Cum sa ii spui sefului ca nu are dreptate

Desi la modul teoretic organizatiile incurajeaza angajatii in a oferi feed-back negativ managerilor, in realitate acest aspect este influentat de ceea ce se intampla in realitate cu acest feed-back. Iar doi indicatori foarte importanti sunt: ce se intampla cu feed-back-ul oferit (care sunt consecintele, urmarile) si ce se intampla cu angajatul care ofera acest feed-back.

Daca practica arata ca feed-back-urile negative oferite catre management nu au niciun efect pe termen scurt sau mediu (nu se iau masuri, lucrurile raman la fel), atunci angajatii nu vor avea nicio motivatie sa le ofere. In aceasta situatie feed-back-ul va fi dat doar in cazuri particulare, in care relatia sef – subaltern devine prea tensionata. In plus, daca angajatii care ofera feed-back negativ ajung pe o “lista neagra”, atunci in mod evident managementul va primi feed-back negativ doar atunci cand o ruptura intre angajatul care ofera acest feed-back si organizatie este iminenta.

Desigur, aceasta situatie este contraproductiva pentru organizatii, atat din perspectiva climatului organizational care in mod evident are de suferit, cat si din perspectiva capacitatii de adaptare a organizatiei la schimbari majore ale mediului de afaceri. Pe termen lung o astfel de organizatie care nu permite sau nu incurajeaza feed-back-ul realist oferit managementului ajunge sa depinda in final de deciziile unor persoane aflate in varful organizatiei, fiind incapabila sa reactioneze rapid la schimbarile din jur si sa genereze solutii inovatoare in situatii critice.

Dimpotriva, daca o organizatie incurajeaza oferirea de feed-back, chiar si negativ, catre management si are un sistem coerent care sa puna in valoare ideile angajatilor, atunci vom avea un mediu deschis care permite angajatilor sa se exprime. Iar un manager care activeaza intr-o astfel de organizatie incurajeaza angajatii sa-ti exprime opiniile, chiar daca uneori asta inseamna sa primeasca si feed-back negativ.

In cele din urma insa relatia sef-subaltern este o relatie directa, indiferent de ceea ce se intampla la nivelul intregii organizatii.

Insa nu doar feed-back-ul conteaza, ci si felul in care acesta e oferit. In functie de specificul situatiei, discutiile pot avea loc in particular sau de fata cu ceilalti membri ai organizatiei / echipei. Daca suntem in cadrul unei sedinte sau a unei intalniri, feed-back-ul negativ poate veni ca un raspuns la propunerile managerului, si poate fi perceput ca o reactie fireasca, normala intr-o discutie deschisa.

Altfel feed-back-ul negativ trebuie sa respecte regula generala in ceea ce priveste critica: trebuie oferit in particular si trebuie sa vizeze ideea, nu persoana. Asa cum un angajat reactioneaza mult mai bine la critica daca aceasta vine intre patru ochi si se refera la o situatie specifica, acest lucru este valabil si in situatia inversa.

In plus, orice feed-back negativ pentru a fi valoros, trebuie sa vina cu o solutie. Deoarece intr-un mediu de lucru normal realizarile managerului sunt direct legate de realizarile oamenilor din echipa pe care o conduce, orice solutie gasita de catre angajati reprezinta in acelasi timp un merit al managerului.

Daca ar fi sa facem un rezumat:

– Feed-back negativ trebuie oferit personal, face-to-face, cu exceptia cazului in care avem o discutie intr-o sedinta;

– Modul in care angajatul aduce o critica este cel putin la fel de important ca si feed-back-ul in sine;

– Intotdeauna feed-back-ul negativ trebuie orientat catre o situatie particulara concreta, si nu catre persoana;

– Critica trebuie sa fie constructiva sau sa duca la evitarea unei probleme, si nu doar sa desfiinteze solutiile sau situatiile existente;

– Este meritul angajatului ca a reusit sa gaseasca solutia unei probleme in aceeasi masura in care este meritul managerului ca a reusit sa creeze cadrul in care angajatii sa aiba performante maxime.

In acest context feed-back-ul negativ trebuie primit intr-o maniera deschisa, constructiva. Intr-o organizatie / echipa este imposibil sa avem toti aceleasi puncte de vedere. De multe ori insa putem gresi, iar incurajarea membrilor echipei in oferirea feed-back-ului ne poate ajuta sa evitam greseli mai mult sau mai putin grave.

_______________________________________________________

Ionut Balintoni este managing partner la Qualia