E ora 7. Ești pregătit să pleci de la serviciu?

Apoi și-a întrebat din nou studenții: ”Dar acum? Este borcanul plin?” Studenții au început să își dea seama de ceea ce vrea să facă, așa că au răspuns prudenți – ”Probabil că nu”. Expertul a continuat exercițiul, adăugând, pe rând, nisip și apoi apă și acestea au încăput în borcan. La final, i-a întrebat pe studenți care cred că este concluzia demonstrației sale. ”Concluzia e că, oricât de plin ar fi programul tău, poți să găsești mereu timp să mai adaugi câte ceva”, a răspuns unul dintre studenții mai vorbăreți. ”Greșit, concluzia e că dacă nu pui de la bun început pietrele mari, la final nu o să mai ai loc pentru ele”. Așa stau lucrurile cu management-ul timpului și din punctul meu de vedere.

Time management-ul înseamnă, în primul rând, să știi să prioritizezi. În al doilea rând, el mai înseamnă două lucruri importante, care nu sunt de multe ori percepute ca având un impact esențial asupra felului în care ne organizăm timpul. Pe de o parte, este vorba despre comunicarea, clarificarea și relaționarea cu cei din jur, astfel încât să te asiguri de colaborarea, unitatea și sprijinul lor. Pe de altă parte, este vorba și despre a pune niște granițe foarte bine stabilite între viața personală și cea profesională. Cu alte cuvinte, este necesar să îți tratezi viața personală ca un business în sine pentru a avea un echilibru între cele două la finalul zilei.

Uneori, întâlnesc oameni care îmi spun că timpul curgea într-un mod diferit în trecut și că găseau mereu răgazul pentru a le face pe toate. După părerea mea, timpul e același: și atunci, și acum. Diferența este între ceea ce se făcea atunci cu timpul și ceea ce e necesar să se facă acum. De la foarte mulți dintre executivi se cere în momentul de față să se ia mai multe decizii foarte importante, într-un timp foarte scurt.

Astăzi, o prioritate ar trebui să fie timpul investit în oamenii cu care lucrezi: e necesar ca ei să cunoască ceea ce se întâmplă în organizație, să înțeleagă de ce se iau anumite decizii la nivel de conducere și cum ar trebui ele integrate în activitatea lor. Dacă echipa unui executiv e aliniată la ceea ce ar trebui să se facă într-o companie, deși activitatea de a înștiința oameni și de a-i pune la curent pare time-consuming, acest lucru e, de fapt, extrem de important. Oamenii vor empatiza mai mult unii cu ceilalți și nu se vor mai certa chiar dacă se întâmplă ca taskurile să nu fie realizate la timp. Ei vor fi mai uniți și vor depune eforturi împreună pentru a rezolva eventualele situații de criză de timp.

O altă percepție comună la noi se referă și la faptul că angajații români stau foarte mult peste program la birou. După mine, lucrurile se întâmplă astfel nu atât pentru că nu există suficiente resurse umane pentru a duce la îndeplinire activitățile de business, ci mai degrabă dintr-o insecuritate generală pe care o întâlnim în organizațiile românești, mai ales în urma crizei. Cred că dorința de a demonstra mai mult și efortul de a pune cât mai bine lucrurile la punct depășesc uneori capacitatea și timpul angajaților români. De aceea, la noi se stă uneori peste program și dintr-o anumită temere a pierderii job-ului. În străinătate, lucrurile funcționează după principiul ”do as much as you can”, iar oamenii pleacă de la serviciu la o oră fixă, indiferent de câte lucruri au reușit sau nu să ducă la bun sfârșit în ziua respectivă.

Time management-ul ține, așadar, de câteva lucruri de nuanță pe care poate ar trebui să ni le amintim mai des: să comunicăm întotdeauna cu oamenii cu care lucrăm, să ne delimităm mai strict viața profesională și personală și să ne luăm, cel puțin din când în când, răgazul de a ne reîncărca bateriile, indiferent dacă pasiunea pentru ceea ce facem este cea care ne ține uneori treji chiar și nopțile la birou. Așadar, sunteți pregătiți să vă gestionați mai eficient timpul?

Lilia Dicu este daring executive coach. Lilia lucrează cu top manageri îndrăzneți, care conduc organizațiile prin procese critice de schimbare. Lilia Dicu deține numeroase cetificări în coaching, cele mai importante fiind acreditarea din partea prestigioasei scoli de coaching Newfield Network și certificarea ca Professional Certified Coach acordată de Federația Internațională de Coaching [ICF] – organizația numarul 1 din lume care reglementează profesia de coach la nivel internațional.