Nu suntem într-un scenariu de film tip «Ziua Cârtiței»!  Pandemia va lua sfârșit, iar noi trebuie să fim antrenați pentru un nou început

Foto: Irina Rosu

Izolarea prelungită, problemele de sănătate, lipsa de predictibilitate au avut și continuă să aibă un impact puternic emoțional asupra fiecăruia dintre noi. Cu toții suntem afectați, mai mult sau mai puțin. Ne mobilizăm parcă tot mai greu să acționăm și să luăm decizii. Avem tendința să amânăm acțiuni importante și să ne concentrăm doar pe necesarul pe termen foarte scurt. Și totuși, mai devreme sau mai târziu, realitatea guvernată de COVID va lua sfârșit. De aceea este extrem de important să fim pregătiți pentru perioada postpandemică. Cum putem face asta? Răspunde Irina Rosu, CEO Farmavet Group, într-un interviu acordat Revistei CARIERE, în care am vorbit despre anduranță și reziliență, despre valori și principii, despre păstrarea compasului moral în vremuri de criză, dar și despre pregătirea organizațiilor pentru viața de după Covid, în care un element important va rămâne nevoia de a fi împreună.

Cu o experiență bogată în managementul afacerilor, Irina Rosu a coordonat în ultimii 20 de ani ample proiecte de change management și M&A pentru unele dintre cele mai mari companii de pe piața locală și internațională. Este specializată în dezvoltarea instrumentelor pentru managementul performanței și market intelligence având o vastă expertiză în industrii dintre cele mai variate. Printre abilitățile sale de top sunt cele legate de dezvoltarea și eficientizarea echipelor, dar și a fluxurilor de business, îndeosebi în perioade de criză, cu rezultatul creșterii cotei de piață și mentinerea nivelului EBITDA peste pragul industriei. Absolventă a Academiei de Studii Economice din București, a urmat studiile post universitare la Institut d’Administration des Entreprises din Franța. În viața de zi cu zi se ghidează după dictonul: ”The difference between impossible and the possible lies in a man’s determination” – Tommy Lasorda, MBL Hall of Fame.

Grupul Farmavet este unul dintre cei mai mari jucători ai industriei locale de medicamente și vaccinuri pentru uz veterinar. Grupul are o activitate integrată de producție și comercializare și este format din companiile Farmavet SA, Pasteur Filiala Filipești SA, FNC Nutriție Pietroiu SRL, care funcționează integrat. Cele două companii producătoare (Pasteur Filiala Filipești – producător de produse medicamentoase și biologice veterinare; FNC Nutriție Pietroiu – producător de nutrețuri combinate) comercializează produsele prin intermediul Farmavet SA. Activitatea de comercializare a produselor de uz veterinar se realizeză prin 2 canale: rețeaua de distribuție și rețeaua de farmacii veterinare, care este formată din peste 170 unități cu acoperire națională. Astăzi, Farmavet deservește peste 5500 de clienți.

***

Cum ne remodelăm social, organizațional și individual, astfel încât să depășim șocul sanitar, economic, social și emoțional?

Remodelarea socială este mai degrabă un rezultat al coroborării modificărilor de la nivel personal, organizațional și, bineînțeles, legislativ.

Remodelarea la nivel de organizație devine deja un subiect direct de analiză și de acțiune din partea managementului fiecărei companii. Fie că suntem prezenți într-o industrie puternic afectată de pandemie (HORECA, de exemplu), fie într-una care a fost nevoită să lucreze «la foc continuu» (cum este industria farmaceutică), cu toții ar trebui să avem deja creionate direcții de acțiune de remodelare a organizațiilor pe care le conducem, astfel încât să putem funcționa eficient în realitatea postpandemică. Astfel, în planurile managerilor pentru remodelarea organizațiilor pe care le conduc trebuie să existe acțiuni care să adreseze cât mai multe dintre provocările realității postpandemice pe care le putem intui:

• Binecunoscuta tendință către telemuncă și toate implicațiile legate de organizarea noilor spații de birouri, îngreunarea procesului de induction, efectele lipsei de socializare etc;
• Nevoia stringentă de transformare digitală a business-urilor;
• Schimbarea structurii de cumpărături din partea consumatorilor, cu atenție mărită spre calitate în detrimentul cantității, precum și preferințe educate către produse naturale;
• Nevoia de reinventare a business-ului pentru a ieși învingător în lupta de recuperare a clienților pierduți în perioada de restricții;
• Nevoia de recrutare și formare în abilități noi necesare implementării planului de acțiuni gândit.

