Cum te ajută un software de HR să implementezi cerințele GDPR în departamentul de resurse umane

Au trecut deja câteva luni de la intrarea în vigoare a noului Regulament UE privind protecția datelor cu caracter personal. Mulți dintre cei care își propun să respecte legea și să se alinieze noilor standarde de securitate au trecut de etapa analizei și a elaborării de proceduri. Au ajuns la momentul când își pun problema cum să implementeze și să susțină pe termen lung toate schimbările necesare.

Identificarea situațiilor neconforme cu cerințele GDPR în departamentul tău de HR este un pas esențial. Află mai departe cum te poate ajuta un software de HR să gestionezi legal și în siguranță datele cu caracter personal ale candidaților și angajaților companiei tale.

Un software de HR are, în esență, rolul de a automatiza procesele și fluxurile de HR. Prin automatizare și trecerea la informația electronică se reduc erorile, procesele au trasabilitate, iar securitatea datelor poate fi monitorizată. Suplimentar, un software de HR aliniat la cerințele GDPR prezintă anumite funcționalități, dezvoltate pentru a respecta principiul GDPR de „privacy by design”.

Iată câteva detalii esențiale prin care poți recunoaște dacă o platformă de HR este dezvoltată în spiritul GDPR, fiindu-ți de folos în acest context. Platforma te ajută să gestionezi următoarele cerințe:

1. Setezi singur politica de confidențialitate, direct în aplicația de HRPoți alege pentru cine se aplică ea – pentru candidați sau pentru angajați? Tot aici poți stabili durata de păstrare a datelor conform propriei politici a companiei, iar sistemul calculează automat datele de expirare.La fiecare actualizare a politicii de confidențialitate, toți cei vizați – candidați sau angajați – vor fi expuși la noua politică, pentru a li se obține acordul.
2. Gestionezi personal politica de cookiesAceasta poate fi setată direct dintr-o arie de instrumente administrative a aplicației de HR. Ți se dă posibilitatea să adaugi o politică nouă și să poți defini cui se aplică ea: pentru angajați, de exemplu într-un intranet, sau pentru candidați, într-o pagină de cariere.
3. Dispui de un instrument dedicat pentru managementul datelor personale gestionate de HRGestionarea facilă a datelor și reacția rapidă la cererile venite din partea angajaților sau candidaților privind datele personale pe care le deții despre ei sunt noi aspecte critice. Software-ul tău de HR trebuie să permită verificarea bazei de date cu angajați și candidați pentru a găsi datele cu caracter personal solicitate și istoricul schimbărilor aduse profilului persoanei respective. Important – trebuie să poți șterge complet profilul unui candidat din lista companiei tale și din baza ta de date.
4. Monitorizezi statusul acordului privind datele personale și îți menții actualizată baza de date cu candidațiCa să te asiguri că acționezi conform cerințelor GDPR, trebuie să ai mereu actualizată baza de date cu candidați. De aceea, trebuie să poți vedea în orice moment statusul fiecărui candidat, legat de acceptarea noilor politici – funcție utilă în plin proces de recrutare. Un dashboard îți prezintă statusul acordurilor primite pentru politica de confidențialitate, cu diferite opțiuni de acțiune.De ajutor este, de exemplu, să poți face o campanie în masă de informare a candidaților despre noua politică de confidențialitate şi de actualizare a datelor.
5. Oferi self-service pentru candidațiRespectarea drepturilor angajaților și candidaților se traduce și prin transparența informațiilor și comunicării cu aceștia.Dacă o persoană îți solicită să îi furnizezi o listă cu toate datele personale pe care le deții despre ea, software-ul tău de HR „GDPR friendly” poate furniza un link individual către datele ce privesc persoana respectivă, dacă acestea există. Astfel, fiecare poate verifica singur ce date deții despre el.În concluzie, un software de HR te poate ajuta să-ți automatizezi procesele de HR și să implementezi măsurile necesare pentru a respecta noile cerințe legale impuse de GDPR. Ca să ai succes, caută furnizori de HR software care s-au aliniat prevederilor Regulamentului, și ale căror aplicații, alături de toate procesele și activitățile conexe, sunt conforme cu cerințele noii legislații.

Mihai Stanca, Managing Director, HR Sincron

Combinând studiile de informatică și istorie, Mihai are peste 10 ani de experiență ca și consultant pe procese de HR și business & product development în industria de IT. Cu o înclinație aparte către înțelegerea lucrului cu oamenii, Mihai face parte din echipa HR Sincron România încă de la începutul companiei. A contribuit semnificativ la dezvoltarea soluției Sincron într-un software de HR all-in-one și la creșterea business-ului în România. Istoria îl ajută să înțeleagă lucrurile din diverse perspective și să-și clarifice propriile valori în viață. Pasiunea pentru tehnologie, oameni și istorie îl fac pe Mihai un vizionar la nivel de produs, ancorat în realitățile economice românești.

Acest material a fost preluat din

numărul 251 al Revistei CARIERE,

ediția de octombrie, 2018.

Pentru abonare click aici.