Păstrează Inbox-ul gol!
Un Inbox plin nu te ajută deloc să te organizezi şi să fii eficient! Din multitudinea de mesaje nici nu vei şti pe care l-ai citit recent, căruia ai uitat să îi răspunzi şi care conţinea ataşat documentul pe care îl cauţi. Deşi ai funcţia de căutare – vei spune – disconfortul unui Inbox plin este pe măsură. Nu mă crezi?! Selectează toate emailurile şi apăsa Delete! Încearcă să vezi cum te simţi! Nu te teme, nu ai pierdut nimic, le poţi regăsi oricând în Trash!
Iată câteva idei despre De ce? şi Cum? ar trebui să îţi organizezi căsuţa poştală electronică:
- În primul rând ai nevoie de foldere şi filtre. În Inbox ar trebui să se găsească doar emailurile cărora nu le-ai răspuns încă sau pe cele pe care nu le-ai citit (evident!). Odată ce răspunzi unui email acesta ar trebui fie şters, fie mutat într-un folder specific în funcţie de proiectul sau domeniul căruia îi aparţine. Vei putea apoi să te întorci la el oricând, dar nu va sta în calea celorlalte mailuri cărora va trebui să le răspunzi. Este de fapt un principiu asemănător cu un To Do List. Ceea ce ai rezolvat, dispare!
- Atunci când ai citit mesajul ia o decizie imediată: răspunde pe loc, şterge-l, arhivează-l într-un folder specific (doar dacă eşti ferm convins că ar putea să-ţi trebuiască mai târziu) sau marchează-l ca important dacă este nevoie să îi răspunzi mai târziu. Atenţie, planifică să răspunzi mai târziu doar mesajelor care îţi iau mai mult de 3-5 minute pentru a le răspunde. Altfel, orice email ar trebui procesat chiar în clipa citirii! Dacă volumul este atât de mare, mai bine lasă-l necitit! Asta dacă rezişti curiozităţii!
- Un folder care să se numească Follow Up este foarte bun pentru mesajele la care vrei să revii mai târziu să vezi în ce măsură s-au întâmplat anumite acţiuni sau ai primit răspunsurile aşteptate. Orice ar fi, nu lăsa aceste mesaje în Inbox doar ca să îţi aminteşti de ele!
- Ai grijă la ce newsletters te abonezi! Ai nevoie de toate aceste mesaje sau ele îţi vin automat în Inbox, iar tu, la fel de automat, le dai de fiecare dată Delete? Dacă nu le citeşti atunci poate ar fi mai bine să te dezabonezi sau să te gândeşti de două ori înainte să o faci! Pentru site-urile cu articole şi resurse poţi de exemplu să îţi aloci timp în agendă când să verifici şi să citeşti mesajele primite.
- Atenţie la notificări! Sunt foarte multe site-uri care îţi umplu Inboxul cu diverse notificări. Deselecteaza-le pe toate sau păstrează-le doar pe cele mai importante şi care chiar te interesează. Iar când vine vorba de grupuri de discuţii, toate îţi oferă posibilitatea să primeşti un singur email pe zi cu discuţiile de pe grup. Iar unele contruri de email (gen Gmail pe care îl recomand tuturor) au şi butonul Mute. Asta înseamnă ca dacă o conversaţie devine prea lungă şi nu te mai interesează, poţi să nu mai primeşti notificări atunci când apar noi mesaje!
Cum să începi?
Aloca-ţi un interval de timp cât mai repede în care să te ocupi de toate mesajele pe care le ai acum în Inbox. Răspunde-le, şterge-le, multă-le în dosare sau arhivează-le şi asigură-te că Inboxul tău rămâne curat! Stabileşte-ţi apoi nişte principii de lucru cu emailul şi reguli de filtrare şi stocare! Succes!
Iulian Olariu
Trainer
www.iulianolariu.ro