Rămâne de discutat cum putem să ne remodelam la nivel de individ. Cred că atenția ar trebui comutată, de această dată, către șocul emoțional adus de pandemie. Dacă primul val de pandemie a fost oarecum ușor depășit prin impulsul instinctiv de apărare, care a adus disciplină, solidaritate, aplecare către prevenție, grijă față de cei dragi, cel de-al doilea val a generat (dincolo de creșterea numărului de persoane infectate și a celor decedate) un impact emoțional extrem de puternic, pentru toată lumea.

Izolarea prelungită, problemele de sănătate proprii sau ale celor dragi sau cunoscuților noștri, lipsa de vizibilitate pentru încheierea acestui episod tern din viața acestei generații… toate acestea au avut și continuă să aibă un impact puternic emoțional asupra fiecăruia dintre noi. Cu toții suntem afectați, mai mult sau mai puțin, de cel puțin una dintre simptomele: oboseală cronică, depresie, anxietate, plictiseală, lipsa de chef, dispariția entuziasmului. Ne mobilizăm parcă tot mai greu să acționăm și să luăm decizii. Avem tendința să amânăm acțiuni importante și să ne concentrăm doar pe necesarul pe termen foarte scurt.

Ce putem face însă?

Primul pas este să conștientizăm aceste efecte. Din acel moment putem începe să ne antrenăm psihicul pentru anduranță, exact așa cum se antrenează un alergător pentru maraton. Este foarte important să ne amintim că nu suntem într-un scenariu de film de tip «Ziua Cârtiței» în care aceeași zi este reluată la infinit. Pandemia este LIMITATĂ în timp. Nu știm cât de repede vom ajunge complet în controlul ei, dar progresele sunt remarcabile: au fost și continuă să fie validate în studii clinice numeroase alte medicamente pentru tratarea infecției cu virusul SARS-CoV-2; există deja opțiunea de vaccinare, care a și început în majoritatea țărilor lumii. Cu alte cuvinte, mai devreme sau mai târziu, realitatea guvernată de COVID va lua sfârșit și este extrem de important să fim antrenați pentru un nou început. Un corp sănătos și, mai ales, un psihic sănătos sunt rețeta începuturilor de succes.

Cum ne schimbăm prioritățile astfel încât să ne păstrăm compasul moral, dar și să profităm de toate oportunitățile pe care le aduce schimbarea?

Compasul moral este un instrument pe care fiecare dintre noi ar trebui să îl avem în perfectă stare de funcționare în orice moment. Poate că, în restul responsabilităților cotidiene, unii își mai lasă compasul dereglat, dar cred că într-o perioadă de criză ca cea actuală, îndemnul lui Dalai Lama adresează exact ceea ce avem nevoie pentru a ne reveni : «Dacă poți ajuta, atunci ajută. Dar dacă nu poți face asta, cel puțin nu face rău!».

Concret, suntem sau avem în jurul nostru mulți cunoscuți care au fost afectați puternic de criză pandemică: unii și-au pierdut locurile de muncă, alții au fost obligați să își închidă afacerile pe care cu greu le-au dezvoltat de la zero; unii dintre noi au pierdut lupta cu virusul, lăsând în urmă răni profunde. Cred că toți putem ajuta într-un fel sau altul! A nu face nimic este, de fapt, echivalentul lui «a face rău».

Ajutorul poate veni în cele mai diverse forme: un ajutor material, o recomandare pentru un nou loc de muncă, o instruire a celui care are nevoie de o anumită abilitate pe care noi am putea avea-o, un cuvânt bun în momentele cu încărcătură emoțională negativă, un sfat, disponibilitatea de a asculta pe cel care simte nevoia să își descarce sufletul… și câte și mai câte modalități de ajutor există. Este suficient să avem un minim de vigilență pentru a capta semnalele celor care au nevoie de ajutor.

