implică și punerea la dispoziție a soft-urilor dezvoltate de către compania noastră. Accesul rapid la informații, de la simplul angajat până la top management, de oriunde s-ar afla, actualizarea datelor la care angajatorul are acces în timp real, generarea rapoartelor oricând și de oriunde, centralizarea automată a pontajelor din mai multe puncte de lucru sunt doar o parte a beneficiilor aduse de externalizarea activităților de HR.
Pe de altă parte, prin procesul de implementare și tranziție către Romanian Software, clienții noștri au la dispoziție o echipă cu experiență, alături de care stabilesc fluxuri de lucru ușor de pus în practică, astfel încât activitatea să fie fluidă și să existe o degrevare considerabilă a sarcinilor departamentului intern de resurse umane. Reducerea costurilor generată de externalizarea proceselor de resurse umane este un al treilea beneficiu deloc de neglijat”.
Ce va fi… Nevoile viitoare
Automatizarea proceselor va rămâne în continuare un element cheie în dezvoltarea departamentelor de resurse umane, este categorică Ioana Dumitru – „Înlocuirea activității repetitive, economia de timp, rapiditatea de reacție, accesul la informații oricând și de oriunde, evitarea erorilor umane, reducerea costurilor, creșterea eficienței și a calității sunt dovada faptului că viitorul este definit prin automatizare”.
Tocmai de aceea, încheie Ioana Dumitru: „Toate proiectele de externalizare le-am implementat ținând cont de specificul companiilor și de nevoile acestora în contextul pandemiei, astfel încât firmele să obțină maximul de beneficii. Însă, nevoia de degrevare a specialiștilor de resurse umane de sarcini simple, repetitive, recurente se va resimți din ce în ce mai mult, pentru că rolul HR a trecut de zona de pontaje, adeverințe, salarii etc. Acum este deja esențial pentru bunul mers al organizației”.
Photo by Austin Distel on Unsplash
Acest articol este preluat din ediția print a Revistei CARIERE nr. 273
Pentru abonare, click aici