Îndepărtându-ne un pic de la valențele pur umane și mergând către cele de tip managerial, obiectivul major este menținerea colegilor de muncă implicați, cu mutarea atenției către proiectele cu valoare adăugată pe termen lung: posibilități de eficientizare/ automatizare a proceselor din cadrul organizației, identificarea nevoilor de instruire și pregătirea materialelor și platformei necesare, generare de idei pentru obținerea de avantaje competitive și pentru creșterea calității serviciilor oferite către clienți, integrări pe verticală sau orizontală cu alte afaceri sau, pur și simplu, dezvoltarea de afaceri noi identificate ca fiind necesare în piața post-pandemie.

Păstrarea unei activități mentale intense, constructive și cu accent pe creativitate și depășirea limitelor actuale este, cred eu, rețeta pentru a menține un colectiv funcțional, profesionist, asigurându-se astfel și premizele pentru înlăturarea efectelor negative psihologice de care aminteam mai devreme în contextul pandemiei.

Cum păstrăm în echilibru ecosistemul uman, relațiile interumane, controlul gândurilor și sentimentelor în această perioadă în care recomandarea prioritară este păstrarea distanțării sociale?

Acest echilibru decurge, în primul rând, din inițiativa de a păstra colectivul implicat, cu o rutină profesională coerentă (obiective și termene clare, participarea la proiecte interdepartamentale, comunicare coerentă, atât scrisă, dar și verbală, măcar prin video-conferințe în cazul în care telemunca este opțiunea aplicată de angajator).

Al doilea aspect ține, mai mult decât oricând, de managementul corect al timpului. Lipsa timpului pierdut în trafic, înlocuirea multor întâlniri cu parteneri de buniness cu simple mesaje electronice, restricțiile date de regulile de distanțiere socială, toate acestea au dus la un mare paradox: a rămas mult timp disponibil care, spre surprinderea noastră, a fost complet absorbit de proiectele gestionate prin video-conferințe, precum și prin nevoia de a ține pasul cu multiplele canale de comunicare utilizate intens și complementar de toată lumea. Acum nu mai răspundem doar la e-mail-uri, ci și la comunicările pe skype, messager, whatsapp…. Ajungând ca, de cele mai multe ori, să fim în situația de a participa la o videoconferință, să răspundem în același timp și la un e-mail urgent, și la câteva notificări trimise pe whatsapp… și în același timp să fim nevoiți să acordăm atenție și vreunui animal de companie sau unui membru de familie care are cine știe ce «urgență».

Așa ajungem la ultimul aspect, care e și cel mai important pentru orice manager de companie, acela de menținere a sănătății mentale a salariaților. Deși suntem într-o perioadă în care numărul de oameni fără loc de muncă este extrem de ridicat, la polul opus avem în același timp și riscul major că mulți dintre cei care lucrează să ajungă în stare de epuizare profesională (burnout).

Din experiența proprie, cum putem împiedica asta?

Iată câteva idei simple, elementare, pe care mi-am propus să le urmăresc cu mare atenție în acest an, astfel încât să reinstaurăm echilibrul atât de necesar tuturor :

* În întâlnirile 1 la 1 cu colegii mei, planific un pic de timp și pentru discuție pur personală, dincolo subiectele de business; este astfel o ocazie perfectă să ne înțelegem trăirile, să ne ajutăm unii pe alții să depășim eventualele momente dificile;

* Evit să mai organizez întâlniri ad-hoc cu reprezentanți din mai multe departamente; întâlnirile de management sunt programate, cu agenda stabilită în avans și cu un număr limită de subiecte și cu perioada alocată de discuții bine definită;

Totodată, mă concentrez, alături de colega mea, Oana Rădulescu, Group HR Director, să găsim modalități tot mai eficiente de comunicare în organizație (obiectiv destul de provocator într-un colectiv de peste 850 de oameni, dispersați în toată țară, în fabrici, depozite, farmacii, sediu social, o mare parte fiind colegi care lucrează la liniile de producție, neavând astfel acces facil la un calculator). Cred mult în comunicarea cu întreaga organizație! Fiecare dintre noi are nevoia să simtă că nu este singur, că este parte dintr-un colectiv uriaș, cu multe povești de succes și planuri îndrăznețe, care merită să fie împărtășite tuturor.

Totuși, având în vedere specificul activității companiei, cum ați gestionat restricțiile de deplasare? Până unde v-ați putut refugia în mediul virtual?

În toată această perioadă, mare parte dintre activitățile de birou au fost gestionate prin telemuncă, prezența fizică fiind realizată ocazional, prin rotație. Un beneficiu important al acestei măsuri a ținut de prevenția răspândirii virusului la nivel de grup, dar și la nivel de comunități locale. Limitând deplasările la birou, ne-am protejat pe noi, familiile noastre, dar și comunitățile din care facem parte.

Am reușit să dezvoltăm un mediu flexibil și adaptat la noul context, astfel încât activitatea nu a fost întreruptă, am oferit posibilitatea colegilor să își adapteze programul la provocările pandemiei, dar și vieții de familie.

De asemenea, pentru colegii care fac naveta către fabricile din Filipești, am suplimentat numărul de mașini astfel încât să nu depășim numărul de persoane care se deplasează simultan cu un autovehicul, limitând în acest fel contactul dintre colegi într-un spațiu restrâns. Am recomandat evitarea, pe cât posibil, a folosirii mijloacelor de transport în comun, decontând combustibilul pentru colegii care se deplasează cu mașina personală, iar colegii fără mașină au putut să apeleze la car sharing, cuplându-se cu cei care vin cu autovehiculul propriu, respectând, din nou, numărul de pasageri permis.

Am instruit angajații în permanentă cu privire la regulile de prevenție – spălarea corectă a mâinilor, dezinfectare și distanțare socială și am oferit, grație capacității noastre de producție, echipament și consumabile menite să le protejeze sănătatea – măști, dezinfectanți.

Desigur, din acest mediu virtual de desfășurare a activității a reieșit și o serie de provocări, legate de costuri și nu numai.

Compania a investit într-un sistem performant IT și o infrastructură complet nouă care să permită cât mai multor colegi conectarea în siguranță, de acasă, la sisteme grupului. Totodată, au fost reconfigurate linii de producție pentru dezinfectanți și echipamente menite să asigure protecția colegilor, echipamente care până acum nu făceau neapărat obiectul activității noastre de producție.

Din punct de vedere calitativ, procesul de induction în companie a noilor veniți a suferit modificări, fiind mult mai dificil pentru organizație în a-i acomoda rapid și a-i face să se simtă parte a echipei.

La nivel general, impactul COVID asupra sănătății mentale a tuturor va fi substanțial, având în vedere combinarea mai multor factori precum distanțarea socială, reorganizarea locurilor de muncă și a veniturilor. Este de datoria noastră să creăm o societate incluzivă, bazată pe grijă față de cel de lângă noi, acum mai mult că oricând.

Cum putem deveni mai abili și mai agili în fața crizelor, cum ne construim și păstrăm reziliența?

Răspunsul stă în primul rând, în capacitatea de concentrare către obiectivele pe termen lung, pe adoptarea din timp a unui mind-set post-pandemic, atât la nivel personal, dar mai ales în business, unde întotdeauna vizunea pe termen lung este cea care face diferența.

Această perioadă pe care o traversăm ne deschide noi perspective, ne activează capacitatea de adaptare și flexibilitatea. Suntem supuși zilnic unor situații cu totul noi, iar acest proces de adaptare continuă poate naște pe termen lung modele de succes, poate scoate la iveală anumite probleme în organizație, acolo unde poate în mod curent nu ai cum să le identifici, și, cel mai important, poate aduce soluții. De altfel, succesul a aparținut întodeauna celor care au avut puterea să identifice oportunitățile, indiferent de vremuri.

Mutarea atenției către proiectele cu valoare adăugată pe termen lung alături de păstrarea unei activități mentale intense a angajaților, constructive și cu accent pe creativitate și depășirea limitelor actuale sunt, așa după cum punctam, esențiale în toată această perioadă de pregătire post-pandemică.

Toate acestea trebuie susținute printr-o comunicare intensă în interiorul organizației. Trebuie hrănită, mai mult că oricând, nevoia de a ști și de cunoaștere a oamenilor/ personalului. Trebuie împărtășite știri, vești bune, exemple pozitive, și orice informație care poate mișca în sens pozitiv oamenii.

Lecția cea mare a acestei perioade a fost să învățăm, să ascultăm și să oferim grijă celor din jurul nostru. Este o lecție cu care ar fi bine să rămânem și la care ar trebui să ne raportăm cât mai des – să ne redescoperim disponibilitatea de a acorda atenție, de a asculta și de a oferi soluții, atunci când chiar este nevoie.